電子帳簿保存法とは、各種文書を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。
この記事では、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するメリットやデメリット、システムをいつまでに導入しなければならないのかといった点について解説しています。また、システムを選ぶ際のポイントも取り上げているため、これからシステムを導入しようとしている企業の担当者は、ぜひ参考にしてください。

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電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、帳簿や書類を電子データによって保存するためのルールなどを定めている法律のことです。
この法律によって、従来は紙によって保存しなければならなかった書類を電子データで保存できるようになりました。

電子帳簿保存法では、保存区分が以下の3つに分類されます。

• 電子帳簿等保存
• スキャナ保存
• 電子取引データ保存

電子帳簿等保存とは、会計ソフトなどを使って作成した帳簿などを電子データのままで保存することです。また、スキャナ保存とは、紙 で受領したデータなどをスキャンして画像データで保存することを指します 。そして、電子取引データ保存とは、電子的にやりとりした取引情報をデータとして保存することです。たとえば、請求書のやりとりを電子的に行った場合、電子取引に該当するため、データを保存しておかなければなりません。

電子帳簿保存法の法律自体は1998年に施行されており、これまでに何回か改正されています。そして、2022年1月にも法改正が行われ、電子取引に関するデータの保存が義務化されました。

電子帳簿保存法対応のシステム導入はいつまでに必要？

電子取引に関するデータの保存の義務化に伴い、企業は、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入が求められます。しかし、この点に関してはすぐに対応しなければならないというわけではなく2024年1月まで猶予が与えられています。そのため、この猶予期間にどのようなシステムがあるのか、どういったシステムが自社に適しているのか、検討しておくべきだといえます。

電子帳簿保存法対応のシステムを導入するメリット・デメリット

電子帳簿保存法に対応したシステムの導入には、メリット・デメリットの双方が存在します。ここではそれぞれの概要について解説します。メリット・デメリットを理解したうえで、自社にあったシステムを探してみてください。

メリット

システムの導入によるメリットは、法改正に対応できること以外にも以下のような点が挙げられます。

・コスト削減
・業務効率化
・セキュリティの強化

それぞれについて解説していきます。

コスト削減

従来のように紙の書類を保存する場合、整理や分類、収納を行う時間が必要となるため、どうしてもその作業に人員を割かなければなりませんでした。また、紙代や印刷代、郵送代などの各種コストも発生します。さらに法律上、書類は7年間保存しなければならないため、保存スペースの確保も必要です。
一方で、システムを導入すること によって、整理や分類を容易に行うことが可能です。また、 紙代や印刷代が発生せず、保存スペースの確保も必要なくなるため、結果的にコスト削減につなげることができます。

業務効率化

業務で使用する書類を電子化して保存することによって、社外からでも書類にアクセスできるようになります。そのため、仕事をするために必ずしも出社する必要がなくなるのです。これによって、たとえば、子供の体調が悪いため自宅で仕事をする、営業先から必要な書類を確認する など、効率よく働けるようになります。また、システム上で保存すれば、検索機能を使ってすぐに必要な書類を見つけられるため、書類探しに時間がかかるといった事態にも陥りにくくなります。システムの導入は、法改正への対応だけでなく、業務効率化やテレワークの導入推進にもつながります。

セキュリティの強化

紙で保存している場合、タクシーでの置き忘れによる紛失や書類を入れたカバンの盗難などさまざまなリスクが伴います。また、書類を保存している場所で火災が発生すると焼失してしまう恐れもあります。
電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、データをクラウド上に保存することとなるため、社外に持ち出す必要がなく紛失や盗難のリスクもありません。そのため、導入が結果的にセキュリティの強化につながります。

デメリット

メリットの一方で、デメリットも少なからず存在します。具体的なデメリットは以下の通りです。

・導入コストが発生
・バックアップの徹底

デメリットを把握したうえで、対策を検討し、自社に適したシステムを探してみてください。

導入コストが発生

導入によりコスト削減ができる点は、システム導入のメリットですが、導入時には一定のコストが発生します。具体的にはソフトウェアやシステムの初期費用やランニングコストなどです。そのため、一時的に費用負担が大きくなる可能性があります。予算をしっかりと確保したうえで、導入することが大切です。

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バックアップの徹底

システム上での書類の保存は、業務効率化につながりますが、システム障害が発生すると書類にアクセスできなくなるなど、トラブルが発生する可能性もあります。最悪の場合、データが復旧できず書類を失ってしまう可能性もゼロではありません。そのような事態を避けるためには、日頃からバックアップをこまめに行っておく必要があります。バックアップに手間がかかるほか、データ管理に関する知識を持った人材を確保しなければならないため、会社にとっては負担となります。

電子帳簿保存法対応のシステムを導入する流れ

ここでは、実際に電子帳簿保存法に対応しているシステムを導入する際の具体的に流れを紹介します。法改正へ対応するためにシステムの導入を検討しているが、何から手を付ければいいのかわからないといった企業の担当者はぜひ参考にしてください。

