わずか1日での契約締結を実現。圧倒的にスピーディーかつ効率的に締結業務を完了

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事例紹介
わずか1日での契約締結を実現。圧倒的にスピーディーかつ効率的に締結業務を完了

わずか1日での契約締結を実現。
圧倒的にスピーディーかつ効率的に締結業務を完了

株式会社マクアケ

アタラシイものや体験の応援購入サービスのプラットフォームを運営している株式会社マクアケ。2018年の早い段階から、業務効率化を目指して電子印鑑GMOサインを導入されました。それ以来、主にコンサルティング業務の業務委託契約書や取締役会の議事録で利用されています。実際にどのように業務がスピード化されたのかについて、お話をお伺いしました。

取材協力株式会社マクアケ経営管理本部企業法務チーム　マネージャー千葉大吾さま

業種	契約類型	ご利用プラン
インターネットサービス業	業務委託契約書、秘密保持契約書（NDA）、取締役会議事録	契約印＆実印プラン（契約締結証明書、Box連携）

記事の要約

マクアケのコンサルティング業務の業務委託契約書やNDA、取締役会議事録に利用
圧倒的な価格メリットと総合力、GMOグループの信頼性が導入の決め手
契約締結が早ければ1日で完了。スムーズに業務効率化

―貴社の事業内容を教えてください。

アタラシイものや体験の応援購入サービス「Makuake（マクアケ）」をインターネット上で運営しています。「Makuake」とは、新しい商品やサービスのデビューの場となるプラットフォームです。作り手や担い手の想いを知り、応援の気持ちを込めた購入体験ができるサービスとなっています。そのジャンルは多岐に渡っており、ガジェットからファッション、レストランまで幅広く展開。地域活性化や社会貢献にまつわるプロジェクトもあります。また、デビューした商品を主要小売店に紹介して、流通に乗せるお手伝いをすることも業務の一部です。こうした事業を通じて、「生まれるべきものが生まれ広がるべきものが広がり残るべきものが残る世界の実現」が当社のビジョンとなっています。

―電子印鑑GMOサインを利用されることになった、きっかけを教えてください。

今から３年半前の2018年の9月頃、当社の管理部門で業務の効率化を図りたいと思っていたのがきっかけです。会社全体でも法務でも、契約書に関わる工数の作業負担と印紙の費用負担は大きな課題でした。これをなんとか削減する手段として、電子サインを他社も含めて検討しました。また、当社も新しいものを生み出すサービスを提供しているので、新しいサービスを使っていきたいという思いがあります。電子サインの導入を比較的早い時期から検討したのは、そうしたものにトライしたい気持ちもありました。

―電子印鑑GMOサインに決めた理由はなんだったのですか？

導入にあたって一番の不安要素は、電子署名に紙ほどの証明力があるのかというところでした。その辺りの有効性を丁寧に説明していただき、国に対してもグレーゾーン解消の行政照会もされていたので、安心して導入に踏み切ることができました。サービスを選ぶにあたっては４社ほど比較検討をしました。価格、セキュリティ対策、契約有効性の担保方法、紙契約も含めた契約書管理の可否、ワークフローの有無、API連携の有無をチェックポイントとして横並びにしたときに、圧倒的に価格がサービスされていて、総合力に優れていたのが決め手となりました。また、GMOグループの安心感があり、将来に渡って投資していけるだけの信頼性があるのもポイントになりましたね。

―どのような業務に電子印鑑GMOサインを利用されていますか？

私の所属する企業法務チームで、コンサルティング業務の業務委託契約書と秘密保持契約（NDA）で利用しています。例えば、販路拡大にあたって代理店委託する際の業務委託などがそれにあたり、相手方は法人も個人もあります。また、取締役会などの会議議事録にも利用しています。現在、取締役会はオンラインになっていますが、それ以前のリアルでやっていたときから、各取締役にサインをいただくのに電子サインを利用しています。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで業務はどう変わりましたか？

契約締結のスピードが格段に早くなりました。どうしても明日までに契約締結しなければならないという場面でも、当日現場でプッシュしあうことができれば可能になります。あとは、契約締結のプロセスが可視化できました。ワークフローを使えば、どこで止まっているかが見え、止まっているのが社内なのか相手方なのか、どういう状態なのかがわかります。この点は、予想していた以上に便利に使えている実感がありますね。契約締結の完了もメールで通知が来るので、郵送よりもはるかに便利です。経理など関係者を含めれば、契約書の共有も一緒にできます。もちろん、当初の見込みどおり、契約書発行の工数削減や印紙の負担も減りました。これまで契約書を印刷して送付状をつけて切手を貼って宛名を書いて、郵便局に行って…というような工程が解消されました。印紙もこれまで経理に１〜2ヶ月に一回頼んでいたのが、四半期に一度ほどの頻度に。金額にして数万円のコスト削減になっています。

―さらなる電子印鑑GMOサインの活用をお聞かせください。

当社ではファイル共有にBoxを使用しているため、先月から電子印鑑GMOサインもBox連携の利用のほか、契約締結証明書も利用しはじめました。今後、どんなシーンで利用していけるか、使い勝手を検証してうまく活用していけたらと思っています。2018年に契約した当初は、世間的に電子サインの浸透はまだまだでしたが、コロナ禍をきっかけに導入する会社も増えてきました。比較的、硬めな企業さまでも導入されていると思います。導入時に相手方の企業から説明を求められることもほとんどありません。このまま、電子サインが普及することを期待しています。