企業に電子印鑑の導入を検討している途中で、電子印鑑の有料と無料のサービスの違いがわからず立ち止まってしまった方はいませんか。

電子印鑑は、有料と無料で使えるビジネスシーンが大きく異なるため、どちらがよいのかは企業の判断に委ねられる傾向があります。

今回の記事では、電子印鑑の基礎知識から、有料・無料それぞれのメリットとデメリットも解説していきます。有料・無料どちらがよいかの判断ができる内容になっているため、ぜひ最後までお読みください。

電子印鑑の基礎知識

電子上の文書に対し印鑑を押せる電子印鑑の仕組みは、企業の電子化を検討するにあたって理解しておくべき基礎知識です。

ここでは電子印鑑の詳しい説明から、ほかの印鑑との違いやメリット・デメリットについても解説していきます。

電子印鑑とは？

電子印鑑とは、電子化された書類に対し押印できる印鑑のことです。電子印鑑があれば、従来の紙に印鑑を押す行為を、すべて電子上のみで完結させられます。つまり、紙で行っていたさまざまな事務作業が電子印鑑によって解決できるのです。

たとえば、普段はリモートワークにもかかわらず、押印のたびに出社をしている状況であれば電子印鑑の活躍が期待できます。なぜなら、電子印鑑があれば、自宅でインターネットを介して押印作業ができるため、出社の必要がなくなるからです。

電子印鑑と実印(電子署名）の違い

電子印鑑と実印は、同じ印鑑でありながら、法的効力の部分で大きく違いがあります。

実印とは、この印鑑は間違いなく本人の印鑑だと証明を受けた印鑑です。役所で印鑑登録と呼ばれる手続きを行い、印鑑証明を受けたものだけが実印として認められます。電子契約における実印が電子署名です。電子署名も電子上で本人性を担保させることで効力を発揮します。

電子印鑑は紙での契約でいう認印や三文判と同じです。電子錠で書類の内容を確認したときに簡易的に押されるものであり、社外との契約や発注書で使用する実印(電子署名)とは責任の大きさが異なります。

電子印鑑を導入するメリット

紙媒体における認印や三文判の働きをする電子印鑑は、いつどこにいても認印や三文判を押せるイメージを持つと導入メリットが見えてきます。

メリットの1つはコスト削減です。印鑑を押すためだけに印刷をしていた紙代、インク代が無くなります。離れた支社に書類を送る郵送代金もカットできます。

また、電子印鑑はペーパーレス化の足がかりにできるのも大きなメリットです。電子印鑑の仕組みを整えれば、あらゆる社内文書が電子上で保管できます。

ほかにも、押印業務がどこにいてもできるようになり、業務効率化につながるメリットも考えられます。会社に行かずとも押印ができる電子印鑑は、テレワークを推進している企業には特に実用的です。

電子印鑑を導入するデメリット

電子印鑑の導入で考えられるデメリットは、電子印鑑の不正利用です。電子印鑑自体には、誰がいつ押印をしたのかを証明する能力がありません。そのため、第三者のなりすましや改ざんの発生が考えられます。

不正利用を回避するためには、電子上の書類に、本人の電子印鑑だと証拠づける電子署名の利用が有効です。

実印の代わりになる電子署名を活用すれば、紙媒体で行っていた多くの書類を電子化できるようになります。

【無料or有料】電子印鑑作成ソフトの主な違い

電子印鑑の作成時に活用するのが、電子印鑑作成ソフトです。電子印鑑作成ソフトには無料と有料のものがあり、機能やセキュリティ、活用シーンに大きな違いが出てきます。

ここでは印鑑作成ソフトを無料と有料それぞれ比較しながら違いを解説していきます。

料金

有料の電子印鑑作成ソフトには、月額料金が発生するクラウドタイプと買い切りタイプの2種類があります。

クラウドタイプは、電子印鑑の作成だけでなく、クラウド上で利用できる電子契約システムを同時に提供しています。企業の電子契約を進めていきたい場合に利用を検討してください。

買い切りタイプは、クラウドを利用せず電子印鑑サービスのみを使用するため、月額料金はかかりません。データ改ざん検知ができるセキュリティレベルが高いものと、認印と同じ効力を持つ印鑑のみを作れるもので値段に差があります。

作成できる電子印鑑の種類

無料と有料では、作成できる電子印鑑に違いがあります。そもそも電子印鑑には種類が2つあります。

1つは、印影を画像としてデータ化した印鑑です。印影とは印鑑を紙に押したときに、紙に残る跡のことです。主に押印をはじめとした社内文書で活用できます。

もう1つは、識別情報まで組み込まれた印影を残す印鑑です。識別情報とは、この印鑑はたしかに本人がこの時間に押したと証拠づけられる情報です。識別情報がある印鑑は、実印と同等の効力を持つため、社内外の多くの書類に対して使用できます。

