フランチャイズ契約手続における利用のしやすさが決め手。社内からも活用法が提案されるほど好評です。

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事例紹介
フランチャイズ契約手続における利用のしやすさが決め手。社内からも活用法が提案されるほど好評です。

フランチャイズ契約手続における
利用のしやすさが決め手。社内からも
活用法が提案されるほど好評です。

株式会社シルバーライフ

フランチャイズ契約を軸に高齢者向け配食サービスを展開するシルバーライフ。2020年秋から電子契約を導入されています。電子印鑑GMOサインを利用して2ヶ月足らずながら、利用者は全社に渡り、フランチャイズ契約の手続きを行う営業部だけでなく本社、工場、物流センターでも活用が広がっています。導入からの活発な使用状況について、樋山さまと和泉さまにお話を聞きました。

取材協力株式会社シルバーライフ　管理部総務人事課　樋山さま（左）　和泉さま（右）

業種	契約類型	ご利用プラン
配食サービス業	フランチャイズ契約書、雇用契約書、秘密保持契約書など	契約印＆実印プラン(電⼦署名&⾝元確認済み⾼度電⼦署名)

記事の要約

メイン事業のフランチャイズ契約のほか、採用などの契約にも電子印鑑GMOサインを利用
50ページにおよぶフランチャイズ契約書業務を効率化。契約がラクに
使い勝手がよく、導入２ヶ月で社内からアレンジした使い方の提案がくることも

―貴社の事業内容を教えてください。

主に高齢者向けの配食サービスを展開しています。当社が展開するブランドは、いくつかありますが、高齢者向け配食サービスの「まごころ弁当」と「配食のふれ愛」がメインです。これらはフランチャイズ加盟店との契約によって、お弁当を個人のお客さまに届けています。さらに、高齢者施設などに食材の販売やOEM先に向けて食材を製造しています。また、高齢者向け配食サービスのノウハウを活かし、お子さま向けの配食サービスやオフィス向けのお弁当販売も行っています。

―電子印鑑GMOサインをどのような業務で活用されていますか？

事業の方では加盟店とのフラインチャイズ契約書に利用しています。当社の売上のほとんどはフランチャイズ展開によるもので、現在、875店舗（2020年10月末現在）の加盟店があります。営業部が中心となり、契約業務の窓口を担当しています。さらに、仕入先には当社からレシピを提供して食事を作って貰っていますので、その際の秘密保持契約書にも利用しています。また、本社や工場、コールセンターを含む物流センターの採用関係の書類にも利用しています。採用関係は、雇用契約書や個人情報取扱同意書、雇用条件通知書など書類も多く、工場や物流センターは北関東にあるので、郵送などの手間がなく助かっています。こちらの窓口は管理部が担っています。当社でアカウントを保持しているのはだいたい20人くらい。2020年10月から電子印鑑GMOサインを導入してまだ２ヶ月ですが、全社に浸透し、月に100件くらいの文書を保管しています。

―電子契約を導入された経緯を教えてください。

もともと、リーガルテックの分野には興味があり、2年前（2018年）から電子印鑑GMOサインも知っていました。ただ、今ほど電子契約が浸透しておらず、弁護士の先生に相談しても法的証拠力に懐疑的だったことから、導入が見送られていました。しかし、新型コロナウイルスの影響で在宅ワークが始まったことから、当社の社長が全社に向けて「電子契約をスタートする」と号令をかけたことで導入することになりました。まずは、電子請求書からスタートし、その会社が運営する電子証明書も導入したのです。ところが使い勝手が悪く、別のサービスを探していたところ、フィットしたのが電子印鑑GMOサインでした。

―「電子印鑑GMOサイン」を選んだポイントを教えてください。

当社では、フランチャイズ展開がビジネスの軸になっています。新しいフランチャイズ加盟店さまのなかには、個人事業主でパソコンに不慣れな方も多いもの。そうした方でもスムーズに使っていただけることが第１条件でした。以前、使っていたものだと、アカウントの取得も難しく、営業が説明しても使いこなせない方もいらっしゃって相当苦労しました。なかには、「これなら紙の契約書の方がラク」と、こぼすスタッフもいました。その点、電子印鑑GMOサインであれば、届いたメールに対してクリックして承認すれば締結が完了します。相手先の使いやすさが選んだ決め手になりました。また、コストも大変リーズナブルなのもありがたいですね。ITセキュリティに対して安心感のあるGMOさんならではのブランド力もポイントでした。

―「電子印鑑GMOサイン」導入後の関係者の反応はいかがでしたか？

フランチャイズ加盟店さまはメール承認のみで締結ができるので、問題なく使っていただけます。窓口となる営業部のスタッフも操作方法の説明が必要なくなったので、契約業務が効率化されました。採用の契約書は、本社の管理部や工場、流通センターのスタッフが使っていますが、最初のGoogle Meetのやりとりで、質問もなく問題なく使いこなしています。先日も、工場の従業員から安全衛生委員会の議事録を電子印鑑GMOサインで利用したいと相談を受けました。導入から２ヶ月足らずですが、工場から新しい使い方の提案が上がってくるほど、使いこなしてくれているということ。それくらい使い勝手が良いですね。

―「電子印鑑GMOサイン」の導入によって、どのような課題の解決やメリットがありましたか？

フランチャイズ契約書は、50ページくらいあるので、印刷・製本・封入・郵送の手間も相当かかっていました。返送されたものを確認して問題があればやり直してもらったりするので、１週間以上かかることもあります。紙の時代は、契約が週末のうちに溜まっていると月曜日の作業負担も大きかったのですが、それがなくなったので、契約書に対して身構えなくなりました。また以前は、あらかじめ契約書を加盟店さまへ郵送しておき、営業スタッフとの開業打ち合わせの際に契約書についての確認作業を一緒にやっていました。電子印鑑GMOサインを導入してからは、開業打ち合わせの前に契約締結まで完了しているので、契約書の確認作業をしなくて済むようになりました。契約書の手間や時間、コストがかなり減りましたね。

―「電子印鑑GMOサイン」の機能で気に入っている部分を教えてください。

アカウントがサクッと作れて便利ですね。当社は部署異動もあるので、そうしたときもすぐに対応できます。三者間契約がスムーズにできるのもいいですね。以前のシステムだとAさんBさんと契約した場合、それぞれに送らなければいけなかったのが、まとめて一度に送れます。契約者だけに署名いただきたいものと、契約者と保証人が一緒に署名いただきたいものがあるときにも１回の設定でできたのがとてもやりやすくて良かったですね。管理者目線でいうと、「操作ログ管理」はいつどの文書にどんな処理をしたかが見えるので便利です。

―「電子印鑑GMOサイン」のさらなる活用の予定と貴社の事業の展望を教えてください。

世の中的に電子契約の波及が進めば、取引先の理解も得られるので、当社の活用がもっと進むと期待しています。当社の展望としては、フランチャイズがメインの事業なので加盟店をさらに増やしていきたいと考えています。現在、875店舗（2020年10月末現在）ありますが、今後、10〜15年で1500店舗くらいまで増やすのが目標です。5年後には団塊世代が後期高齢者になるので、私どもの事業が必要とされるニーズも高くなるはずです。そこまでにフランチャイズ契約を増やして社会全体のインフラになることを目指していきたいと思います。