「楽楽販売」と電子印鑑GMOサインのAPI連携で
実現したミスなくスピーディな契約の締結

沖縄綜合警備保障株式会社
沖縄綜合警備保障株式会社

1968年に沖縄の｢安全・安心｣を担う警備会社として誕生した沖縄綜合警備保障株式会社。現在はALSOKグループの一員として、法人向け・個人向けの警備業務を中心に事業を展開しています。2021年には業務改善を目的に、基幹システムの刷新に着手。株式会社ラクスのクラウド型販売管理システム「楽楽販売」と電子印鑑GMOサインをAPI連携させたシステムの構築に行き着いたと言います。その経緯について聞きました。

取材協力沖縄綜合警備保障株式会社　取締役　ITシステム戦略担当　高冨正雄さま

業種 契約類型 ご利用プラン
サービス業 警備請負契約書、発注書など 契約印＆実印プラン

記事の要約

  • 目標は古いシステムを一新し、業務の適正化・効率化を実現すること
  • 顧客データの入力から契約締結までをできるだけ自動化したい
  • 「楽楽販売」と電子印鑑GMOサインのAPI連携で解決
  • 日常業務が、ミスなくスピーディになることの大きな価値
インタビューの様子

―貴社の事業内容を教えてください。

ALSOKグループの一員として、ALSOKグループの全国ネットワークや沖縄県内のネットワークを生かしながら、県内の法人や個人に向けた警備業務を提供しています。警報機器を設置して、異常事態を検知すると警備員が出動する「機械警備」、現金や貴重品を輸送する「警備輸送」のほか、「空港警備」や、契約先の施設に警備員を配置して、出入管理や巡回・監視などを行う「常駐警備」など、さまざまなシーンで社会の安全を守るサービスを提供しています。
また、個人向けにも、「HOME ALSOK」や「みまもりサポート」という形で、24時間365日、皆様の安全をサポートしています。

―電子契約サービスを導入しようと思ったきっかけを教えてください。

現在、株式会社ラクスのクラウド型販売管理システム「楽楽販売」と電子印鑑GMOサインをAPI連携させたシステムを構築していますが、当社は20年以上前に導入した古い基幹システムを使用して業務を行っており、そのため非効率な点が散見されていました。
たとえば、警備システムを使った機械警備を請け負うと、お客様と警備請負契約を締結すると同時に、セキュリティ装置を取り付けるために、工事発注書を作成して、工事会社に依頼をします。このとき警備請負契約書と工事発注書を別々に手作業で作成して発行する業務フローになっており、二度手間とミスの原因になっていました。基幹システムを刷新することで、業務の効率化・適正化をすることになったのですが、検討を進めていくうちに、電子契約サービスもシステムに組み込むことで更なる業務効率化を達成する、という方針になりました。

―なぜ「楽楽販売」を導入したのですか？

業務におけるミスや手間を最小限にするためには、自動化できるところはすべて自動化することが肝心だと思っていました。人の手に頼ることからミスやいい加減な管理が発生してしまいます。その点、楽楽販売はルーチンワークの自動化機能に特徴があり、その設定も細かく条件付けすることができます。それらを活用して、基幹システム側で必要な情報がすべて入力されなければ、契約を登録することができないという仕様にしています。このような業務要件をノンプラミング、ユーザーレベルで自社仕様にカスタマイズできる自由度の高さも、「楽楽販売」の魅力です。「楽楽販売」を導入したことによって、役割分担と業務の流れが明確になりました。一度、「楽楽販売」に営業担当者が契約データを登録すれば、後続の技術、運用担当者は改めて顧客データを入力する必要もありませんし、自分宛のメールを順番に処理していけば、業務が遂行される仕組みになっています。契約登録～契約締結～業務実施～請求～売上計上処理が同じ環境で管理できるようになり、請求書も「楽楽明細」により電子化しています。同時に各案件がどこまで進んでいるのか進捗もわかるように改善されました。

インタビューの様子

―API連携するサービスとして「電子印鑑GMOサイン」を選んだ理由は何ですか？

数社の電子契約サービスを比較検討しましたが、われわれが実装したい機能に対して、真摯に向き合っていただき、適切なアドバイスをいただけたことが重要な選定理由になりました。私たちは電子印鑑GMOサインにログインすることなく、楽楽販売上で契約書の発行や締結確認ができる仕組みを構築したいと考えていました。基幹システムと電子契約サービスに別々にデータを登録することは、手間とミスを発生させるからです。そのためのAPI連携方法を電子印鑑GMOサインに提案していただき、とても助かりました。想定していたとおりの機能が実現でき、大変満足しています。

―現在、どの程度、電子印鑑GMOサインを活用していますか？

法人のお客様と結ぶ警備請負契約書や、工事発注先向けの発注書、あるいはイベント警備など、大規模な案件の際などに外部委託をすることがあるのですが、そのときに使用する業務委託先向けの発注書などで電子印鑑GMOサインを活用しています。これらの書類が月におよそ150件あるのですが、そのうち7割が電子化される見通しになっています。

―電子印鑑GMOサインを導入して特によかったと感じている点があれば、教えてください。

まずは一契約あたりのコストが、他社と比べて安い点が魅力です。また、楽楽販売で作成した契約書は自動的に送信される仕組みにしたことで、取引があるのに契約書が存在しないといった不適切な事態は発生しません。営業担当者が必要な情報を入力し、きちんと確認して承認すれば、契約の締結まで自動的に進めることができるようになったわけです。ミスもなく、スピードも早い。これは日常の業務を行う上で、非常に価値が高いものだと思っています。もちろん営業担当者にとっては、事前に取引先に説明すべき項目が増えます。ただ、慣れれば問題ではありませんし、日常業務で契約管理の意識を持つことができるというメリットがあります。営業活動のレベルが一段高くなるといっても良いのではないでしょうか？

―電子印鑑GMOサインの今後の運用目標を教えてください。

契約の7割は電子化される見込みで、どうしても相手方が電子化を受け入れてくれないケースもあるでしょう。しかし、今後の契約締結は電子契約が原則であり、営業担当者にも「電子契約で締結しても良いですか？」と尋ねるのではなく、先方から「紙で契約書を作成したい」と言われてはじめて、紙での契約を検討するよう指導しています。今回、楽楽販売と電子印鑑GMOサインをAPI連携させるシステムを構築することによって、さまざまなクラウドサービスのノウハウが蓄積できました。これを活かして、他の業務の効率化も検討していく予定です。

―お忙しいところ、ご協力ありがとうございました。

  • 感染症対策を実施の上、インタビューを行っております。
  • 掲載している内容、所属や役職は取材当時のものです。

会社名
沖縄綜合警備保障株式会社
本社
沖縄県宜野湾市大山7-11-10
設立
1968年12月
事業内容
セキュリティ事業、綜合管理・防災事業、介護事業
URL
https://www.alsok-oki.co.jp/

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