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国税関連の書類を紙ではなく電子データで保存することを義務付けた電子帳簿保存法ですが、2022年の施行される改正には個人事業主にも大きく関わる内容が盛り込まれています。電子帳簿保存法について詳しくない方でも、自らが損をしないためにも改正の概要は把握しておくべきでしょう。
この記事では、電子帳簿保存法のざっくりとした概要から個人事業主がどのように対応すべきかの要点まで詳しく解説していきます。
電子帳簿保存法とは、ビジネス上で使うさまざまな書類を電子的な方法で保存することを認めた法律（紙媒体で保存しなくてもよいとした法律）です。対象になるのは主に国税関係書類で、書類の種類によってその保存方法や保存要件が設けられています。
2022年1月に施行された法改正では、紙による保存ではなく電子データで保存することが義務付けられました。ただ、電子データでの書類の保存に向けての対応が間に合わない企業が多いこともあり、2年間の猶予期間が設けられたため、遅くとも2024年の1月までには電子データでの保存が義務化されることになります。
そのため、猶予期間の間に必要な準備を整えなくてはならないのです。この法律の対象になるのは、基本的に「全ての法人と個人事業主」とされていますので、個人事業主も法人と同様に電子帳簿保存法に則った対応をしなくてはなりません。
電子データの保存方法は、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つに分けられています。「非改ざん性」と「可視性」の確保を念頭に、それぞれに定められた要件に従ってデータを保存しておく必要があります。
まず、「電子帳簿保存」とは、パソコン上で作成した帳簿や書類を紙で印刷せずにそのままシステム内に保存する方法です。「非改ざん性」を確保するために、訂正・削除といった編集の履歴を残せること、他の書類との相互関連性を明確にすること、が要件とされています。また、「可視性」の観点からは、データ管理のために使用する設備のマニュアル（説明書等）を準備し、これを備え付けた上で、電子記録の速やかな出力を可能にすることと、データ自体に検索機能を持たせることが要求されています。
紙媒体で受け取った書類をスキャナで取り込み電子的に保存することを「スキャナ保存」といいます。契約書や領収書といった重要書類と見積書や注文書などの一般書類に分類され、保存要件について各々に定められた事項があります。非改ざん性の確保要件としては、書類受領から7日以内（業務サイクルがある場合には、2ヵ月と7日以内）にタイムスタンプを付与することや画像解像度を200dpi相当以上にするという内容などが盛り込まれています。また、可視性を確保のために、取引年月日と取引金額、取引先を付与することなどが求められています。
電子取引は、EDI取引やクラウドサーバーを経由した取引、メール添付されたPDFデータの請求書、インターネットを介してダウンロードしたECサイトの領収書などが該当します。電子取引に該当する場合、タイムスタンプを付与後にデータのやり取りをすることや不正利用防止のための規定を設けることが非改ざん性の確保の要件です。可視性の確保に関しては、検索機能を設けること、データ保存のために使用する機器のマニュアルを備え付けておくことが要件とされています。
これまで、紙での保存ではなく電子データで国税書類を保存する際には、管轄税務署の承認が必要でした。しかし、申請から承認までかなりの時間を要するため、承認を得るまでの間、申請元の会社の業務が滞ってしまいます。そのため、法改正によって「電子帳簿保存法に対応したシステムの利用」と「社内規定の設定、周知の徹底」の2つの条件を満たしていれば、事前に税務署長の証人を得ることがとなりました。
スキャナ保存には、データの悪用などの危険性が伴います。これまでは、対策のために定期的チェックや再発防止策の設定などの「適正事務処理要件」を満たす必要がありました。しかし、処理要件を毎度遂行していると、処理に時間がかかっていたのも事実です。法改正が行われてこの要件は撤廃され、効率的な業務の遂行が可能になりました。
タイムスタンプの要件に関しても緩和が見られました。これまでは、書類を作成、もしくは受領後3営業日以内にタイムスタンプを付与する決まりでした。しかし、処理担当者の手が回らないという問題があったため、最長2ヵ月と7営業日まで期間が延長されています。また、もし書類の編集履歴が残るシステムを利用していれば、タイムスタンプの付与は免除されるという項目も付け加えられました。さらに、提出書類に担当者の辞書が従前は要求されていましたが、これも不要とされました。
