営業の拠点は東京・大阪・福岡の支社契約業務はすべて宮崎の本社郵送による契約の停滞が電子化でゼロに

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事例紹介
営業の拠点は東京・大阪・福岡の支社契約業務はすべて宮崎の本社郵送による契約の停滞が電子化でゼロに

営業の拠点は東京・大阪・福岡の支社
契約業務はすべて宮崎の本社
郵送による契約の停滞が電子化でゼロに

株式会社エクシーズジャパン

1972年創業の株式会社エクシーズジャパンは、エステティックサロンや美容室などで使用する専売化粧品の卸販売を行っています。規模が拡大するなか、契約手続きを一手に引き受ける宮崎県の本社と、加盟店への営業拠点である東京や大阪、福岡の支社との連携を円滑にするため、電子印鑑GMOサインを導入したと言います。電子印鑑GMOサインに決めた理由や、業務の改善点について聞きました。

取材協力株式会社エクシーズジャパン　代表締役　徳澤美穂子さま

業種	契約類型	ご利用プラン
日用品・美容品販売	取引基本契約書	契約印＆実印プラン

記事の要約

東京・大阪・福岡の支社と宮崎の本社との距離の問題がネックに
最長で1ヶ月を要していた契約締結が、電子化によって最短1日で
営業担当者への研修を充実させ、今後はその場で契約できる体制を構築

―貴社の事業内容を教えてください。

契約している美容サロンやエステサロン、スポーツジムなどに、弊社が企画・開発した化粧品や健康食品、美容機器、エステティック商材備品などを卸販売しています。また、インストラクターやエステティシャンに技術講習も行うなど、全国の美容サロンの運営サポートや技術サポートが主な事業です。弊社の製品は専売化粧品のため、ご契約いただくことで店舗での使用が可能になりますが、ネット販売はご遠慮いただきたい旨や支払い方法などを記載した基本契約書を締結しています。これを現在、電子印鑑GMOサインで電子化しています。

―電子印鑑GMOサインを利用されることになった、きっかけを教えてください。

弊社は本社が宮崎県にありますが、お客様は全国にいるため、営業拠点の支社は東京、大阪、福岡にあります。営業担当者が美容サロンやエステサロン、スポーツジムなどに足を運び契約を取ってくるのですが、契約業務はすべて本社で行っています。そのため、電子印鑑GMOサインを導入する以前は支社を通じて契約書を、宮崎の本社まで送っていただき、署名・捺印をする流れになっていました。事業規模が小さいうちはそれでも対処できていましたが、加盟店が全国に広がるに従って、契約締結に相当な時間と労力を費やすようになりました。この課題を解消できないかと思っていたとき、電子印鑑GMOサインの存在を知りました。

―電子印鑑GMOサインに決めた理由はなんだったのですか？

弊社はECサイトも運営しており、そちらでGMOペイメントゲートウェイを活用していました。同サービスを通じて、電子印鑑GMOサインを知りました。GMOペイメントゲートウェイの使い勝手が良く、GMOグループへの信頼度も高かったこともあり、迷わず電子印鑑GMOサインに決めました。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで業務はどう変わりましたか？

専売化粧品の卸販売では、購入できる最小ロット数が定めているケースや、初回時にまとめて購入する条件を設けている事業者もいます。その点、弊社は1点からでも購入ができるため、7000件を超える加盟店を抱えています。サロン業界は入れ替わりが激しく、休業している店舗も含まれるので、常時7000件と継続した取引があるわけではないのですが、サロン名を変更して再び営業される店舗もあります。加えて新規の取引先も増えていくため、月におよそ100件程度の契約締結を行っています。現在はそのほぼすべてが電子契約に切り替わっており、契約スピードが飛躍的に短くなっています。紙での契約では最低でも10日間は期間を設定しており、中には締結まで1ヶ月を要したケースもありました。それが最短1日で完了することもあり、業務の効率化が進んでいます。また印紙代やペーパーレスによる印刷コストも下がり、経費削減という点でもメリットを感じています。

―さらなる電子印鑑GMOサインの活用と今後の展望をお聞かせください。

美容・健康をテーマにした展示会でブースを出店することもありますが、営業担当者にiPadを支給しているため、展示会の場で契約手続きができる体制を整えたいと思っています。せっかくお客様が契約の意思を示してくださっても、「契約については、あとから連絡します」では、非効率です。実は店舗との新規契約でも当初は、営業担当者がその場で契約業務をサポートすることを想定していました。ただコロナ禍で対面での研修が十分に行えなかったことが影響したのか、電子印鑑GMOサインの使い方がわからないと漏らす営業担当者がいました。そこで契約締結については、本社の担当者が主に対応する形になっています。今後は研修や勉強会を充実させて、営業担当者がiPadで契約業務を代行できるようにするのが、目標です。