不動産契約の電子化で効率化を実現！遠方顧客への対応、書類返送率アップの効果を実感。

電子契約なら電子印鑑GMOサインTOP
事例紹介
不動産契約の電子化で効率化を実現！遠方顧客への対応、書類返送率アップの効果を実感。

不動産契約の電子化で効率化を実現！
遠方顧客への対応、書類返送率アップの効果を実感。

株式会社日本財託管理サービス

仲介会社様向けの賃貸情報やマンション・財託管理をおこなう株式会社日本財託管理サービスでは2022年9月にGMOサイン（いえらぶサイン）を導入。月500件の契約更新を電子化し、紙の書類は20分の1になったといいます。そんな株式会社日本財託管理サービスが電子契約を導入した経緯や活用の現状について聞きました。

取材協力株式会社日本財託管理サービス　賃貸営業部　菅原さま　債権管理部　遠藤さま

業種	契約類型	ご利用プラン
不動産管理業	更新契約（賃貸）、賃貸借契約書、重要事項説明書など	不動産DXスタータープラン

記事の要約

月500件の契約更新において、事務作業を軽減
契約更新時、契約者の近況確認が可能に
新規契約では書類を20分の1まで削減、契約にかかる期間は半分以下に
1年以内に、新規契約の5割を電子化したい

インタビューの様子

―電子契約サービスを導入しようと思ったきっかけを教えてください

契約更新において、電子契約を導入したのは2018年ごろです。前任の担当が電子契約はこれから流行ると判断して導入しました。ただ当時は、実務面がまったく追いついておらず、本格的に運用し始めたのは2022年になってからです。

―現在、電子印鑑GMOサイン（いえらぶサイン）をどのように活用していますか？

個人のお客様との更新に関する、契約書のやり取りをGMOサイン（いえらぶサイン）を用いて電子化しています。更新対象者のリストとGMOサイン（いえらぶサイン）をRPAで連動させることで、契約書送信業務の大部分が自動化されています。新規の契約では試験的に利用し始めた段階ですが、将来的にはこちらもRPAを用いて自動化させたいと考えています。

インタビューの様子

―電子印鑑GMOサイン（いえらぶサイン）を導入したことでどのような効果がありましたか？

紙ベースの契約から電子契約への切り替えにより、事務作業が大幅に削減されました。以前は、書類が戻ってくるたびに印鑑を押して再送する必要がありましたが、その手間が今では全くありません。

現在、契約更新時に電子契約を提案すると、約70％の方が電子契約を利用してくれています。例えば、2023年9月では、700件のうち500件が電子契約で行われました。これは月に500件分の事務作業が削減されたことを意味し、その効果は大きいと感じています。

さらに、返送率の向上も実感しており、催促作業も減らすことができました。入居者にとって紙の書類を返送するのは確かに手間です。そのため、返送してくれない方への催促作業もかなりの工数をかけて行っていました。

しかし、電子契約を開始してからは、私たちが何もしなくても期限までに手続きをしてくれる方が、20％増えました。9月では500件あったため、100件分の催促作業を無くすことができました。

また、契約書は全てSMSを使って送信しています。電話番号は入居時に取得をしていますしメールで送るよりも到達率が高いですからね。SMSで送信できる点が返送率にも影響していると思いますし、大きなメリットだと感じています。

―数ある電子契約サービスの中から、電子印鑑GMOサイン（いえらぶサイン）を選んだ理由を教えてください。

新規契約の電子化を進めるために、以前のサービスでは制約があったため、違う方法を探していました。2022年の1月に電子帳簿保存法が改訂され、それが新規契約の電子化を進めるきっかけとなりました。ただし、以前利用していたサービスの仕様上、新規契約の電子化は難しく感じていました。そこで、いくつかの電子契約を提供している会社から情報を得た末、最終的に内見予約・申込み・契約を全て連携できるGMOサイン（いえらぶサイン）を選択することにしました。また、SMSで送付できる機能を有している点もGMOサイン（いえらぶサイン）の決め手となりました。

―賃貸借契約書（新規契約）の電子化はどれくらい進んでいますか？

新規契約についてはまだ試験的な段階で、その数は十数件にとどまっています。

その中で、電子契約を利用した場合は、紙の書類を1/20まで減らすことができました。紙での契約の際には、賃貸契約の貸主・借主の控え、紛争防止条例、家賃管理会社の書類など合わせて約20枚の書類を印刷していました。署名が必要な書類だけでも約10枚程あります。電子契約にすることで、紙の書類は1～2枚で済むため、印刷枚数は大幅に削減できています。

さらに、契約業務に必要な期間も半分以下になりました。新規契約では署名箇所が多く、漏れが発生しやすいです。漏れがあると再送する手間がかかり、すぐに返送してもらえないこともあるため、業務が滞りがちでした。しかし、電子契約では記入がないと次に進めないため、記入漏れは防げます。紙での契約だと、書類の回収に平均15～16日かかっていましたが、電子契約なら7日以内に完了します。半分以下の時間の短縮はとても助かっています。

―電子印鑑GMOサインを今後、どのように活用していく計画ですか？

今後1年以内に新規契約の50％を電子化することを目指しています。私たち日本財託管理サービスでは、上半期だけでも約6,500件の契約を結んでおり、50％の電子化を実現すれば、業務負担は大幅に軽減されるでしょう。ただし、これには仲介会社様の理解と協力が必要なため、定期的なコミュニケーションや丁寧な対応を心がけていきます。

契約更新について、個人向けの契約更新に関しては、すでにかなりの電子化を達成していますが、法人契約の電子化も進めたいと考えています。今後は、法人向け契約も同様に電子化する為、手段を探りながら、電子化率の向上を目指していきたいです。

最後に、電子契約では遠方のお客様とも安全に契約締結が可能となる点で、未来を感じています。例えば、息子さんが入居者であるが、契約者が遠方にいるご両親となるケースで、電子契約の利用を希望され電子締結を行ったという事例がありました。従来であればご両親にも店舗来店いただく必要がありましたが、電子契約であれば不要となります。このように不可能を可能にする未来を実感しており、今後も契約書の電子化に取り組んでいきたいと思っています。