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2022年に電子帳簿保存法の改正が行われました。電子帳簿保存法とは、本来であれば紙の保存が義務の国税関係の書類を、電子化して保存するために定めた法律です。
電子帳簿保存法の改正は、書類を電子化するための要件が緩和されている特徴があります。
そのため、電子契約の導入を目指している企業にとっては追い風となっています。
また、電子帳簿保存法では、電子契約の保管方法に関する理解も必要です。
なぜなら、電子帳簿保存法では電子データの保管方法の要件も定められているからです。
この記事では、電子契約の保管方法について、電子帳簿保存法の改正のポイントとあわせて解説します。
電子帳簿保存法まるわかりガイド
電子帳簿保存法について詳しく知りたい方におすすめ！
電子契約とは、電子文書に電子署名をして取り交わされる契約のことをいいます。
従来の紙での契約は、対面や郵送で契約を取り交わしたのち、主に事務所で保管をしていました。
一方、電子契約であれば、インターネット上のみで契約と保管が同時に行えます。
電子契約が紙と同じように扱える理由に、紙での契約と同等の法的効力を持って契約できることが挙げられます。たとえば、紙媒体での契約で使われるハンコも、電子契約では電子上のハンコの代わりとなる電子署名に置き換わっているのです。
2022年に行われた電子帳簿保存法改正では、あらゆる書類の電子化を後押しするような改正がされています。
電子帳簿保存法まるわかりガイド
電子帳簿保存法について詳しく知りたい方におすすめ！
電子契約では、電子データを電子帳簿保存法に従い適切に保管することが重要です。
なぜなら、保存要件を守らなくては電子データとしての正しい効力が発揮しないからです。
ここでは、電子契約の主な保管方法2つの解説をします。
電子的に作成や受け取りをした書面は、電子データとしてそのまま保管する方法があります。
電子的に作成や受け取りをした書面には、主に以下のようなケースが該当します。
つまり、紙以外の方法で取り扱った書面は電子データに該当します。電子データを原本として扱うため、プリントアウトして保存する必要はありません。
スキャナ保存とは、紙で作成や受領をした書類を、パソコンに電子データ形式として保管する方法を指します。
スキャナとは、紙の書類を読み込ませるとパソコンに電子データとして転送される機械です。電子契約におけるスキャナ保存には、スキャナだけでなく、スマートフォンやデジタルカメラで書類を撮影したデータもスキャナ保存に該当します。
電子契約で交わした書類の保存期限は7年間とされており、紙媒体の契約書と同じです。
保存場所は、書類の作成や受け取りがあった納税地と定められています。バックアップデータの保存については要件が定められていません。しかし、いざという 時にデータを取り出せない状況を防ぐためにもバックアップデータの保存は推奨されています。納税地にある電子媒体からアクセスできれば、クラウドサービスや、海外サーバーにデータを保存しても問題ありません。
本来紙で保存するべき書類を電子データで保存できる要件を定めた電子帳簿保存法が、2022年に改正されました。
改正されたいくつかの項目は、どれも電子データの保存をより簡略化できる内容になっているため、改正前に比べ電子データの取り扱いが容易になっています。
ここでは電子帳簿保存法の改正で変わった保管方法の主なポイントを解説していきます。
タイムスタンプとは、電子化された書面がその時刻に存在していることを証明する技術です。
タイムスタンプで記録した情報をもとにし、書類の改ざんがないかも都度確認ができます。
電子帳簿保存法の改正で、スキャナ保存時に活用するタイムスタンプの付与期間の緩和がされました。改正前は3日以内でしたが、改正後は約2ヶ月以内に変更になっています。
また、タイムスタンプの必要性についても緩和がされています。改正前は義務付けられていたスキャナ保存時のタイムスタンプ付与が、改正後は必須ではなくなりました。なぜなら、タイムスタンプの代わりに、訂正・削除の履歴が残るシステムで保管をしても要件を満たせる緩和がされたからです。
つまり、タイムスタンプ要件の緩和により保管方法にも広がりが出た結果、企業の電子化がより進めやすくなっているのです。
電子帳簿保存法では、保管データを検索できる仕組みを整える検索要件が定められています。
改正前は、書類の種類に応じたさまざまな条件で検索ができるようにしておく必要がありました。しかし、改正後は検索項目の条件が緩和され「日付」、「金額」、「取引先」 の項目さえあれば検索要件を満たせるようになっています。
