紙の契約署名で課題だった業務効率を改善-導入後も営業担当者のフォローがあり安心-

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事例紹介
紙の契約署名で課題だった業務効率を改善-導入後も営業担当者のフォローがあり安心-

紙の契約署名で課題だった業務効率を改善
-導入後も営業担当者のフォローがあり安心-

東邦電気産業株式会社

工場や大学など大型施設に対して、建築設備工事の企画や提案、設計、施工を行う東邦電気産業株式会社。今回、事例インタビューをさせていただいた中で、電子化における業務の工数削減・手間がなくなるといった改善内容をお伺いしたほか、GMOサイン営業担当者のサポート・導入後のフォローに関するご意見もいただきました。

取材協力事業支援グループ購買課課長御田殉矢さま

業種	契約類型	ご利用プラン
不動産・建設	注文書・注文請書・基本取引契約書　など	契約印＆実印プラン

記事の要約

大量の部数になる基本契約書の取り交わしをきっかけに電子化を検討
GMOサインの導入で手間がなくなり、紙での契約業務であった課題を解決
営業担当者からの説明対応・フォローも継続運用の要因に

―貴社の事業内容・業務内容について教えてください。

電気エネルギー、きれいな水、快適な温度を安全かつクリーンに提供するための電気設備・衛生・給排水工事を企画や提案、設計、施工を行う会社です。
弊社はいわば、電気工事屋といった部類になりますが、年間1,300件ほどの注文書があり、それを郵送で送る作業のほか、納期管理・品質管理などもあります。事務作業としては、注文書を発行することが一番多いです。その注文内容は、工事に必要な資機材、協力会社への労務発注などがあります。

―現在、どのような契約書類でGMOサインをご利用いただいていますか？

注文書と注文請書について、工事会社や仕入会社などの協力会社を対象にGMOサインを使っています。注文書と注文請書の電子化は、ほぼ100%協力会社より承諾をいただいています。
また、新しく取引が始まった協力会社と取り交わす、基本取引契約書も4月より電子化がスタートしました。基本取引契約書は、30ページほどの内容となります。

―電子印鑑GMOサインを導入されることになった、きっかけを教えてください。

当初、基本契約書を電子化にしたかった経緯がありました。民法改訂に伴い、既存の協力会社と基本契約書の取り交わしをやり直すことになったのですが、数百社との取り交しは工数が掛かるために、電子化への検討をはじめました。
当時、GMOサインではなく、別の電子契約サービスで検討をしていたのですが、実印タイプ（当事者型電子署名）がなかったことや検討時間が少なかったことにより導入には及ばず、従来通りに紙で製本をして、数百部の基本契約書を作成しました。
その後、あらためて電子契約サービスについて一通り調べてみたところGMOサインを見つけました。GMOサインでは、実印タイプと契約印タイプの2種類に対応しており値段的な面でも他の電子契約サービスとさほど変わらないことから、GMOサインを使って注文書の電子化の検討を始めました。

―電子契約を実際に導入するにあたり、不安に感じた点もありましたか？

別の電子契約サービス2社とも、オンラインで電子契約のやり方など聞いたのですが、GMOサインの営業担当者からの説明が一番わかりやすかったです。協力会社への電子契約移行の案内文検討や、運用開始後のフォローなども引き続き営業担当者より対応していただいたこともあり、不安はなかったです。

GMOサインの送信操作についても、問題はなく、協力会社側での署名対応も、使い方についての問い合わせはわずかでした。
質問の中には、GMOサインの利用で費用がかかるのかの確認、書面の印刷に関するご質問などがありました。
また、使い方のマニュアル資料も、営業担当者より事前に作ってもらいましたので、非常に助かりました。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで業務はどう変わりましたか？

契約作業の手間がかからないようになりました。今まで契約書面を作ってから協力会社に届くまで3～4日ほどかかっていましたが、GMOサインだと即日届くという点が大きなメリットとなりました。
また、GMOサインを導入する際に稟議書を作成しましたが、電子化により費用がどれだけ安くなるのかというのを算出したところ、年間で約50万円のコストダウンが見込まれました。
費用削減の中には紙代なども入りますが、契約書作成・送付でかかる時間の削減がより大きいと思います。協力会社によっては注文書をすぐ欲しいといった要望もあり、紙で運用していた時は書面をPDFデータにして都度メールで送るといった手間もなくなりました。

―契約業務を紙から電子に移行したことで、ほかにも何か改善されたことはありますでしょうか。

注文書と注文請書を紙で送る場合、注文請書は自社へ返送されますが、顧客の要望により注文請書も欲しいといったケースがありました。その際、社内で保管している紙の注文請書を探すのに時間がかかり大変でしたが、電子化によってGMOサインのフォルダ内ですぐに書面を確認できるようになりました。

また、郵送で送った注文書が届いていないとの問い合わせが、協力会社から月に数回あり都度、郵便追跡番号を確認し、問合せをする工数がかかりました。
GMOサインに切り替えしたことで、送った書面が届かないことや、書面自体の紛失も当然なくなりました。何社送って、何社から回答が来ているのかをトップ画面で確認できて、フォローがしやすくなり非常に助かっています。

―GMOサインに関する機能面などのご要望がありましたら、お教えいただけますでしょうか。

文書管理の画面から送信日、承認日を一覧で確認したいといった要望があります。
各書面の送信日について、文書プレビューから一つずつ確認する手間が改善できれば便利です。未署名の注文書について1週間に1回の頻度でまとめてチェックしているのですが、署名完了していない過去の書面について、毎回プレビューを押して送信した日付を確認するのが大変です。
また、共通のアドレス帳登録があると便利です。現在、GMOサインに登録しているユーザー（社内担当者）は15人ほどいますが、アドレス帳の更新は個別になるため、仮にメールアドレスの変更が取引先からあった場合、全ユーザーのアドレス帳を更新する手間が発生します。そのため、アドレス帳の更新管理は1人に集約して対応しているのですが、メールアドレスの更新頻度が多いため、各ユーザーで共通して反映・確認できるアドレス帳があると、担当者1人の作業負担が減るかと思います。

―GMOサインに関する今後のご利用や展望など、最後にお聞かせいただけますでしょうか。

今回導入する事で本当に作業が楽になり、発注処理がめんどうくさいと思わなくなり、費用的にも抑える事ができて助かっています。
GMOサインを導入後は、あまりフォローしてくれないと思っていましたが、導入後もこちらからの細かい問合せに対して、営業担当者から敏速な対応があったので、非常に助かり信頼がある会社だと思いました。

こういった経緯もあり、ぜひ弊社の大切な協力会社にもGMOサインを勧めたいと考えています。
協力会社への負担（印紙代・郵送費・事務工数等）を減らすことも、今回導入した理由でもありますので、同様に協力会社へも同じ思いをしていただけたらと考えています。