アルバイトの管理情報からGMOサインAPIとの連携で複数の書類を一括サイン

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アルバイトの管理情報からGMOサインAPIとの連携で複数の書類を一括サイン

アルバイトの管理情報から
GMOサインAPIとの連携で
複数の書類を一括サイン

株式会社ニューゲート

Claris FileMakerというデータベースソフトの正規代理店をしているニューゲート株式会社。人事管理システムを開発・納入した取引先からの追加の要望で、「GMOサインAPI」を使った発令履歴や発送管理を行う新たなシステムの構築を担当することになったと言います。「GMOサインAPI」を選んだ理由や、使い勝手について聞きました。

取材協力株式会社ニューゲート　システムインテグレーション事業部・部長　坂本賢彦さま　写真は社内の皆様

記事の要約

Claris FileMakerで開発した人事管理システムと「GMOサインAPI」を連携
管理情報から発令履歴、発送管理まで一括で行える
納入先から「業務負担が減り、人件費削減が可能になった」という声が

―貴社の事業内容を教えてください。

弊社はClaris FileMaker というデータベースソフトの正規代理店をしていますが、同ソフトで構築したシステムを開発して販売することもあります。また昨今は、リモートワークの導入にあたって、クラウド環境での運用を希望する企業様が増えています。そのためAWSを利用した環境構築でサービスを展開しています。また、Claris FileMakerを既存の外部システムや、自社で開発したWebアプリと連携したいといったご相談も寄せられています。

―電子印鑑GMOサインを利用されるきっかけは何でしたか？

コールセンター事業を営むお客様に弊社の人事管理システムを導入いただいているのですが、入退社時に有期雇用者と交わしている書類の管理が煩雑で、その作業負担を軽減したいという声があがりました。同業界では有期雇用者の入れ替わりが激しく、また1カ月や3カ月など短期間で契約が満了する雇用者も多くいます。さらに通常、結ばれる「労働条件通知書」に加えて、個人情報などの機密を取り扱うため「機密保持に関する誓約書」や、ヘッドセットや端末など勤務に使用する備品の取り扱いに関する規約といった、労務トラブルを事前に防止するために、雇用者と多くの書類を交わしているという特別な事情があり、人事の業務を圧迫していました。そこで人事管理システムと、「GMOサインAPI」を連携させることによって、記載情報、発令履歴、発送管理を一括で行えるシステムを開発することになりました。

―連携先を選ぶ際のポイントや、電子印鑑GMOサインに決めた理由はなんですか？

実は取引先から今回のお話をいただく前から、弊社でも電子契約サービスとの連携ができないかと、模索していました。弊社はClaris FileMakerを中心に、お客様からオーダーをいただき、システムを開発し、販売するといったビジネスモデルを採用しています。「それはできません」という回答は機会損失だと考えており、電子契約サービスと連携したシステムの必ず需要があるのではないかと、実現の可能性を探っていたわけです。コスト面やAPIの使い勝手、サービスの拡張性などから、各社のサービスを比較していましたが、一番親身に対応していただいたのが、電子印鑑GMOサインさんでした。電子印鑑GMOサインでなければ、電子契約サービスと連携したシステムはきっと完成しなかったでしょう。とくに新しい機能のアップデートも早く、法令遵守をモットーにしている安心感、さらに導入コストの安さは決め手になりました。

―「GMOサインAPI」と連携させたシステムを開発するにあたって、工夫した点などはありますか？

有期雇用者のデータを管理するシステムから、書類のサインが必要なタイミングで、誰にどんな書類を送るのか、サインが終わったのか、など、発令履歴や発送管理までを、シームレスに利用できる点です。帳票のレイアウトも弊社の人事管理システムで作成すれば、帳票の種類にかかわらず、柔軟に対応ができます。また今回、取引先からの要望で、通常は１つの書類に対して、１サインだと思いますが、関連書類が多いこともあり、対応する書類のセットを作成し、それらをすべて読むと捺印が完了できる仕組みになっています。書類によってサインする位置が微妙に異なるという問題もあったのですが、実現できました。すでにシステムを納入し、お客様にお使いいただいているのですが、「業務負担が減り、人件費削減が可能になった」「紙でのやり取りがなくなり、県をまたぐ複数拠点との郵送コストがゼロになった」といった感想をいただいております。

―電子印鑑GMOサインに追加してほしい機能やサービスへの要望はありますか？

取引先からの要望は、ほとんど弊社が開発するシステムの側で解決するので、電子印鑑GMOサインへの要望はとくにありません。APIも幅広く出してもらっているので、満足しています。

―さらなる電子印鑑GMOサインの活用と今後の展望をお聞かせください。

今回、人事系システムと電子印鑑GMOサインを連携したので、この実績を持って、アルバイトなどの有期雇用者を多く抱えている企業様にアピールしたいと思っています。Claris FileMakerをまだ導入していない企業には、柔軟性のあるシステムを構築できる点を訴求しつつ、電子印鑑GMOサインと連携したときのメリットも伝えていきたいと考えています。