コロナ禍で急増する寄付と支援のための基金設立。経済支援には緊急を要するため、スピーディな契約が可能な電子契約が欠かせない

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事例紹介
コロナ禍で急増する寄付と支援のための基金設立。経済支援には緊急を要するため、スピーディな契約が可能な電子契約が欠かせない

コロナ禍で急増する寄付と支援のための基金設立。
経済支援には緊急を要するため、スピーディな契約が可能な電子契約が欠かせない

公益財団法人パブリックリソース財団

「意志ある寄付で社会を変える」ことをミッションに基金の設立や、「オンライン寄付サイトGive One（ギブワン）」の運営などを行っている公益財団法人パブリックリソース財団。集まった寄付金を助成金という形で特定のNPOや個人に交付する際に締結する同意書を電子するため、電子印鑑GMOサインを導入したと言います。電子印鑑GMOサインを選んだ理由や、導入後に業務がどう改善したのか、聞きました。

取材協力公益財団法人パブリックリソース財団　プログラムオフィサー渡辺裕さま

業種	契約類型	ご利用プラン
寄付・基金の運営管理	助成金の取り扱いに係る同意書	契約印＆実印プラン

記事の要約

コロナ禍で緊急を要する支援のため、スピーディな契約作業が求められるように
新設する基金の数が急増し、助成金の同意書を一括送信して処理
個人情報の保護の観点からも電子化で情報を集約させたい

―貴財団の事業内容を教えてください。

私たちは民間の財団法人で、特定の社会貢献活動の資金源となるオリジナル基金®の設立や、「だれもが所得の1％を寄付する社会」の実現を目指して立ち上げた「オンライン寄付サイトGive One（ギブワン）」の運営などを行っています。寄付をされた個人や企業の意志に沿った形で、基金の運営を行うことに重点を置いて活動しているのが、大きな特徴です。最低100万円の寄付でオリジナルの基金を設立することができ、現在、36を超える基金が立ち上がっています。基金のテーマも、子どもの貧困問題や震災関連の支援、プラスチック海洋ゴミの対策、生物多様性の推進、芸術家への支援、移民・難民支援など多岐にわたっています。

―電子印鑑GMOサインを利用されることになった、きっかけを教えてください。

コロナ禍になり、逼迫する医療機関への支援や、イベント・公演の中止によって支援を必要とする芸術家の救済を目的とするものなど、新たな基金の設立が求められています。また10万円の特別定額給付金を医療機関やこども支援団体、アーティストなどに寄付したいという依頼が多く寄せられたことから、「コロナ寄付プロジェクト」も立ち上げるなど、寄付金も以前と比べ10倍以上に増えています。そこで私たちも新たな基金の設立を積極的に進めていますが、基金による活動支援の際には、第三者委員会による審査ののち、審査・採択された組織や個人に助成金という形で活動資金を交付します。この際に用途などを規定した同意書にサインしていただいていますが、紙での手続きでは、送付や捺印に時間がかかってしまうというジレンマを抱えていました。コロナ関連の支援は緊急を要すものが大半だからです。また、手作業による同意書の送付では処理ができる数に限度があり、増え続ける基金の設立に対処するため、同意書の電子化を模索することになりました。

―電子印鑑GMOサインに決めた理由はなんだったのですか？

電子契約の事業者を選定するにあたって、考慮したのは操作の分かりやすさです。弊財団から同意書を送付する際の操作画面はもちろんですが、受け取った方も戸惑わずにサインできるかを重視しました。電子印鑑GMOサインは以前、利用したことがあり、操作が簡単だという印象があり、アドバンテージになったと思います。実際に電子印鑑GMOサインを導入してからも、相手先からこれはどうやって使うんですか？といった電子サインの仕方に関する問い合わせを受けたことがありません。念のため、操作法のマニュアルを同意書と一緒に送るようにしていますが、すごいことだと感じています。そのほか1通100円という価格設定もわかりやすく、高評価でした。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで業務はどう変わりましたか？

以前は助成金の採択者が決まると、Excelでリストを作り、Wordの差込文書を使って複数の同意書をまとめて印刷していました。そこに捺印をし、郵送するという手順です。また、同意書が戻ってきているかをリストと照合し、もし返信が滞っていれば、リマインドしていました。電子印鑑GMOサインを導入した今は、CSVファイルを使って一括送信しています。電子サインに代わったことで、同意書の締結までの期間が一週間は短縮できたのではないでしょうか？　手作業での同意書作成も、基金の数がまだ少なかった頃なら、なんとか対応できたのですが、現在は難しいでしょう。基金が増え、作業が膨大になっているので、紙での処理には戻れないと感じています。

―さらなる電子印鑑GMOサインの活用と今後の展望をお聞かせください。

財団のスタッフ数に余裕があるわけではなく、一人ひとりがさまざまな業務をこなしています。そのため、書類の返信など事務作業はできるだけ効率化して、寄付者とのコミュニケーションといった、クリエイティブな作業に時間が使えるよう、業務改善を図りたいと思っています。将来的には、審査のための第三者委員会を設置する際に、審査員の方々と結ぶ、委嘱契約も含め、すべての契約を電子化したいと思っています。それはセキュリティの面でも重要だと思っています。寄付や助成金に関する書類には多くの個人情報が含まれています。紙でも契約でも漏洩しないよう万全を期していますが、電子印鑑GMOサインを活用することで、限られた人だけがアクセスできる体制を構築することができます。同意書や契約書を一箇所に集約し、管理することで、さらに情報管理のセキュリティを高めていきたいと思っています。