STEP1：課題・目的の明確化

法改正に対応することが前提にあるとはいっても、システムを導入する目的やシステムによって解決したい課題はそれぞれ異なります。そのためまずは、システムを導入する目的や課題を明確にすることが必要です。たとえば 、業務効率化を目指したい、コストをできるだけ抑えたい、法改正に対応するために最低限のシステムに抑えたいなど企業によってシステムに求めるものは異なります。そのため、それらの点を最初に洗い出しておくことで、後にシステムを選ぶ際の基準となります。

STEP2：電子化する書類のピックアップ

具体的にどのような書類を電子化するのか、決めておくこともシステム導入にあたっては必要不可欠です。書類の量や使用頻度などを踏まえつつ、ピックアップしてください。また、書類ごとに管理上の課題などがある場合は、あわせて明確にしておきましょう。

STEP3：業務フローの見直し・設計

システム導入後の業務フローの設計をすることも大切です。システムを導入することで少なからず従来の業務フローとは変化する部分が あるため、スムーズに新システムに移行するためにもフローを検討しておきましょう。この時、これまでのフローで課題があった箇所を明らかにしておくことで、フローをより良いものにすることができます。

STEP4：システムの比較検討・選定・導入

ここまで決まったら、実際にシステムを比較検討し、選定を行います。電子帳簿保存法にはシステムに関する要件が定められているため、法律の基準に則したシステムを選ぶことが前提となります。そのうえで、自社の目的や課題、保存する書類にあったものを選んでください。クラウド型かオンプレミス型か、既存の自社システムとの連携ができるかどうか、スマートフォンからもアクセスできるかどうかといった点も導入にあたっては大切なポイントです。

導入時に電子帳簿保存法対応のシステムを選ぶポイント

ここでは、システム選定のポイントについて解説します。電子帳簿保存法に対応したシステムは数多く存在し自社にあったものを選ぶためにも、ぜひ参考にしてください。

電子帳簿保存法による電子契約の保存要件を満たしているか

電子帳簿保存法では、保管義務のある書類は要件に沿って保存をする必要があります。特に「真実性の要件」「検索性の要件」が大切です。真実性や検索性の要件を満たしたサービスを利用しないと違法になってしまいます。仮に要件を満たしていなかった場合は、証憑書類として認められない可能性があるため、注意が必要です。

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管理画面は使いやすいか

システムによって管理画面の構成など使いやすさが異なります。そのため、実際に導入して、自社の社員が使いこなせそうかどうかという点も選定時のポイントとなります。たとえば、管理画面がシンプルで直感的に使える、見たい情報が集約されているようであれば使いやすいシステムです。

業務効率化につながりやすいか

ただ単に書類を保存するだけでなく、業務効率化につなげられるかどうかも選ぶ際には重要です。たとえば、システムによってはスキャンしたデータを高精度で読み取ってくれるため、データ入力の工数を減らせるものもあります。また、ファイル名で検索ができ、検索しやすいように、取引先や年月日が自動で入力されるようなシステムであれば、より工数削減につながります。

導入済みのシステムを活かすなら「署名エンジン」

ここでは、電子データを保存するシステムを導入済みの企業におすすめのシステムとして
署名エンジンを紹介します。

署名エンジンとは？

署名エンジンとは、書類の真正性を保障することができる署名システムのことです。財務諸表や医療データ、卒業証明書、指示書、さらには遺言書など、各種文書の信ぴょう性を担保した状態で電子化し、保存することができます。
この機能により、たとえば、請求書発行システムや雇用管理システム、施工管理システムなど、自社で提供しているサービスに信ぴょう性を持たせる機能を追加することができるため、自社サービスの付加価値を向上させられます。
電子印鑑GMOサインを提供するGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社は署名エンジンを提供しております。

署名エンジンでできること

署名エンジンは、自社システムに署名システムを組み込むことができるため、請求書や受発注書などをPDF形式で発行される文書に電子署名を施す機能を搭載し、文書の真正性を担保することもできます。そのほかにも、タイムスタンプのみを発行し、文書が改ざんされていないことを保証するといった使い方も可能です。

署名エンジンに興味のある方は、以下のページをご覧ください。

GMOサイン署名エンジンについて

電子帳簿保存法に応じたシステムの導入に向けた準備を

今回は、電子帳簿保存法の概要や法改正によって必要となるシステムのメリットやデメリットなどについて解説しました。
電子帳簿保存法に応じたシステムは、遅くとも2024年1月には導入しておく必要があります。様々なシステムがあるため、どれを選べばいいか迷ってしまうかもしれません。選ぶ際は、システムの使いやすさや業務効率につながるかどうかといった点をチェックし、自社に合うシステムを探してみてください。

また、自社のシステムに署名エンジンを組み込むという方法もあるので、興味のある方は是非検討してみてください。

GMOサイン署名エンジンについて