メールを使わないけれど、SMSなら操作できる！清掃スタッフとの雇用契約を100%電子化

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事例紹介
メールを使わないけれど、SMSなら操作できる！清掃スタッフとの雇用契約を100%電子化

メールを使わないけれど、SMSなら操作できる！
清掃スタッフとの雇用契約を100%電子化

株式会社サン・クリーンサービス

昭和60年創業の株式会社サン・クリーンサービスは大阪に本社を構え、関西や関東、東海、北陸を中心に法人向けの清掃サービスを展開しています。現場で清掃を担当するアルバイトやパートスタッフを多く抱えていますが、彼らとの雇用契約書のほか、個人事業主との業務委託契約書の電子化に着手し、すでに100%達成していると言います。2019年に導入を本格検討してから、迅速に電子化できた要因について聞きました。

取材協力株式会社サン・クリーンサービス代表取締役金山俊則さま

業種	契約類型	ご利用プラン
清掃業	雇用契約書、業務委託契約書	契約印＆実印プラン

記事の要約

清掃スタッフとの業務委託契約が3ヶ月更新で契約業務が大きな負担だった
メールを使わない年配のスタッフでもSMSなら操作できる
付随する書類も電子印鑑GMOサインに保存することで検索が飛躍的に便利に

―貴社の事業内容を教えてください。

弊社は法人向けの清掃事業を展開しています。提供しているサービスは主に二つにあります。アミューズメント施設や商業施設、病院、大学などの「日常清掃」、そして日常清掃では落としきれない汚れを一気に除去する「定期清掃」です。日常清掃では地域の方々を採用しながら、営業形態や施設に応じた清掃を提案していますが、定期清掃ではさまざまな洗浄機械を使いながら、技術の優れたスタッフが質の高い洗浄サービスを提供しています。とくに一度施工を行うと長期間にわたって定期メンテナンスが不要になる「ファインコートメンテナンスシステム」は低コストで環境にも優しい画期的な技術として、ご好評いただいています。

―電子印鑑GMOサインを導入されることになった、きっかけを教えてください。

弊社では、清掃を行うスタッフは、施設のある地域にお住まいの方を中心に雇用しています。その数は、個人事業主の方も含めると、800〜1000名になりますが、従来はすべて書面で雇用契約書や業務委託契約書を結んでいました。業務委託契約書は3ヶ月を契約期間にし、その都度、更新するという契約にしていました。そのため、毎月200件近い契約作業が発生していた計算になります。契約書を印刷、押印し、送付する。そして、押印済みの契約書を回収するといった一連の作業はルーティーンとはいえ、大きな負担になっていました。そこで、2019年ごろから契約書の電子化を検討しはじめた。契約締結の作業は2名の担当者が行なっていましたが、進捗の管理もスプレッドシートを使ったアナログ作業だったため、手いっぱいな状態。電子化すれば、工程が減り、業務負担が軽くなるのではないかという思いがありました。

―GMOサインに決めた理由についてはいかがでしょうか？

電子契約を導入すれば、書類の郵送や押印の手間が大幅に軽減されること、印紙代が節約できるといったメリットがあることは理解していました。ただ一方で、人事手続きの一部をアウトソーシングしていたり、弊社が契約している清掃スタッフの多くが年配の方々だったこともあり、業務フローを大幅に変えることへの不安もありました。事前に清掃スタッフにアンケート調査を行なったのですが、メールアドレスを使用していない、そもそも持っていないという声が大半で、メールを活用した電子契約の締結が難しいことがわかりました。そんな折に、電子印鑑GMOサインならSMSで契約の締結ができると知り、迷わず採用することになりました。
また、新しいツールやサービスを導入する際には「No.1のベンダーを使う」というポリシーが弊社にはあり、とくにサポートが充実している企業を選びたいと思っていました。その点、電子印鑑GMOサインに問い合わせると、些細なことでも誠実に回答してくれたので、好印象でした。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで業務はどう変わりましたか？

GMOサインを導入するにあたって、契約期間を3ヶ月にしていた業務委託契約書を変更し、自動更新にしました。そのため、一度、電子契約を締結すれば、変更点がない限り更新となり、毎月200件近く行なっていた契約業務が大幅に減りました。また、書面での契約で行う契約書の印刷、製本、押印や郵送といった作業と比べて、電子契約は署名や送信も簡単で、スピーディに締結できます。いまでは雇用契約書と業務委託契約書の100%が電子契約です。業務がスリムになった分、他の仕事に力を注げるようになりました。
電子化のメリットは、書類の管理という面でも恩恵がありました。以前は契約書や発注書といった書類がさまざまな場所に、バラバラに保管されていました。それが書類は電子印鑑GMOサインに集約させるというルールができ、ファイル名を統一させることで検索しやすくなりました。電子印鑑GMOサインで雇用契約書を締結したら、振込口座の申請書や扶養控除申告書など、その人にまつわるファイルをまとめて保管するなど、さまざまな業務の効率化につながっています。紙での契約が主流だった時代には実現できなかったことです。

―100%の電子化は、どのように実現したのですか？

規模の小さな会社ですし、トップがやるといったらやれる雰囲気があるのですが、相手方にも更新作業や印紙が不要になるというメリットを丁寧に伝えていきました。また、電子契約を締結する様子をZoomで録画して、共有することで、マネをすれば誰でも操作できるようマニュアルに落とし込んでいったことも利用を促したと思っています。こうしたマニュアル作りの際にも、電子印鑑GMOサインの担当者にサポートして頂いたので、大きな苦労はありませんでした。

―さらなる電子印鑑GMOサインの活用をお聞かせください。

弊社が主体となって契約する雇用契約書と業務委託契約書はすべて電子化していますが、それ以外の契約については先方の都合に左右されるのが、現状です。業界や会社の規模によっては根強く紙の文化が残っているところもあり、電子契約が当たり前の世の中になってくれることを願っています。また、顧客管理システムや会計ソフトなど、他のビジネスツールも業務で使用しています。そのため、作業中に複数のツールを切り替える必要があったり、重複して保管されている情報もあります。将来的にはこれらのツールと、電子印鑑GMOサインをスムーズに連携させたいと思っています。データがシームレスにつながれば、作業をする担当者ももっと使いやすくなると期待しています。