契約書発行から締結まで最短10分に！保証委託契約のデジタル化で実現した契約業務の圧倒的なスピードアップ

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契約書発行から締結まで最短10分に！保証委託契約のデジタル化で実現した契約業務の圧倒的なスピードアップ

契約書発行から締結まで最短10分に！
保証委託契約のデジタル化で実現した契約業務の圧倒的なスピードアップ

日本セーフティー株式会社

賃貸物件への入居を希望する借主と貸主（オーナー）との間に立ち、家賃債務保証を提供している日本セーフティー株式会社。契約書面への記入・修正や書き間違いによる書類の差し戻しは時間と労力を要するためデジタル化は積年の課題だったといいます。賃貸借契約書の電子化に向けた動きが本格化する中、いち早く保証委託契約のデジタル化に着手した同社に電子印鑑GMOサインを導入したメリットについてお聞きしました。

取材協力日本セーフティー株式会社　営業本部・営業推進部　課長代理　水谷　史織さま　業務管理本部・DX推進部　主任　玉城　正規さま

業種	契約類型	ご利用プラン
家賃債務保証業	保証委託契約書	契約印＆実印プラン

記事の要約

借主が家賃等を滞納した場合に立替えて支払いを保証する「家賃債務保証」を提供
年間の契約書処理は数十万件。アナログ業務で生じる業務負荷やリードタイムを改善したい
2022年5月に可能となる賃貸借契約の電子化で不動産業界のDX加速が見込まれる

―貴社の事業内容を教えてください。

賃貸借契約では物件のオーナーが借主の家賃滞納や退去時の原状回復費用未払いといったリスクを避けるため、借主に連帯保証人を求めるケースが多くあります。一方で、連帯保証人を確保するのが難しく困っておられる借主も多くいらっしゃいます。また、連帯保証人の保証能力への不安からオーナーが契約をためらわれるケースも見受けられます。そこで、個人の連帯保証人に代わり弊社が家賃等の債務を機関保証することで、借主は部屋を借りやすくオーナーは部屋を貸しやすくなる「家賃債務保証」を提供しています。

―電子印鑑GMOサインを利用されることになった、きっかけを教えてください。

家賃債務保証をご利用になられる契約では、入居を希望する借主が申し込みを行うと弊社による審査を受けることになります。無事に審査が通り契約へと話が進みますと保証委託契約を取り交わします。ですが、審査が通った後になって賃料の値下げ交渉が行われたり駐車場を追加で借りたいという要望が出ることがしばしば発生します。このような場合に賃料や契約条件に変更がありますと、賃貸借契約書だけでなく保証委託契約書の記載も修正する必要が出てきます。書き間違いや押印のミスがあった場合も同様です。弊社では年間数十万件の契約書の処理を行っているため、こうした書類の修正は大きな負担となります。そこで、電子化することで契約書のやりとりがスムーズにできるのではないかと考え、数年前から検討をはじめたのがきっかけです。

―電子印鑑GMOサインに決めた理由はなんだったのですか？

弊社が導入を検討しはじめた頃は、電子契約の技術は確立されていたものの、不動産の分野における活用事例や実例が殆どなく従来の契約書と同じ法的効力があるか確信が持てませんでした。そのため自社で法務部門を持っており、法律上の相談もしやすいサービス事業者を中心に候補を選定していきました。同時に公的機関への問合せや弁護士等に相談しながら検証も行っていきました。最終的に電子印鑑GMOサインに決めた理由は、開発拠点が国内にありハード面・ソフトウェア面を含め信頼性が高いことが一因です。また、認証サーバをグループ企業で運用されていることもあり、電子証明書についての技術的な質問に対してすぐに答えが返って来たことも評価が高かった点です。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで業務はどう変わりましたか？

弊社では導入前より、手書きの複写式契約用紙から必要項目が印字されるダウンロード契約書への切替により記入・訂正・チェックに関わる業務負荷軽減を実現させる等、デジタル化を早期より推し進めてまいりました。それでも、契約書類の郵送や借主とオーナーの署名・押印などアナログ的な部分も多く残っていました。そのため契約の完了まで数週間から1ヶ月程度かかることもあります。また、借主が連帯保証人であるご家族と同居していなかった場合には郵送先がひとつ増えることになります。郵送代やその手配にも多くのコストがかかり、押印モレや書き損じなどがあれば送り返す必要もあります。しかも契約書のやり取りは物件を仲介した不動産会社を通して行われるため、どこをどう直してほしいのか人を介して要望を伝えねばならず、伝言ゲームのような非効率な作業が発生していました。これが電子契約の導入によって数日程度までに短縮され、早ければ10分で書類手続きが完了することもあります。当然、郵送コスト削減、業務負荷軽減も実現できました。紙ベースでの契約では考えられないスピードでわれわれの想像を超えていました。

―不動産業界は書類やファックスなど、紙での手続きが中心です。今後はデジタル化が進んでいくと思われますか？

2021年5月にデジタル改革関連法案が成立し、その中には宅地建物取引業法の改正も含まれています。準備期間を経て、2022年5月には賃貸借契約の電子化が可能になる想定です。現状、メインの賃貸借契約書は紙の契約書であるため、弊社の保証委託契約書のみ電子契約を利用されるケースはまだまだ少ないのですが、来年は一気に不動産業界全体でデジタル化が進むと予測しています。とはいえ、高齢のオーナーが一人で経営されているような街の小さな不動産会社も多い業界なので、完全なデジタル化の実現までには多少時間がかかると思っています。

―さらなる電子印鑑GMOサインの活用と御社の展望をお聞かせください。

本格的に賃貸借契約書が電子化された際に、一緒に締結される保証委託契約書がデジタル化されていなければ業務効率化の足枷になってしまいます。そのため、弊社ではいち早く保証委託契約書の電子化に着手してきました。将来的にはすべての契約を電子化したいと思っています。例えば不動産会社様と紙ベースで行っている取引基本契約などについても、近い将来電子化していきたいと考えています。