自宅でもスムーズに契約締結を完了！リモートワーク中に電子化の便利さを実感。

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事例紹介
自宅でもスムーズに契約締結を完了！リモートワーク中に電子化の便利さを実感。

自宅でもスムーズに契約締結を完了！
リモートワーク中に電子化の便利さを実感。

イー・ガーディアン株式会社

イー・ガーディアンは、インターネット上の投稿監視やカスタマーサポート、サイバーセキュリティなどを担う会社。リーディングカンパニーとしてたくさんの企業の契約書で電子印鑑GMOサインを2019年夏からご利用中です。2020年の春からはリモートワークに入られ、便利さを感じる一方、クライアントの反応にも変化があったそう。営業支援グループの大石早希さんにお話を聞きました。

取材協力イー・ガーディアン株式会社　営業支援グループ大石早希さま

業種	契約類型
ネットセキュリティ業	業務委託個別契約書、秘密保持契約書（NDA）、労働者派遣個別契約書、見積書、注文書など

記事の要約

クライアントにとっての締結のしやすさを重視し、電子印鑑GMOサインを契約
スムーズな契約締結により工数削減、とりかかれなかった業務に着手
緊急事態宣言下でも出社せずに契約締結を完了

―貴社の事業内容を教えてください。

当社は、インターネット掲示板の投稿監視から事業をスタートしたネットセキュリティ会社です。現在は、掲示板やSNSの投稿監視を始め、カスタマーサポート、脆弱性診断などのサイバーセキュリティ、ソーシャルリスニングなど総合的にインターネット上のセキュリティを守っています。顧客数も1000社以上と豊富で、たくさんの企業や団体の皆さんのセキュリティ対策を担っています。最近は、AIやRPAといったテクノロジーを活用しつつ、ゲームに特化した専門性のある人材も活かし、幅広いニーズに応えています。

―「電子印鑑GMOサイン」をどのような業務に活用していますか？

セキュリティなどの業務を委託いただくクライアントとの契約書で使っています。クライアントとは、秘密保持契約書や見積書、注文書を交わして業務を開始します。スタッフを派遣する場合は、派遣契約書にも活用中です。クライアントの要望によっては、納品書や業務完了報告書などを求められることもあります。そうした書類にも活用しているので、月にだいたい100件くらいの文書を保管しています。社内では、クライアントの担当である営業部員や契約書を扱う営業支援グループ、押印権限を持つ総務部など、30人くらいのスタッフがアカウントを持って利用しています。社内の承認が終わったら、それぞれのクライアントへメールで契約書が送られ、電子にて署名をいただき締結完了する流れです。

―関係者の反応は、いかがですか？

社内では、普段から契約書を扱う営業支援グループだけでなく、営業や総務スタッフも利用中です。営業や総務向けに、簡単なマニュアルを作成し、問題なく使ってもらっています。社内の反応ももちろんですが、やはりクライアントにとって使いやすいかどうかは重要です。当社が電子印鑑GMOサインを利用し始めた2019年夏頃は、コロナ禍の現在ほど契約の電子化に対する理解も広まっていなかったので、クライアントに電子契約は面倒だと思われないかどうかは、重視したポイントの1つでした。クライアントにとっても、締結フローがシンプルでわかりやすく、また確認のしやすいUIになっていると思います。

―「電子印鑑GMOサイン」導入前はどんな課題がありましたか？

電子印鑑GMOサインを導入する前は、契約書を紙で交わし、社内のストレージに保管していました。紙の場合、特に両社の押印が必要なものは、印刷して製本したものを押印申請して押印してもらい、封筒の宛名ラベルを作成して郵送してと、工数がかかっていました。郵送する場合の切手代や印紙代もコストがかかります。計算してみると、人件費も含め月に20万円くらいはかかっていたんです。さらに返送された後もストレージで保管するとなると、場所を取りますし、送付や開封といった進捗状況を追えないのも不便でした。電子契約によって、契約書に関わる手間やコストを減らせたり、スムーズなやりとりができたりすればと思っていました。

―「電子印鑑GMOサイン」導入のメリットと気に入っている部分を教えてください。

コストや手間が減ったのはもちろん、色々なことがスムーズにできるようになったと感じています。紙の頃の契約書は１ヶ月を目処に締結完了していましたが、現在は早ければ同日に締結できることもあります。なかなか書類が返送されないと、催促の電話やメールを送る手間も発生していました。電子印鑑GMOサインを導入してからは、先方が開封したかどうかもチェックできますし、署名依頼もポンと押せばいいだけ。その分、時間ができたので、営業マニュアルの作成など以前からやりたいと思っていた業務もできています。気に入っているのは、新しくできた封筒機能です。当社は月初に請求書に添付する書類がたくさんあるのですが、それを一度にまとめて押印できるので、申請する側も承認する側も便利ですね。

―リモートワークで社内外にどのような変化がありましたか？

2020年春の緊急事態宣言から当社もリモートワークが始まりました。現在は、週の半分くらい出社していますが、当初は週１回くらいの出社でした。紙の契約書は社内規定で持ち帰れませんが、電子契約ならその心配はありません。自宅にいながら電子印鑑GMOサイン内で契約業務ができたので、締結が遅れることもありませんでした。リモートワークが導入される前に、電子印鑑GMOサインを始めておいてよかったですね。また、コロナ前は電子契約に応じていただける企業は5割程度にとどまっていましたが、今では７〜8割のクライアントに応じていただけています。多くの企業が、リモートワークで電子化の必要性を痛感されたのだと思います。

―「電子印鑑GMOサイン」のさらなる活用の予定はありますか？

電子印鑑GMOサイン導入の決め手になったのは、プランを簡単に切り替えられることでした。現在はメール認証を利用していますが、電子署名契約にも広げられるところがポイント。当初からそれくらい電子契約の広がりを見据えていました。いまのところ、営業部門以外では電子契約を導入していませんが、社内の承認を得て、100%電子化できたらいいと思っています。総務は実際に営業の電子契約に関わっているので、積極的に取り入れたい意向があるようです。世の中的にも電子契約が進んでいますし、当社も社内システムの電子化をしたいムードはあります。全社で電子契約を活用したいと思っています。