メールよりもファックスが主流飲食店からの求人広告申し込みで起こっていた遅延トラブルを電子化で解決

電子契約なら電子印鑑GMOサインTOP
事例紹介
メールよりもファックスが主流飲食店からの求人広告申し込みで起こっていた遅延トラブルを電子化で解決

メールよりもファックスが主流
飲食店からの求人広告申し込みで起こっていた
遅延トラブルを電子化で解決

株式会社サムライエンタープライズ

アルバイトや転職といった求人広告の代理店業を営んでいる株式会社サムライエンタープライズ。求人広告を出したい企業や飲食店と取り交わしている求人広告掲載申込書を電子化しています。どのような経緯で電子契約サービスを導入したのか？また、電子印鑑GMOサインを選んだ理由や導入後に感じているメリットについて聞きました。

取材協力株式会社サムライエンタープライズ　営業部主任　角田基樹さま　営業部部長　村嶋良夫さま　写真は営業部主任　井田屋亘亮さま　営業部　柴田結花さま

業種	契約類型	ご利用プラン
広告代理店業	求人広告掲載申込書	契約印＆実印プラン

記事の要約

電子サインを導入してほしい。取引先からのひと声で実現
締め切り直前のファックス未着トラブルを電子化で回避
当初は半信半疑だった営業担当者も活用しはじめ、ほぼ100％の電子化を実現

―貴社の事業内容を教えてください。

弊社は、アルバイトや正社員を募集する際に利用されている、求人情報サイトと契約しています。求人広告を出したい企業や飲食店に営業を行い、それらのサイトへの掲載をお手伝いする代理店業務が主な事業ですが、求人広告の掲載に同意いただくと、求人広告掲載申込書の提出をお願いしています。電子印鑑GMOサインを導入することで、この申込書を電子化しました。

―電子印鑑GMOサインを利用されることになった、きっかけを教えてください。

きっかけは、ある取引先からの要望でした。われわれが提供している代理店業務というのは、オンリーワンのサービスではありません。弊社が取り扱っているウェブサイト以外にも求人媒体はありますし、お客様も別の代理店と契約を結んで、求人募集を行うことが可能です。そのためサービスの品質や営業担当者の応対を向上させようと、定期的に取引先へのアンケート調査を実施しています。あるとき、そのなかに「電子契約を採用してほしい」というリクエストがあり、導入を検討することになりました。

―電子印鑑GMOサインに決めた理由はなんだったのですか？

電子契約がどうして法的拘束力を持つのか？基本的な仕組みもわからないまま、サービスを探しはじめたため、御社の電話窓口にも何度か問い合わせをさせていただきました。その際に、非常に丁寧に応対していただいたことをよく覚えています。また契約を取ってきた営業担当者が直接、お客様とやりとりするため、電子契約にするか、それともこれまで通りの紙の用紙で申し込むかは、彼らの判断に委ねられています。したがって、当初は、電子契約を導入しても、どれくらいの数の求人広告掲載申込書が電子化されるのか、予測できませんでした。初期費用は抑えたいという思いがあり、コスト面で魅力的だった電子印鑑GMOサインに決めました。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで業務はどう変わりましたか？

求人広告掲載申込書はファックスもしくはメールで送付していましたが、ファックスで届いた場合、すぐに担当者が気づかないというデメリットがありました。求人サイトへの掲載には、締め切りが設けられています。もし、その時間内に登録が完了しなければ、次回の情報更新時に掲載が回されてしまう可能性があります。すぐに人材がほしいというお客様にとっては、その1日、2日が結果を左右することもあります。一方で、メールで求人広告掲載申込書を送る場合も、その作業は非効率なものでした。メールにpdfファイルを添付し、送信。受け取ったお客様は一度、印刷して記入や捺印を行います。それをスキャニングし、再びpdfファイルにして、メールで送り返してもらいます。そんな手間のかかる手順になっていました。こうした作業が電子印鑑GMOサインに変わったことで、毎回、紙で出力する必要がなくなり、ペーパーレス化も進みました。また、メールの通知で、申込書が届いたことに、すぐ気づきます。忙しい飲食店の方もスマホで出先からサインができるので、とても契約がスムーズになったという実感があります。

―電子印鑑GMOサインに追加してほしい機能やサービスへの要望はありますか？

操作法も簡単で満足しています。当初は慣れた紙での契約を優先していた営業担当者も電子契約のメリットを理解してきたようで、新規の申し込みのほぼ100％が電子契約に切り替わっています。強いて言えば、LINEでお客様とやりとりをする機会も増えています。そのため、LINEと連携し、そのまま申込書の送付やサインができるようになると、もっと使い勝手が良くなると思っています。

―さらなる電子印鑑GMOサインの活用と今後の展望をお聞かせください。

弊社はわれわれと同じように企業や飲食店から求人広告を獲得してくるパートナー企業数社と代理店契約を結んでいます。まだ数は少ないのですがこの契約書も徐々に電子契約に切り替えはじめています。また、将来的には従業員との雇用契約も電子化できれば便利になると考えています。そのほか、社内に非効率な作業が散見されるので、業務効率化を押し進めたいと思っています。たとえば、膨大な数のスプレッドシートが存在している点も個人的には不満です。請求書のスプレッドシート、営業の予実管理のスプレッドシート、代理店の売上管理用のスプレッドシートなどなど、各部署がバラバラに入力を行なっている現状があります。業務が重複しているところもあり、これをどうにか改善したいと思っています。ひとつのプラットフォームに契約情報を記録すれば、数値の分析ができ、自動的に求人広告掲載申込書が作成される。それが電子印鑑GMOサインを経由して、お客様のところに届き、決裁された情報がまたシステムに戻ってくる。続いて請求書も自動的に発行される。そんな仕組みにできないかと考えているところです。