2時間かかっていた業務を5分に短縮！GMOサインのAPIで文書の押印を自動化に成功

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2時間かかっていた業務を5分に短縮！GMOサインのAPIで文書の押印を自動化に成功

2時間かかっていた業務を5分に短縮！
GMOサインのAPIで文書の押印を自動化に成功

グリー株式会社

ソーシャル・ネットワーキング・サービス（SNS）のGREEで事業をスタートし、世界初のモバイルソーシャルゲームを開発するなど、日本のモバイルインターネットサービスを牽引してきたグリー株式会社。請求書や見積書に捺印していた社印をGMOサインで電子化するだけではなく、自動化にも着手。大幅な業務効率化に成功した秘訣について聞きました。

取材協力グリー株式会社経営企画部 IT企画グループ IT企画チーム井上洋平さま

業種	契約類型	ご利用プラン
ゲーム・アニメ事業	請求書、見積書、領収書	契約印＆実印プラン

記事の要約

請求書や見積書、領収書に社印を押印する作業を軽減したい
GMOサインのAPIで文書の押印を自動化
2時間かかっていた作業が最短5分に短縮
細部に渡って考えられたAPIの設計力は他社にないもの

―電子印鑑GMOサインを導入されることになった、きっかけを教えてください。

契約書の締結では、管理プロセスの審査から承認、締結、そして文書の保管までをトータルで管理できる電子署名システムを2020年11月から導入しています。一方で、社印（角印）を捺印する請求書、見積書、領収書といった購買プロセスで発行する文書については、人手による作業が必要な状況でした。
書面で発行する場合には、各グループ会社にいる担当者が捺印、電子ファイルで送付する場合には、専任のオペレーションチームがPDFファイルに社印の画像を差し込む作業を行い、PDFファイルを稟議申請者に渡すというプロセスを採用していました。
そもそも電子署名の場合の各印画像の挿入は不要ですが、取引先からの角印画像を入れてほしいとの要望が多く、対応しています。ただ、書面と電子で対応者が別である点はややこしく、また社印（角印）の画像差し込みには時間がかかり、捺印済みの文書がすぐに発行できないなど、捺印プロセスが属人化していることへの懸念がありました。
さらに手動による社印画像の差し込みはミスが起こるリスクもあり、これらの捺印プロセスを改善する取り組みとしてGMOサインの導入を検討することになりました。

―GMOサインに決めた理由はなんだったのですか？

電子文書に社印（角印）の画像を差し込んで署名するという属人作業を、自動化することで改善できないか模索することになったのですが、そのためには外部APIが豊富な電子署名システムが必要だという結論に至りました。
さまざまな事業者をあたる中でGMOサインに辿り着きました。当初はサポート体制や価格を重視して選定していましたが、GMOサインの外部APIと機能の面が突出していました。
また、APIで解決するという道筋は立てていたものの、具体的にどうやって自動化を実現すれば良いのか、私たちにもわからない点が多くありました。
そこでGMOサインの方々に相談したところ、当社の実現したい内容を汲み取っていただき、実現に向けた解決策を提案いただけたことが、導入の決め手になりました。

―具体的にはどのような方法で印影画像の差し込みを自動化しているのですか？

グループ会社を含めると17社で使用するため、画像を差し込む文書にもさまざまな種類があります。
そのため、kickflowというソフト上で押印する位置を指定するところまでは申請者が行います。押印位置が指定されるとGMOサインでファイルがアップロードされ、角印が自動的に押印されます。そのまま署名済みのファイルはGoogle Driveにアップロードされ、kickflowでファイルにURLを追記するところまでを自動で行っています。
この仕組みを構築する中で問題となったのは、APIで画像の差し込み位置を指定できるものの、始点と終点の2点を各社の担当者が指定するのは難易度が高いのでは？ということでした。
そこで、ユーザの視認性を高める補助ツールを導入することで解決に至りました。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで業務はどう変わりましたか？

自動化する以前は、専属のデジタルサインオペレーションチームが手作業で角印画像を差し込んでいましたが、完了するのはおよそ2時間後。就業時間を過ぎた依頼については翌日に回されるという状態でした。
それがGMOサインの導入による自動化で、最短5分で完了するようになりました。しかも、人を介さないため、24時間いつでも受付可能です。加えて、署名するファイルを手動でアップロード、ダウンロードする際に発生するミスのリスクもなくなりました。
自動化によって各社の担当者が自ら、角印画像を差し込む作業をできるようになったため、デジタルサインオペレーションチームも解散し、現在は別の業務にあたっています。
自動化によって、請求書や領収書の発行にともなう手作業が月に57時間ほど削減された計算になります。
ちなみに角印が必要となる文書はグループ会社全体で見ると、年間1万5,000ほど発生していますが、そのうち90%は電子に切り替わっています。

―GMOサインを導入して特によかったと感じている点があれば、教えてください。

当社が求めるAPIで署名できること、文書に印影画像を差し込める点、そして画像の位置を指定できる点など、多種多様な機能を有している点には非常に満足しています。
また署名文書を指定したフォルダに分けることができる機能に代表されるように、細部に渡って考えられたAPIの設計力も素晴らしいと感じています。
他に、ここまで豊富な機能を提供している電子サインサービスを見たことがありません。