約2000人分の契約書作成から押印までをワンストップ。2～3週間かかった締結が1日で完了！

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事例紹介
約2000人分の契約書作成から押印までをワンストップ。2～3週間かかった締結が1日で完了！

約2000人分の契約書作成から押印までをワンストップ。
2～3週間かかった締結が1日で完了！

株式会社ティップネス

ティップネスは、パーソナルメニューやフィットネスのバリエーションが豊富な総合フィットネスクラブ。充実したサービスがある一方、トレーナーの契約は複雑で、その業務負担は相当なものでした。今年、電子印鑑GMOサインを導入したことで、その作業・管理負担はどのように変化したのでしょうか？　人事開発部の星佐知子さんに話を聞きました。

取材協力株式会社ティップネス　人材開発部　星佐知子さま

業種	契約類型	ご利用プラン
フィットネス業	業務委託契約書	実印＆契約印プラン（電子署名＆電子サイン）

記事の要約

約2000人のインストラクターとの契約業務を一挙に電子化
約20パターンの複雑な契約の作成・締結・管理業務の工数が激減
契約の進捗もシステム上で確認。本部・店舗との情報共有も円滑化

―貴社の事業内容を教えてください。

『健康で快適な生活文化の提案と提供』を企業理念に、フィットネスクラブを経営しています。総合型のフィットネスクラブ「ティップネス」は、全国に62店舗を展開。ジムやヨガ、プールとさまざまなフィットネスを用意し、パーソナルトレーニングのメニューも豊富に揃えています。それに加え、2014年のスタート以来、急成長を遂げているのが、24時間ジムの「FASTGYM24」です。全国に96店舗を展開し、通勤前や残業後など空いた時間で利用できる、と好評を得ています。これらのノウハウを活かして、公共施設も15施設ほど、受託運営しています。

―「電子印鑑GMOサイン」をどのような業務に活用していますか？

「ティップネス」のパーソナルトレーナーやレッスンを担当するインストラクターのほとんどは、1年ごとに業務委託をお願いしての契約です。このときの契約書を電子印鑑GMOサインで作成し、管理しています。契約書は、新規契約時の「業務委託契約書」と、毎年の更新で内容変更となる「覚書」の2つがあります。1年の契約は、3月末までで4月更新です。少しずつ人数の変更はありますが、3月末までにだいたい2000人くらいと契約を交わします。その取りまとめをしているのが、私の所属する人材開発部。現在は、3人で電子印鑑GMOサインを管理しています。

―関係者の反応はいかがですか？

トレーナーやインストラクターへの契約書は、メールが携帯電話に送られるので、空いた時間に署名していただくことができます。封筒で返送する手間がなくなったとインストラクターの皆さんにも好評です。また、契約業務の半数は各店舗スタッフが窓口を担当していました。毎年、一人ひとりと面談した後に書面で記入・押印してもらっていましたが、その負担もかなり軽くなったと思います。私たちも、店舗への契約の進捗確認がずいぶんラクになりました。進捗確認は、全62店舗のうち、どの店舗であと何人契約が済んでいないかをチェックした上で、「どうなりましたか？」と問い合わせます。電子印鑑GMOサインでは、それが1つの画面で一覧になって見られるので、本当に便利。店舗スタッフも私たちもお互いにストレスがなくなりましたね。

―「電子印鑑GMOサイン」導入前の契約業務ではどのような課題がありましたか？

まず契約書を作成する作業がとても大変です。2,000人分の契約書を製本してから郵送と、とても手間がかかっていました。時期になると、毎日何百と返送されてきた契約書に対して、他部署がチェックし、管理部長に押印してもらわなければならず、その業務工数のボリュームは相当なものでした。また、契約書の管理にあたっては、倉庫会社に委託し、1年で段ボール数箱分が毎年追加されていきます。契約書を取り出したいときは、契約書を倉庫から取り寄せるために何番の箱のどこの書類をピックアップしてほしいと依頼していたので、管理にも手間と時間とお金がかかっていました。

―「電子印鑑GMOサイン」を知ったきっかけ、検討までのプロセスと導入を決めたポイントを教えてください。

2、3年前から電子契約を検討していて、当初は別のサービスで検討していましたが、残念ながら当社の契約フローにフィットしませんでした。というのが、一人ひとりのトレーナーごとに受け持つ講座内容が変わってくるため、契約形態が複雑で、契約書も一筋縄ではいきません。そこで、昨年の10月頃からGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社さんにご相談することにしました。担当者の方も、当初、契約書の種類の多さに驚かれたようですが、うまく整理して、電子印鑑GMOサインにのせるための帳票管理サービスまでご提案いただき、無事に3月の契約シーズンに間に合いました。GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社の担当者の方のサポート時の提案力が導入の決め手でした。

―「電子印鑑GMOサイン」の導入によって、業務はどのように変わりましたか？　効果を教えてください。

システム連携によって、約2000人分の契約書が一度に作成され、トレーナーの皆さんのパソコンや携帯電話に送信され、契約がワンストップで完了するようになりました。これまで契約締結まで、2～3週間かかっていたものが、早ければ1日で完了することに。毎年、契約時期は2～3時間の残業が当たり前でしたが、それがなくなりました。店舗スタッフや管理部長の負担も減りましたね。コスト面でも、文書作成の委託費や往復の郵送代、管理にかかる倉庫代や文書配送委託費がゼロになったので、大幅な削減が可能になりました。

―「電子印鑑GMOサイン」のさらなる活用の予定はありますか？

24時間ジム「FASTGYM24」の採用に関する雇用契約書や、店舗の保守契約、メンテナンス業務の契約書にも活用しようとしています。FASTGYM24は、本社でアルバイト採用業務を行っていますが、時間や人の流動といった面で契約は複雑です。でも、電子印鑑GMOサインならトレーナーの契約実績があるので、アレンジができると思います。また、面接に足を運んでもらった後、場合によっては契約のために遠方から再度足を運んでもらうこともありましたが、電子契約ならそれも必要ありません。人事や店舗の契約をスムーズに行うのにも、電子印鑑GMOサインは活躍してくれると期待しています。

―御社事業の今後の展望を教えてください。

フィットネス業界の今後の伸び代は、間違いなく24時間ジムです。当社でも、FASTGYM24が急成長しており、ティップネスとの2本柱に成長しています。そのカギを握るのは、いかに店舗契約をスムーズにするか、アルバイトを含めた人事契約をスピーディーにするかです。サービスの充実度よりも、スピード感やコスト意識が重視されるサービスなので、今後も電子契約の導入は欠かせません。世の中の求めるフィットネスを追求する為に、24時間ジムの拡大に注力したいと思います。