新たなマンション管理の標準化に挑戦！DX管理を見据えた電子契約サービスを導入

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事例紹介
新たなマンション管理の標準化に挑戦！DX管理を見据えた電子契約サービスを導入

新たなマンション管理の標準化に挑戦！
DX管理を見据えた電子契約サービスを導入

株式会社フージャースリビングサービス

マンション管理業務を手がけるフージャースリビングサービス。2020年現在、管理組合と締結する管理委託契約書は書面で交わす必要がありますが、法改正により2021年春から電子契約も可能になる予定です。電子契約によって得られるメリットや普及に向けた課題について、お聞きしました。

取材協力株式会社フージャースリビングサービス　統括部統括課柳郁江さま

業種	契約類型	ご利用プラン
マンション管理業	マンション管理委託契約書、業務委託契約書、工事受発注書	契約印＆実印プラン

記事の要約

電子印鑑GMOサインは建設業法における電子契約の用件を満たしている
契約印タイプと実印タイプの二つの方式があり、取引先によって使い分けできる
現在、書面での締結が義務づけられている管理委託契約書が法改正で電子化可能に

―貴社の事業内容を教えてください。

主な事業は管理組合さまから委託を請け負っている分譲マンション管理のサポートです。具体的にはマンション総会の運営サポートから、管理員や清掃業者を派遣して行う、資産価値を保つための清掃や点検などがあります。その他、大規模修繕やインテリアオプションの販売、各種保険の代理店業務なども行っております。現在およそ200のマンションの管理を手掛けており、100社近い外部の専門業者さんと連携しながら、マンションの管理をお手伝いしています。

―電子印鑑GMOサインをどのような業務で活用されていますか？

マンション管理に関するルールはマンション管理適正化法など法律によって規定されています。現状では書面での契約が義務づけられており、管理組合さまと結ぶ管理委託契約書を電子化することができません。そのため、法改正後スムーズに利用開始できるよう、清掃や点検を依頼している取引先との業務委託契約書等の締結で電子印鑑GMOサインを活用し始めています。2020年6月から本格的に利用をはじめ、電子契約への移行を進めています。現在50件ほどの業務委託契約を電子印鑑GMOサインで締結しました。

―電子印鑑GMOサインを利用されるきっかけは何でしたか？

マンション管理では、管理委託契約の締結や更新の前に、マンションの組合員の方々に対して契約内容を説明する重要事項説明を行う必要があるのですが、その際のさまざまなご案内を書面で配布しています。また管理組合さまへの毎月の業務報告書の配布も書面です。そのほか、社内の多くの業務も紙に頼っており、煩雑で生産性が上がらないという問題を抱えていました。そんな折、2021年春に施行予定の改正マンション管理適正化法で、直接対面せずにインターネット経由で重要事項説明を行うことや管理委託契約の電子化が認められるというニュースが飛び込んできました。そこで業務の効率化を進めながら、将来の電子化に備える良い機会だと思い、電子契約の導入に踏み切りました。業界団体のマンション管理業協会でも契約の電子化を推奨しており、電子印鑑GMOサインについては、その説明会で知りました。電子化の導入を業界に先んじることはあっても、乗り遅れることがないように！といった会社からの声も後押しになっています。

―電子契約を選ぶときに重視されたポイントと電子印鑑GMOサインの決め手は？

電子印鑑GMOサインに決めたひとつ目のポイントは、同じマンション管理業の会社に導入されているという実績があったことです。もうひとつは契約印タイプと呼ばれる電子署名に加え、より高度な電子署名である実印タイプの両方を兼ね備えたサービスだったからです。弊社では実印タイプを採用していますが、取引先のなかにはIT化がそこまで進んでおらず、ハードルの低い契約印タイプのほうが喜ばれることもあります。そのため、契約印タイプと実印タイプの両方が利用できるのは大きなメリットでした。また、各取引先と電子契約を進めているなかで、電子印鑑GMOサインは建設業法施行規則が定める技術基準を満たしていますか？といった質問を受けることがありました。法律の解釈に関わる問題のため、慌てて調べたのですが、経済産業省のグレーゾーン解消制度で建設業法における電子契約の取り扱いに関する照会があり、電子印鑑GMOサインの仕組みも要件を満たしていることがわかり、電子印鑑GMOサインに決めてよかったと安心しました。

―実際に利用してみた電子印鑑GMOサインの使い勝手はいかがですか？

操作も簡単で使いやすいと思います。あと書面での契約の場合、郵送した契約書がサインされて戻ってくるまでに１〜２週間かかっていましたが、早いときにはその日中に締結が完了することもあり、大幅に業務を効率化できました。また画面上で手続きがどこまで進んでいるのか、ステイタスを追うことができる点もいいですね。加えて、これまでの書面による契約書もアップロードしたことで、すべての契約書を一元管理できるようになりました。契約書は管理するマンションを受託するたびに増えていくため、書面で結ぶ限り、収納場所に悩まされることになります。書類のデータ化に成功したことで、書類を保管するスペースの問題も解消され、書庫に契約書を閲覧しに行く手間もなくなりました。これらが一因となり、テレワークが進んだことで社内がフリーアドレス化できたといった恩恵もありました。

―電子印鑑GMOサインに追加してほしい機能やサービスへの要望はありますか？

取引先に電子契約書を送付する際、署名権限者だけではなく、同時に担当者にも送ってほしいといわれることがあります。弊社は、署名依頼時はリスクヘッジのため署名権限者のみに送付としていますが、受領者設定で担当者も含めることで署名後の契約書送付が可能になるということを本日伺いましたので、今後は活用してみたいと思います。また当社では、電子契約申請書の確認や社内決裁を「X-point」というワークフローシステムを活用しています。承認が完了した後に、電子印鑑GMOサインを立ち上げて、アップロードしてから取引先に送信しています。できれば「X-point」から、そのまま電子印鑑GMOサインで送信できれば、便利なのですが……。（2020年12月から「X-point」との自動連携も実装されたのですね。それはありがたいです！）

―さらなる電子契約の活用と今後の展望をお聞かせください。

まずは清掃や点検といった業務を委託しているお取引先と業務委託契約書の電子化を進め、改正マンション管理適正化法が施行された暁には、管理組合さまとのマンション管理委託契約書の電子化にも着手していきたいと考えています。管理組合さまにとっても印紙代や保管場所の削減、改ざんや紛失、汚損等のリスク回避などメリットがございますので、将来的には８割、９割のマンション管理委託契約書の電子化を実現したいですね。ただ、マンション管理ならではのハードルもあります。たとえば理事長や役員を1〜2年ごとに各戸で持ち回りとなる管理組合さまが大半を占めていますので、自分の番に、「契約書を紙から電子化するといった責任や決断を伴う変更には関わりたくない」といった心理が、足かせになる可能性があります。また、電子契約書の保存方法や閲覧方法など、管理組合さまごとに検討の必要があるのは、企業との取引にはない難しさです。実際、2019年にマンション管理委託契約書の電子化に向けた実証実験をいくつかの管理組合さまにお願いしたのですが、電子契約の安全性や証拠力への不安からお断りされることもありました。業界をあげて電子契約の仕組みやメリットを周知する必要性を感じています。