ほかに、検索時に組み合わせ検索や範囲指定検索ができることも検索要件ですが、条件付きで不要になる緩和がされています。条件とは、税務職員から保管データのダウンロードを求められた時に応じられる状態であることです。
検索要件の緩和で、検索のためだけに複雑なシステムを導入する必要がなくなりました。
従来の電子帳簿保存法には、電子データを保存する前に税務署長の許可を必要とする事前承認制度がありました。
2022年の改正で事前承認制度が廃止された結果、特別な手続きなく電子データ保存が可能になっています。
事前承認制度の廃止は電子化へのハードルが大きく下がる措置であり、国税庁も廃止の目的は企業の事務負担軽減と言及しています。
電子取引とは、取引をデータ上で行うことです。メールの添付データやWebでのダウンロードなど、電子で授受が行われる取引はすべて該当します。
今までは、電子取引で取り扱ったデータの保存は、紙でも電子でも問題ありませんでした。
しかし、現在は改正により電子取引のプリントアウト保存が禁止され、電子データのみでの保管が義務付けられています。
つまり、今まで電子取引データを紙で保存していた企業は、紙保存を廃止しすべてデータ保存となるよう対応をしなければなりません。データ保存の方法にもルールが定められており、詳しくは下記の電子契約の主な保存要件にて解説します。
電子帳簿保存法まるわかりガイド
電子帳簿保存法について詳しく知りたい方におすすめ！
電子帳簿保存法により保管義務のある書類は、電子契約をする際は要件に沿って保存をする必要があります。
とくに改正により紙での保存が禁止され、電子データのみで保管が義務付けられた電子取引では、要件を満たすことは必須です。
ここでは主な保存要件について順番に解説していきます。
見読性とは、電子化されたデータの確認がかんたんにできる状態を指します。
電子契約における見読性の確保とは、すぐ保存場所へアクセスし電子データの確認ができるように、パソコンやディスプレイを備え付けておくことです。
パソコンやディスプレイの台数や大きさについては要件が定められていません。とにかく必要な時にデータを見て読める状態を確保しておく必要があります。
電子契約の保存要件を満たすためには、保存データを見るために必要な機器のマニュアルの設置が必要です。パソコンやディスプレイなど、データの閲覧にかかわるものすべてにマニュアルを備え付けます。
マニュアルは、スムーズに閲覧できれば紙でもオンラインデータでも問題ありません。オンラインヘルプ機能から説明資料を出力する方法も許可されています。
スキャナは、紙の書類を読み取ってデータ化し、パソコンに取り込み保存ができる機械です。
電子帳簿保存法に該当する書類のスキャナ保存では、スキャナ自体のスペックに以下のような基準があります。
カラーの読み取りに関しては、注文書や検収書などの、直接資金に関わらない書類であれば白黒でも問題ありません。
機器の要件を満たすスキャナがない場合は、スマートフォンやデジタルカメラでも代用可能です。
電子帳簿保存法は、改正により電子契約の導入がしやすくなりました。電子契約で書類を保管すると、以下のようなメリットがあります。
また、書面でのやりとりを必要としない性質上テレワークの推進ができるところも電子契約の魅力です。
電子契約には以下のようなデメリットも存在します。
これまで紙で契約を 行ってきた企業であれば、電子契約の導入で混乱してしまう社員も出てくるかもしれません。
電子帳簿保存法の改正で、メールやダウンロードで取得した電子取引データは、すべて電子上での保存が義務付けられています。そのため、電子契約を導入せずとも、今後ほとんどの企業で電子保存への対策が必要になります。
電子帳簿保存法の改正では、電子契約のデータ保管方法に関してさまざまな緩和措置がありました。
電子契約データを正しく保管するために必要だった手間やコストが、改正により大幅に削減されています。
また、電子取引データの紙保管を禁止し、電子保管のみが義務付けられたのも今回の改正の特徴です。
電子保管の義務付けは、企業によっては業務フローを大幅に変更する必要が出てくるため、できるだけ余裕を持った対策が求められます。
電子契約サービスの電子印鑑GMOサインでは、電子帳簿保存法改正への対応をしながら電子契約導入が実現できます。
データ保管の要件は、システム内に電子データを保管するだけで充足が可能です。詳細な検索条件の設定が必要な検索要件も、システム内で使える検索機能だけで満たせます。電子帳簿保存法改正への対応をきっかけに、企業の電子契約導入を始めてみてはいかがでしょうか。
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