契約更新業務の効率化を実現担当者の業務負荷・精神的な負担を解消

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事例紹介
契約更新業務の効率化を実現担当者の業務負荷・精神的な負担を解消

契約更新業務の効率化を実現
担当者の業務負荷・精神的な負担を解消

株式会社エレマックス

不動産販売・管理のほか、外国人向けの住宅販売サービスを展開している株式会社エレマックス。2016年からGMOサインによる電子契約の運用をはじめ、従業員の労働環境の改善を実現しました。電子契約の導入メリットでは、時間・費用などのコスト削減もありますが、「担当者の心の変化・精神的な負担の軽減」が大きなポイントであることなど、電子化移行の詳細をお伺いしました。

取材協力株式会社エレマックス代表取締役宇井茂さま

業種	契約類型	ご利用プラン
不動産・建設	賃貸借契約書・更新契約書　など	契約印＆実印プラン

記事の要約

繁忙期になると遅くまで仕事をすることになり、業務効率化が課題に
2016年にGMOサインを導入し、契約更新業務の改善を実現
業務効率化だけでなく、担当者の心の変化・精神的な負担の軽減も大きなメリット

―貴社の事業内容を教えてください。

不動産管理会社が主幹事業で、販売事業及びマンション管理業などありますが、最近では外国人向け住宅販売サービスも展開しています。
日本の不動産を持っているオーナーにおいて中国や香港の方がいるほか、入居者さま側でアジア系の方が増えてきている背景もあり、中国出身の新卒も採用しています。
外国人の方に向けた住宅販売ではスタートした当時、文化や言葉の課題もありました。中国の方でも通じるような言葉の置き換えを契約書でする必要があり、その点で苦労をしました。

―現在、どのような契約書類でGMOサインをご利用いただいていますか？

賃貸借契約書・更新契約書などでGMOサインを利用しています。
ルーティンで契約締結をする更新契約書では現在、95%の書類が電子化されています。
中には電子契約を希望されないお客さまもいますので、紙契約をゼロにするのは難しいところです。パソコンやスマホの操作に慣れないご高齢の方は、紙書面での署名依頼で対応しております。
また、2022年5月の宅建業法改正に伴う対応では、電子化を進めている現状、あえて業務フローを変える予定はありません。実際に電子契約を運用しながら改善していくことは想定されますが、元のフローから変えるほどではないかと思います。
更新契約だけでなく、新規契約でも電子契約を想定したテストを実施しています。入居者さまへ署名依頼をする際、仲介業者さまをCCに入れてお送りします。また、連帯保証人さまの押印をいただくケースでも同様に、一斉にメール送信して署名依頼をします。
契約書類を送っていることを通知する目的で、仲介業者さまにもメール送信をしています。書類が送られてきていないといったトラブルを防ぐ意味合いもあり、このような運用となります。

―電子印鑑GMOサインを利用されることになった、きっかけを教えてください。

契約締結業務に関する業務負担が大きかったです。特に繁忙期において、かなりの業務時間を要していました。期日が決まっている案件も多く、契約日にあわせて業務を進めようとすると夜中まで作業をしないといけない状況もありましたので、業務効率化の改善から進めようと思ったのがきっかけです。
契約業務の手間がネックで、紙での契約書だと枚数が多いと印刷に時間を取られてしまいます。重要事項説明書や契約書など多くの書類・部数が必要ですので、印刷だけでも時間のかかる作業です。
加えて、紙書面でのケアレスミスに気付かず、仲介業者さまへ送ってしまうケースもあります。その場合には書面を作り直しますが、印刷や送付などの手間がよりかかってしまいます。
一方で電子契約であれば、仮に書面上の間違いがあってもすぐに修正してメールでお送りできますので、作業コストや作業者の精神的な負担が軽減されます。

―電子契約を実際に導入するにあたり、不安に感じた点もありましたか？

今までやらなかった電子契約の導入に関して、もちろん社員には不安があったかと思います。そのため、電子化への流れについて社員と話し合った上で最初にロードマップを作成しました。
GMOサインで社内テスト送信も行い、どのようにメールで届くのかなど、お客さま側の立場で署名までの作業方法・流れを確認、練習をしていました。
5～6年前にGMOサインの運用を始めましたが、お客さまから使い方などでわからないといった問い合わせが当時ありました。そこで説明書きを用意して、更新契約書とセットでお送りしました。簡易的な取扱説明のような書面を作成して、お客さまへお読みいただくことで対応しました。
更新契約書はA4：1～2枚ほどの少ない文書量で、電子契約で比較的運用しやすい書面でした。目に入ってくれば概ね電子契約の使い方は自然にわかってくると思います。契約更新から電子契約に慣れていただければ、部数の多い契約書面でも抵抗なく電子署名に応じていただけるかと感じます。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで業務はどう変わりましたか？

契約書はとても文章が多く、ケアレスミスが発生しやすいです。ただ、電子契約への移行によって、このケアレスミスに対しその場で迅速に対応できることで、業務効率は格段に改善されています。
ケアレスミスを気づかす、仲介業者さまへの謝罪なども減りましたので、担当者側からすると電子契約によって精神的に楽になったといえます。電子契約にしてから書面上のミスも減りましたので、担当者の心の変化の方が効率に繋がると思います。電子化によって作業的に余裕があるのが大きいですね。
また、電子化により書類回収までの時間も短縮されました。紙での契約書だと署名完了して書面が返送されまるまで、平均で2週間ほどかかっていました。オーナーによっては、郵送で届いた書面の確認が遅れるなどタイムラグが発生するので、長期間かかることもあります。
電子契約だと早ければ即日で契約締結した文書を確認できます。また、書面内容に誤りがあってもすぐに再送できるので、業務効率の向上につながっています。

―今後の契約業務における電子化の展望・ご予定はいかがでしょうか。

法律の改正など進み具合を見て、電子契約への移行を検討しなければいけないと思いますが、重要事項説明書さえクリアできたら、その先にある契約行為は電子化しやすいと考えています。
ただ、不動産業界では電子化の課題感もあります。管理会社側の社員、および経営者のところでハードルがあり、現場担当者または経営者のどちらかが電子化が望んでも、一方では電子契約への抵抗があるといったことも考えられます。

―GMOサインに関する機能面などのご要望がありましたら、お教えいただけますでしょうか。

GMOサインで送った署名依頼について、LINEで通知が届くような機能を希望しています。というのも、SMS（ショートメッセージ）で電子契約のご案内をした上で、お客さまへメールで署名依頼通知が来るといった運用をしていますが、最近ではSMSへ届く詐欺メッセージの影響もあり、通知が来てもSMSのメッセージをご確認いただけない方が増えています。
従来、SMSからのご案内をお客さまにご確認いただき、メールで署名依頼をする流れができていましたが、SMSへの信用低下から新たな課題が出てしまいました。感覚的にはここ1年で、SMSからのメッセージを開かない割合が急激に上がっています。
対して、LINEであればご高齢者も使えるメリットがあります。また、若い方で毎日メールを見ないということも増えてきています。メールでの署名依頼通知を別で伝えてあげないと、メールを開かないお客さまも中にはいます。そういった事情もあり、プッシュ通知ですぐわかるLINEが便利かと思います。