GMOサインの対面契約で高齢者にも優しい契約締結を実現

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事例紹介
GMOサインの対面契約で高齢者にも優しい契約締結を実現

GMOサインの対面契約で
高齢者にも優しい契約締結を実現

川村義肢株式会社

義肢や装具、人工ボディや車椅子、補聴器などの製造販売を行う川村義肢株式会社では、増え続ける契約書の管理に課題を抱えていたといいます。電子契約が解決策として浮上しましたがが、メールやスマホを利用していない高齢者の顧客も多く、導入を見送っていました。そんな川村義肢株式会社さまにGMOサイン対面契約がこれらを解決に導いた経緯について聞きました。

取材協力川村義肢株式会社事業運営支援部参事清時さま宮澤さま

業種	契約類型	ご利用プラン	従業員数
介護・医療機器	レンタル契約書	契約印＆実印プラン対面契約スタンダード	555名（2024年3月現在）

記事の要約

毎月100件のレンタル契約をほぼ100％電子契約に
メールもスマホも利用しないユーザーが多くメールでの署名が難しかった
GMOサイン対面契約で高齢者にも優しい契約締結を実現
契約書のデジタル化で締結した契約書を分類・整理する作業が不要に

インタビューの様子

―貴社の事業内容を教えてください。

弊社では義足や義手といった義肢、あるいは装具と呼ばれる身体を支える医療用品の製造販売をおこなっています。さらに人工ボディや車椅子、補聴器、その他の介護福祉用品なども取り扱っていますが、これらを販売してご利用いただくのはもちろんですが、レンタルでもご利用いただけます。電子印鑑GMOサインはお客さまにレンタルでご利用いただく際の契約で使用しています。

―現在、電子印鑑GMOサインをどのように活用していますか？

営業担当者がお客さまのところに伺い、レンタル契約書にサインしていただいています。従来は紙の契約書をお持ちしていましたが、現在は契約書のデータを入れたタブレットPCをお持ちし、そこにサインしていただいています。お客さま控えとして紙の契約書も持参しますが、サインはタブレットPCにしていただくという運用に変更しました。弊社では毎月およそ100件のレンタル契約をお客さまと結んでいますが、そのほぼ100％が電子契約となっています。

インタビューの様子

―電子契約サービスを導入することになったきっかけを教えてください。

介護保険法で書類を5年間保管する義務があり、増え続ける契約書の管理に頭を悩ませていました。もちろん契約書をデジタルで管理できる電子サインの存在は知っていましたが、メールでの送信は高齢者の利用者が多い弊社のサービスには馴染まず、導入は現実的ではありませんでした。利用者のなかには、メールはもちろん、スマホも利用していない方が多くいらっしゃるからです。風向きが変わったのは2年ほど前のことです。介護保険法でも契約書のデジタル保管が認められるようになり、さらに対面でのサインに特化したオプションを持つ電子契約サービスが登場したことで、本格的に導入を検討する環境が整いました。

―電子印鑑GMOサインを選んだ理由を教えてください。

GMOサイン対面契約という対面による申込みや契約をタブレットのみで完結することができるオプションサービスを提供しているのが、一番の理由でした。必要事項を記入したタブレットPCをお客さまのところに持参し、その場で手書きサインで署名していただくと、契約書が自動的に電子印鑑GMOサインに保管されます。紙の契約書の保管場所に悩んでいたこと、そして弊社のお客さまにメールやスマホに不慣れな高齢者が多い点を考えると、電子印鑑GMOサインがもっとも適したサービスだと感じました。

インタビューの様子

―電子印鑑GMOサインを導入して、とくによかったと感じている点があれば、教えてください。

紙の契約書を主に使用していた頃は、お客さまに4つの書類にサインしていただく必要がありました。契約書に加え、重要事項説明書、価格を説明するための料金表、そして個人情報保護に関する同意書の4種類です。これを電子印鑑GMOサインを導入するにあたって、一枚の締結書にサインを集約させることにしました。お客さまは締結書の一箇所にサインをするだけで手続きが完了するため、大幅な負担減につながったと思っています。また、弊社側も以前は締結済みの書類を仕分け・整理する作業日を設ける必要があり、スタッフが1日がかりでこれを担当していましたが、電子印鑑GMOサインを導入したことで自動的に書類が分類・格納されるため、この作業が不要になっています。そのほか契約書の検索面でも作業が容易になっています。紙の契約書を保管する書庫が遠隔地にあり、契約書を見直したいときには、わざわざ足を運び、数ある書類のなかから該当のものを探す必要がありました。データで管理している現在はその手間が不要で、簡単に契約書を探す出すことができます。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで見えてきた課題などはありますか？

実は電子印鑑GMOサインを導入するにあたって、作業マニュアルを作成したり、トラブルを想定した研修などをほとんど行いませんでした。そのため、運用をはじめるとお客さまの元に契約締結で向かった担当者からさまざまな問い合わせが届くことになりました。契約締結時に行う本人確認のための書類はこれで良いのか？　電波状況が悪く、途中で通信が途切れてしまったけれど、手続きはどこから再開すれば良いのか？　など、トラブルが起こるたびに弊社で控えている事務スタッフと協議して、対応策を導き出す必要がありました。いまではノウハウも蓄積され、トラブルはありませんが、事前にもう少しシミュレーションをしたり、研修に時間をかけてもよかったのではと思っています。