取引毎に取り交わしている膨大な数の発注書と検収書を電子印鑑GMOサインで締結・管理

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取引毎に取り交わしている膨大な数の発注書と検収書を電子印鑑GMOサインで締結・管理

取引毎に取り交わしている
膨大な数の発注書と検収書を
電子印鑑GMOサインで締結・管理

株式会社アクセスグループ・ホールディングス

株式会社アクセスプログレスや株式会社アクセスネクステージといったグループ会社を持ち、プロモーション支援や採用支援、教育機関の支援事業などを手がける株式会社アクセスグループ・ホールディングス。取引企業と案件ごとに取り交わしている膨大な発注書・検収書を電子化する目的で、電子印鑑GMOサインの導入を開始しました。電子印鑑を検討することになった背景や電子印鑑GMOサインを選んだ理由について聞きました。

取材協力株式会社アクセスグループ・ホールディングス　管理本部　常務取締役管理本部長保谷尚寛さま

業種	契約類型	ご利用プラン
プロモーション支援・採用支援	発注書、検収書	契約印＆実印プラン

記事の要約

取引のたびに取り交わしている発注書と検収書の電子化に着手
締結する書類の数が膨大だったため、コスト面を重要視して電子印鑑GMOサインを導入
書類を管理する点でも大きかった導入のメリット

―貴社の事業内容を教えてください。

弊社の事業は、主に、企業の販促活動全般をサポートしており、各種販促物の制作にはじまり、プロモーションやイベントの企画・開催も行っています。また、採用支援のほか、教育機関の広報支援なども行っております。近年は販促プロモーションの一環として広がるキャンペーン事務局の運営代行も行っており、この分野でも業績が伸びています。

―電子印鑑GMOサインを利用されることになった、きっかけを教えてください。

弊社ではクライアント企業への各種支援を行うにあたって、監査法人による指導もあり、毎回、事前の発注書、それから納品時には検収書を取り交わすことになっています。そのため膨大な数の発注書と検収書が行き交うことになりますが、従来はこれをすべて紙で処理していました。営業担当者に郵送や手渡しで届けられることもありますが、電子印鑑GMOサインを導入するまでは、メールでのやりとりでも印刷した書類に捺印し、それをスキャニングし、PDF化することで送受信していました。その作業は非常に手間がかかるため、社内の業務効率化と、クライアント企業様の負担を軽減するため、電子契約を検討することになりました。2019年に電子印鑑GMOサインを導入して以降、すでに7000件以上の書類が電子化されています。

―電子印鑑GMOサインに決めた理由はなんだったのですか？

電子化の対象として考えていた書類が発注書と検収書で、取り扱う量が多いことから、最も重要視したのはコスト面です。また、アナログ思考の社員が電子印鑑GMOサインを使いこなせるか、少し不安もあったのですが、とくに大きな混乱もなく、社内に浸透しています。その点でも操作が簡単な電子印鑑GMOサインを選んでよかったと感じています。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで業務はどう変わりましたか？

郵送や押印の手間が省けたことで大幅に業務が効率化していますが、書類管理の面でも大きな変化がありました。以前は営業担当者宛てに発注書や検収書が届くことも多いため、管理部門までそれらがすぐに回ってこないこともありました。注文書や検収書は、管理部にとっても欠かせない書類です。電子印鑑GMOサインを導入したことによって、営業担当者を介さずに、管理部門が必要なときに直接、書類を閲覧できるため助かっています。以前は書類があちこちに分散してしまっているケースや、ファイルされた中から探し出す手間もあり、非効率でした。営業担当者だけではなく、管理部門の業務も効率化できています。

―さらなる電子印鑑GMOサインの活用と今後の展望をお聞かせください。

取引先のなかにはファックスや紙でのやり取りを希望されるところもあります。そのため、発注書や検収書をすべて電子化できているわけではありませんが、少しずつ、その割合を増やしていきたいと思っています。また協力会社様との契約書は紙で締結していましたが、こちらは電子化しやすいため、電子契約への切替に着手しています。また、発注書や検収書の電子化だけではなく、販売管理システムを社外から操作できるよう業務改善しましたので、こうした販売管理システムと電子印鑑GMOサインを連携させ、さらなる業務効率を促進していきたいと思っています。