無料の電子印鑑作成ソフトでは画像データとしての印鑑しか作成できません。しかし、有料の電子印鑑作成ソフトであれば、識別情報を付与した電子印鑑の作成が可能です。

セキュリティ機能

無料の電子印鑑作成ソフトは、セキュリティ機能に不安が残ります。ソフトで印影を作るときは、ソフトが用意したテンプレートを組み合わせて作成することがほとんどです。そのため、同じ印影が電子上に多く存在していることになります。

一方で有料の電子印鑑作成ソフトでは、セキュリティへの担保がされている電子印鑑を作成できます。

かんたんに説明すると、有料の電子印鑑であれば、誰がいつこの印鑑を押したのかがわかるようになっているのです。電子印鑑作成ソフト利用の際には、セキュリティ機能の違いを理解したうえで有料か無料かを選ぶ必要があります。

活用シーン

電子印鑑作成ソフトは、無料と有料で活用するべきシーンが異なります。

無料の電子印鑑作成ソフトは、主に社内向け文書を電子化したいときに重宝します。無料で作る電子印鑑には法的効力が付与されていないため、確認の意味で押す印鑑として使うのに適しているのです。

たとえば、離れた事業所の社員に押印を求めたいときでも、電子印鑑があれば電子上ですぐに押印をもらえます。

有料の電子印鑑作成ソフトであれば、ビジネスで取り交わすさまざまな重要書類に対応できる印鑑が作れます。なぜなら、実印に相当する契約を電子で交わすときに必要な、タイムスタンプを電子印鑑に付与できるからです。

タイムスタンプとは、印鑑が本人であることと、改ざんがされていないことを証拠付ける技術のことを指します。有料の電子印鑑作成ソフトであれば、タイムスタンプを付与した電子印鑑を活用し、あらゆるビジネスシーンの電子契約に対応できます。

有料の電子印鑑のメリット・デメリット

有料の電子印鑑は、電子契約を本格的に進めたい企業が選ぶべき電子印鑑です。

電子印鑑ならではのメリット・デメリットについて解説していきます。

メリット

有料の電子印鑑は使用の幅が広いことがメリットです。有料の電子印鑑のなかには、電子印鑑に実印と同じような権限を付与できるものがあります。実印と同等の扱いができれば、多くの書類に電子印鑑を押せるため、企業の電子契約導入の推進を助けます。

ほかに、無料と比べ電子印鑑を作るときの自由度が高いことが挙げられます。印鑑の書体や大きさがある程度自由に選べるものが多いところが特徴です。フリーソフトだとテンプレートに当てはめたありきたりのものが多くなります。

デメリット

有料の電子印鑑は、決して安いものばかりではなく、導入コストを気にする必要があることがデメリットです。本来紙に印鑑を押せば無料で済むものを、電子印鑑の導入でコストをかけなければなりません。

しかし、導入後には紙代、インク代、書類の郵送代など、さまざまなコスト削減ができるため、導入コストに見合った効果も期待できます。

無料の電子印鑑のメリット・デメリット

無料の電子印鑑は、その名のとおり無料であるゆえにメリットとデメリットがいくつか存在します。

メリットとデメリットの感じ方は企業の課題によりさまざまなため、有料とも比較しながら参考にしてみてください。

メリット

無料電子印鑑のメリットは、なんといってもコストがかからないところです。とりあえず電子印鑑がどのようなものか試してみたい方に適しています。

また、目的によっては実用性があることもメリットとして挙げられます。無料の電子印鑑はセキュリティレベルが低いため、社外向け文書ではほとんど利用ができません。

しかし、社内の押印で使うのが理由であれば問題になるケースはほとんどなく、実用性は十分といえます。

デメリット

無料の電子印鑑だと、満足のいく電子印鑑が作れない可能性があります。無料だと有料のものに比べて作れる電子印鑑のデザインの幅が狭いため、社内に同じ苗字の人がいた場合、印鑑も同一のデザインになってしまいがちです。

しかし、もともと無料の電子印鑑は、認印のような使い方をするケースが多いため、電子印鑑のデザインの幅が狭いことは問題にならない場合もあります。

企業の目的を明確にして最適な電子印鑑サービスを選ぼう

有料と無料の電子印鑑は、法的拘束力の有無に違いがあり、ビジネスで使用できるシーンも異なります。もしどちらがよいかの判断ができなければ、企業がどのような目的で電子印鑑を使いたいのかを明確にしてみてください。企業の利用シーンを明確にすれば、無料で十分なのか、有料でないと意味がないのかの判断ができます。

紙での契約から電子契約に切り替えたい場合は、電子印鑑に法的拘束力を持たせられるサービスの利用は必須です。

電子印鑑はただの印影のため、そのまま電子契約には使えません。更に電子署名によって、誰が署名したかという情報を文書に埋め込むことが必要です。このことによって、はじめて法的拘束力が発生します。

電子印鑑GMOサインでは、電子印鑑の作成だけでなく、法的拘束力を持たせた契約の実現ができます。電子契約の推進をしたい企業に最適なサービスを提供しているためぜひ検討してみてください。