社内システムとの連携もスムーズ雇用契約の締結後、そのまま人事システムにデータを移行可能に

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事例紹介
社内システムとの連携もスムーズ雇用契約の締結後、そのまま人事システムにデータを移行可能に

社内システムとの連携もスムーズ
雇用契約の締結後、そのまま人事システムにデータを移行可能に

株式会社COSPAウエルネス（旧: 株式会社オージースポーツ）

COSPAウエルネスは、関西を中心にフィットネスクラブやスポーツクラブを運営する企業です。約60店舗の施設には、アルバイトだけで約1,500人が雇用され、新規・更新の雇用契約の締結にはかなりの手間がかかっていました。電子契約を利用するにあたっては、社内システムとの連携も不可欠です。そんな課題をどのように解決して導入されたかについて、お話を伺いました。

取材協力株式会社COSPAウエルネス　経営企画部企画チーム兼　情報化推進チーム　大江美弥子さま　総務部総務人事チーム森山亮平さま　岩城さつきさま

業種	契約類型	ご利用プラン
フィットネス業	雇用契約書	契約印＆実印プラン(電子署名&身元確認済み高度電子署名)

記事の要約

約60店舗のアルバイトの新規採用や契約更新に利用
社内ワークフローシステムと連携。細かな要望も対応OK
SSO（シングルサインオン）「トラストログイン」で個人情報の保護も安心

―貴社の事業内容を教えてください。

1人でも多くの方にスポーツを取り入れた暮らしをしていただくために、フィットネスクラブやスポーツクラブを運営しています。スポーツ施設は関西を中心に３つのブランドで展開中です。フィットネスクラブやスイミングスクール、テニスクラブ「コ・ス・パ」は32店鋪、24時間フィットネス「FITBASE24」は17店舗、高地トレーニングスタジオ「30peak」は３店舗をご用意しています。また、運動を広くとらえて、外部の出張指導や行政の施設運営受託、企業・団体さま向けの健康増進サポートもお手伝いしています。ベビーやキッズのスイミングから高齢者の介護予防運動まで幅広い年代の方にご利用いただいています。

―「電子印鑑GMOサイン」をどのような業務に活用していますか？

当社のフィットネスクラブの店舗には、約1,500人のアルバイトがいます。そのアルバイトの皆さまとの雇用契約で利用しています。アルバイトの中には、大学生もいて、毎月入れ替わる人数もかなり多いです。雇用契約は、採用以外にも年に２回更新しており、その際も契約書を交わしており電子印鑑GMOサインを活用しています。雇用契約書は、本社の総務人事チームが管理しています。

―「電子印鑑GMOサイン」導入前はどのような課題がありましたか？

約2年前（2018年）に業務効率化を図ろうと、社内のさまざまな業務を見渡すなかで、アルバイトとの雇用契約にとても手間が掛かっていることに気づきました。雇用契約業務は、採用・年２回の契約更新と頻度が高い一方で、実習や旅行で休暇中のアルバイトにも、契約更新日までに契約書に印鑑を押してもらわなくてはなりません。その際、店舗スタッフがフォローするのですが、本人への電話連絡・来店・契約書内容チェック・本社への送付と、大変な手間が掛かっていました。また昨今、個人情報の取り扱いが厳しくなっていますが、契約書を店舗から本社に送る過程にはリスクもつきものです。途中で紛失したり、どこかへ紛れたりしてしまう可能性もあります。そのため、雇用契約を締結する際の効率化と情報セキュリティ上、安全に管理するという目的に対して、電子契約が有効なのではと考えました。

―「電子印鑑GMOサイン」を知ったきっかけと導入の決め手を教えてください。

電子印鑑GMOサインは、電子契約を検討したときにネット検索で知りました。当社が電子契約を検討するうえで重視した点は大きく２つあります。それは、当社で使用しているワークフローシステムとの連携ができることと、雇用されるアルバイトの方にアプリなどをインストールさせることなく簡単にサインしてもらえることです。実際に６社ほどの電子契約サービスを検討し、電子印鑑GMOサインであれば、社内システムとAPI連携ができることがわかりました。また、雇用される側も届いたメールを開いてクリックするだけで署名できます。普段はあまりPCを使わない方でも、スマートフォンの操作で契約が締結できるほど簡単。その２つが大きな決め手になりました。またシングルサインオンサービス「トラストログイン」でセキュリティを強化できるのも安心でした。

―貴社のシステムとAPI連携していただいて、いかがですか？

電子印鑑GMOサインが外部のシステムとAPI経由で連携できることは、サポートの方に教えていただきました。その後、営業の方にフォローに入っていただき、当社の使っているワークフローシステムとも連携できることが確認できました。社内システムと電子印鑑GMOサインを連携する上での調整は、システム会社と電子印鑑GMOサインの営業担当の方にほとんどお任せでき、とても心強かったですね。導入してからも、細かい要望をいくつか出したのですが、それにも対応してもらえました。例えば、アルバイトが契約書にサインする際、同時に住所や緊急連絡先などの個人情報も入力してもらい、それをそのまま人事システムにインポートする運用を行っています。運用当初、電子印鑑GMOサインが環境依存文字（常用漢字に無い特殊な漢字）には対応おらず、例えば「はしごだか（髙）」などが苗字の場合、電子印鑑GMOサインではエラーとして登録できなかったため、「高」に変更して入力・サイン、人事システムにインポート、インポート後に手動で修正を行うという非常に手間がかかる運用を行っておりました。その後、アップデートにより、環境依存文字でも入力可となったため、人事システムへそのままインポートできるようになり、修正が不要となりました。小さな要望ですが、当社としては切なる願いです。それを拾って速やかに対応いただけたので、とても助かりました。

―「電子印鑑GMOサイン」メリットや気に入っている機能を教えてください。

電子印鑑GMOサインを導入して、店舗のスタッフからアルバイトの契約業務がとてもラクになったという声が届いています。本社の総務人事チームもWEB上で同時に店舗ごとの進捗がわかるので、店舗の契約担当者に「あともう少しだからがんばって」など声をかけることもできます。また、電子印鑑GMOサイン導入前は、入社時に雇用契約書にサインするのと同時に、職場までの交通経路と給与の振込口座を記入してもらっていましたが、職場で紙の雇用契約書を交わしていたので、手元に通帳がないことも多く、その場で口座番号を確認できず未記入になったまま進まないこともありました。でも、電子契約なら自宅でできるので、口座番号の記入もすぐにできます。セキュリティ面では、トラストログインを利用して接続可能なIPアドレスを制限できるのも安心です。店舗以外からの不正アクセスを未然に防ぐことができるので、個人情報の保護を強化できました。当社はPマークを取得していますので、それに準拠したシステムにできたのも良かったですね。

―「電子印鑑GMOサイン」のさらなる活用の予定と貴社の展望を教えてください。

現在は、直接雇用している人材の雇用契約で利用していますが、個人のインストラクターさんなど外部委託にも使用範囲を広げられたらと思っています。フィットネス業界は、店舗を構えて利用者に来ていただくスキームでやっていますが、今後はオンラインも見据えた展開を模索しているところです。そこで、インストラクター契約や企業間の契約もオンライン化が必要になってくるでしょう。いずれにせよ店舗の売り上げは減少すると予想されるので、コストを抑えた業務効率化は必須です。電子契約をはじめとしたオンラインの導入は展望の１つだと思います。