延長タイムスタンプ

保証期間満了となる電子文書の真正性を担保し続ける

「GMOサイン」では、かねてより電子契約の締結時にタイムスタンプを付与しています。「延長タイムスタンプ」は、締結時のタイムスタンプが期間満了を迎える電子文書に対し、新たなタイムスタンプを付与することで真正性と非改ざん性をさらに最低10年間 保証する機能です。

これにより、契約文書の電子化による印紙代削減・保管スペースのスモール化といったメリットを享受しながら、長期にわたり電子文書を安全に管理することが可能となります。

• TSA 証明書の有効期間は認証局の規定により最長 135 ヶ月であり、TSA 証明書は秘密鍵活性化期間である 15 ヶ月以内毎に再発行されるため、タイムスタンプの発行時期にもよりますが、タイムスタンプの有効期間は、失効がなかった場合概ね 10 年から11年です。

10年以上の保管が望ましいとされる文書

人事関係の書類

• 労働協約に関する書類
• 従業員の労務、人事、給与、社会保険関係の書類
• 表彰や懲戒に関する文書

経理関係の書類

• 決算に関する書類
• 株式増資に関する書類
• 中長期予算、年次予算に関する書類
• 固定資産に関する書類

総務・庶務関係の書類

• 定款、株主名簿、新株予約権原簿、端株原簿、社債原簿、株券喪失登録簿
• 訴訟関係書類、登記済証
• 官公署への提出文書
• 社規、社則、これらに関連する通達文書
• 効力の永続する契約に関わる書類

※記載の文書は一例であり、契約期間は企業・団体により異なります。