保存された電子データには、税務署からの書類提出要請などいざという時に検索しやすいように、検索要件が設けられています。法改正までは、書類の種類によって細かく規定されていた検索要件に関してもよりシンプルな内容へと改正されています。日付・取引金額・取引先名のみの付与に限定されたのです。システム上で処理できる企業にとってはあまり手間が変わらないかもしれませんが、一つ一つ手入力で対応していた中小企業などについては負担軽減に繋がるでしょう。
さらに、電子データの取り扱いに関しても変更がありました。これまでメールやクラウドサービス上で受け取った電子データに関しては、紙で出力して保存するか、電子データのまま保存するかのどちらかでした。しかし、法改正によって、電子データのままで保存することが義務化されたのです。個人事業主においても、猶予期間明けの2024年1月までに電子データで書類を管理する体制を整えておく必要があることを覚えておきましょう。
個人事業主が電子帳簿保存法に対応するためには、まず電子データの保管方法を定めることから始めましょう。具体的には、検索要件を満たすようなファイル名に変える、データ改ざん対策を考える、スキャナを用意するなどです。自分の行う事業には、どのような電子データが存在するのかを把握し、それぞれの要件に合った保存方法を考えなくてはなりません。
保管方法が決まったら、電子データの保存先を確保しましょう。きちんと整理してわかりやすいように保存しておかないと、税務署から要請があった際にすぐにデータを探しあてられません。パソコン上に保管する場合には、不具合でデータを消失してしまう可能性を考えてUSBなどにバックアップを取っておくべきでしょう。バックアップを都度更新するのが手間だと感じるのであれば、クラウドサービス上に保存しておくのも一つの手です。また、国税関係書類は、7年間の保管義務がありますので、7年分の書類を保存できる容量が必要になります。
一つ一つのデータに処理を施す時間がなく、金銭的に余裕がある方は電子帳簿保存法に対応した有料のシステムやソフトを利用すると事務作業の簡素化を図れます。特にタイムスタンプ要件については、個人で行う場合にはこれを充たしているかの確認作業に時間を要することが考えられますので、その部分だけでもシステムに頼れると会計処理が楽になり本業に集中できるでしょう。
法改正後も、紙で受領した書類は紙のままでの保管が可能です。しかし、電子データと紙での保存が混在していると、書類の管理が難しくなってしまいます。取引先に紙ではなく電子データでの送付をお願いすることも検討しましょう。個人事業主からクライアントに伝えにくい場合もあるかもしれませんが、電帳簿保存法は全事業主に向けられた法律ですので、相手方も理解しれくれるはずです。
また、業務フローを確立している個人事業主は、見直す必要があるでしょう。案件を受注してから請求に至るまでの間に発生する書類の保管方法について抜け漏れのないように改定しなくてはなりません。2023年10月から始まるインボイス制度も視野に入れながらの改定をおすすめします。
まず注意すべきは、青色申告制度についてです。個人事業主にかかる税金は、売上から経費を差し引いた金額に対して計算されます。しかし、特別控除を受けていれば、利益から控除された金額に対して税金が課されるので、結果として支払う税金が少なくなるため、事業主にとって有利な制度です。
これまで65万円の特別控除を受けられていた青色申告制度ですが、2020年度の申請分から従来の方法で申請した場合、10万円減額の55万円の控除に引き下げられました。55万円の特別控除を受けられるのは、以下の条件に当てはまる事業主です。
55万円の青色申告特別控除
この55万円の控除を受けるための要件は、次のようになっています。
（1）不動産所得または事業所得を生ずべき事業を営んでいること。
（2）これらの所得に係る取引を正規の簿記の原則（一般的には複式簿記）により記帳していること。
（3）（2）の記帳に基づいて作成した貸借対照表および損益計算書を確定申告書に添付し、この控除の適用を受ける金額を記載して、その年の確定申告期限（翌年3月15日）までに当該申告書を提出すること。
（注1）現金主義によることを選択している人は、55万円の青色申告特別控除を受けることはできません。
（注2）不動産所得の金額または事業所得の金額の合計額が55万円より少ない場合には、その合計額が限度になります。ただし、この合計額とは損益通算前の黒字の所得金額の合計額をいいますので、いずれかの所得に損失が生じている場合には、その損失をないものとして合計額を計算します。
（注3）不動産所得の金額、事業所得の金額から順次控除します。
（注4）還付申告書等を提出する方であっても、55万円または65万円の青色申告特別控除の適用を受けるためには、その年の確定申告期限（翌年3月15日）までに当該申告書を提出する必要があります。
引用元：No.2072 青色申告特別控除｜国税庁
上記の条件に加え、さらに以下の条件を満たせば、これまで通り65万円の特別控除を受けることができます。
65万円の青色申告特別控除
この65万円の控除を受けるための要件は、次のようになっています。
（1） 上記「55万円の青色申告特別控除」の要件に該当していること。
（2） 次のいずれかに該当していること。
イ その年分の事業に係る仕訳帳および総勘定元帳について、電子帳簿保存（下記＜参考＞参照）を行っていること（※注1）。
ロ その年分の所得税の確定申告書、貸借対照表および損益計算書等の提出を、確定申告書の提出期限までにe-Tax（国税電子申告・納税システム）を使用して行うこと（※注2）。
＜参考＞
納税者の事務負担やコストの軽減などを図るため、各税法で保存が義務付けられている帳簿書類については、一定の要件の下で、コンピュータ作成の帳簿書類を紙に出力することなく、ハードディスクなどに記録した電子データのままで保存できる制度があります。
なお、令和4年1月1日から、帳簿書類を電子データのままで保存する場合に必要な税務署長の事前承認が不要となります。
詳しくは、電子帳簿保存法関係をご覧ください。
（※注1）（2）イに該当している場合で、令和4年分以後の青色申告特別控除（65万円）の適用を受けるためには、その年分の事業における仕訳帳および総勘定元帳について優良な電子帳簿の要件を満たして電子データによる備付けおよび保存を行い、一定の事項を記載した届出書を提出する必要があります。
なお、既に電子帳簿保存の要件を満たして青色申告特別控除（65万円）の適用を受けていた方が、令和4年分以後も引き続き当該要件を満たしている場合には、一定の事項を記載した届出書を提出する必要はありません。
（※注2）確定申告書、貸借対照表および損益計算書をイメージデータで送信することはできません。
引用元：No.2072 青色申告特別控除｜国税庁
詳しくは、e-Tax ホームページの「イメージデータで送信可能な手続について」をご覧ください。
つまり、法改正に従い電子データ保存を遂行することで、従来と変わらない控除を受けられるのです。一方で、電子帳簿保存法に違反してしまうと青色申告を取り消され兼ねない事態になることも覚えておきましょう。
国税庁の説明によると、電子データを電子保存ではなく、紙に印刷して保存した場合、青色申告取り消しの対象になりうると記載されています。ただ、紙で印刷した理由や背景について、問題がないと認めらえるかどうかで制裁が決まるため、即刻青色申告が取り消されるといったことはありません。
しかし、電子データを紙で保存した時点で国税書類としての効力を失ってしまうため、どうしても会計処理の際に提出したい場合は税務調査で許可を得た場合のみその適正性が認められることになります。
電子帳簿保存法とインボイス制度の内容が混ざってしまっている個人事業主の方もいるかもしれません。電子帳簿保存法とは、前述の通り、請求書や領収書などの国税関係書類の保存方法を定めた法律です。
一方、インボイス制度は、取引先に送る請求書を国が認めた形のインボイス形式にするという消費税に関する新制度です。消費税率が複雑になったことから、売り手から買い手に正確な消費税を伝えるために政府が施行予定のものです。
このインボイス制度に関係するのは、「消費税の課税事業者」のみとなります。それ以外の事業者には関係がありませんので、自分の事業が消費税の課税対象となっているかを確認しましょう。
これまでの請求書との違いは、課税事業者に与えられる「登録番号」の記載と、税率ごとの消費税額の記載の2点です。課税事業者に関しては、インボイスを受け取ることにより納付すべき消費税の額を抑えられるというメリットがあります。そのため、インボイスを発行できない事業者は、課税事業者から契約を切られてしまう可能性があることを覚えておきましょう。制度導入前までに課税事業者となるか免税事業者となるかを把握しておく必要があります。
電子帳簿保存法とインボイス制度は、一見関係のない内容に見えるかもしれませんが、実務上では大きく関係する面が出てきます。それは、「どのようなシステムを利用するか」です。2つの制度が始まることにより、手作業での経理業務ではますます負担が増加することが予想されるため、会計システムを利用することにより、簡素化できるでしょう。
IT業界でも現在制度対応のシステム開発が続々と進められていますので、電子帳簿保存法の保存要件を満たしており、且つ政府の指定するインボイスを作成できるシステムの採用を検討してください。両制度に対応したクラウドサービスも存在しますので、自分の使いやすいツールを選ぶと良いでしょう。
電子帳簿保存法に違反してしまうと青色申告を取り消されてしまうケースがあることは、個人事業主にとって重大な懸念事項です。改正点への対応が負担になってしまう部分もありますが、義務化までの猶予期間の間にしっかりと準備しておくことで足元を掬われる可能性があることを覚えておきましょう。
電子帳簿保存法まるわかりガイド
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