業務では、どうしても残業してもらわないといけない場面が出てきます。その際に必要となるのが「36協定」です。この協定を従業員との間で結ばずに残業や休日労働をさせると、法令違反となり罰則を受けますので、注意が必要です。

36協定では届出の手順や様式など様々な注意点がありますので、実際にどのように行うのかチェックしておきましょう。

36協定届出の種類

まずは36（サブロク）協定の届出にあたって、協定自体の基本を把握しておきましょう。また協定は大きく分けて2つの種類に分けられますので、それぞれのポイントを確認していきましょう。

一般条項

通常の36協定を締結する場合には、一般条項のみの届出となります。つまり、残業をさせる場合に絶対に必要となる届出のことです。

通常の36協定では、1週間あたり15時間、月に45時間、年に360時間までの時間外労働が可能となります。この範囲における残業であれば、一般条項での36協定届で十分です。

特別条項付き36協定

通常の36協定では対応できないケースについては、特別条項付きの36協定を締結します。しかし、特別条項を締結すれば、どんな状況でも残業時間を増やせるというわけではありません。

なぜなら特別条項を結べるのは、予見できない事情で業務量が増加するため、残業が増えるケースに限定されているからです。たとえば、設備や人員のトラブルが生じて、急に対応をしなければならない時などです。

こうした理由から、定常的に残業が生じているとか、繁忙期にのみ残業を増やすためという目的では利用できません。また特別条項付き36協定でも、上限時間が設けられていますので、その範囲内に収めないといけません。

36協定届の作成

自社で必要となる協定の内容を決めたら、実際に労働者との間で締結して届出します。実際に、どのような形で届出をしたら良いか解説します。

届出に含まれる内容

36協定の届出は、労働者の間と結んだ内容と同じものを含める必要があります。ルール上、含めるべき内容が決められていますので、すべてを協定の中に入れられるようにしましょう。基本的には時間外労働が必要な理由、残業を行う実際の業務の種類、対応する人数を記載します。

具体的には、1日のうちどれだけの時間外労働をさせるか、一定期間中どの程度の残業時間を増やすか、36協定が有効となる期間も明示します。こうしたポイントが基本的な項目となり、記載した条件以上に残業させることはできません。そのため、業務の範囲や残業時間の上限設定などをしっかりと考えて明示する必要があります。

特別条項付きの場合

特別条項付きの36協定の場合には、さらに細かく内容を記載します。たとえば特別条項では、年間で月間45時間以上の残業をして良いのは1年のうち6ヶ月までとなっています。また月間残業時間は100時間未満、月平均では80時間以内にすることが求められます。

もう一つ重要なのが、従業員の健康と福祉を確保する措置を講じることが求められる点です。特別条項を入れたからといって、単に長く残業させられるということではなく、その分会社として従業員の負担を軽減するための措置を実施しなければなりません。

具体的には、産業医からの指導を受けることや健康診断をさせること、振替休日を設けることなどがあります。届出をする際には、会社として具体的にどんな措置を取るのかを明示して、確実に従業員を保護するための策を講じられるようにすべきなのです。

雇用者の代表者について

36協定は、労働者自身もしくは労働組合と締結します。労働組合がない会社においては、労働者の過半数の代表者と結びます。そこで届出をする際には、締結相手が誰なのか明らかにすることが必要です。

労働組合がない場合には従業員の中で代表者を選出してもらう必要があります。選出は投票か挙手で行うべきとの定めもあり、規定に従わないと代表者として認められず、結果的に届出は承認されなくなります。あらかじめ従業員にこうした条件を説明して、ルールに則って選出ができる環境を作っておくことが重要です。

指定された様式を用いる

36協定は労働基準監督署に届け出ますが、監督署が定めた様式に従って届けを作成します。様式は合計で7種類あって、業種や協定の内容によって使用する様式が異なります。

たとえば、一部の建設業や医師などは、特別条項付き36協定の上限規制が猶予されています。こうした猶予業種については、通常の様式とは違うものが用いられます。自社ではどの様式が当てはまるのかを調べて、該当するものを正しく用いて届け出ましょう。

届出の保管について

届出書を紙ベースで提出する場合は、労働基準監督署に提出するものと控えで2通作成します。なお、通常は自社で保管するものもありますので、合計で3通作成する場合が多いです。

労働者との間で結ぶ協定書については、特に労働基準監督署に提出する必要はありませんので、そのまま保管しておけば問題ありません。

届出をすると労働基準監督署の方で審査を行い、問題がなければ受理され、押印されて1部返却されます。この写しを3年間保管することが求められていますので、他の重要書類と一緒に保管しておきましょう。

36協定は、単に労使間で締結すれば良いわけではなく、あくまでも労働基準監督署の受理を持って有効とみなされます。そのため、受理された写しを確実に保管して、何かの時に証明できるようにしておくことが重要です。

36協定届の提出について

36協定を定められた様式で作成したら、労働基準監督署に提出します。提出方法には3つの種類がありますので、最も都合の良い方法を選んで行いましょう。

窓口提出

直接、自社を管轄している地域にある労働基準監督署に赴き、その窓口で提出できます。窓口では36協定届の書類を用意していますので、その場でもらって書き方を教えてもらいながら作ることも可能です。

しかし、届出書は実際に締結した協定を確認しながら作成しなくてはならず、特別条項を結んだ場合は内容が複雑になります。また提出は2通となりますので、作成にはかなりの時間がかかります。

そのため、窓口提出するとしても、事前に書類だけをもらうか、ホームページで書類をダウンロードしておくと良いでしょう。丁寧にミスのないように書類を作ってから、窓口に持っていき提出すると安心です

郵送提出

労働基準監督署に郵送で提出することもできます。事前に、自社を管轄する署を確認しておき、その住所に送ることになります。その際には、届出書を2通、返送してもらうための切手と自社の住所などを記入した封筒、同封物のリストを記載した送付状を入れておきます。

会社として社会保険労務士に手続きを依頼している場合は、返送先に社会保険労務士の氏名と住所を記載します。またその際には、届出書にも社会保険労務士が提出代行している旨を記載する必要があります。

しかし、郵送の場合は監督署に届くまで時間がかかり、日曜・祝日をはさむとその分遅くなります。36協定は労働基準監督署の受理があって初めて有効となりますので、急いで協定を反映させたい場合は窓口提出の方が良いでしょう。もしくは、余裕を持って郵送できるように準備をしておきましょう。

電子申請

36協定届は電子申請が可能です。365日24時間いつでもオンライン上で届出提出ができ、わざわざ監督署に行く必要がありませんので、とても便利な方法と言えるでしょう。

すべての手続きをオンラインで行えるようになっており、写しの返送なども不要です。電子申請は画面上に提出する様式が表示されますので、その中に入力とチェックボックスへのチェックをすれば済みます。

労働基準監督署の窓口、時期によって待ち時間が発生する場合がありますが、電子申請ならばスムーズに終えられます。記入ミスがあってもその場で直せば良いだけですので、初めての方でも安心です。電子申請が可能ならば、この方法を実行してみましょう。

電子申請について

電子申請は便利な方法ですが、気をつける点などもありますので詳しく解説します。

e-GOV経由で実施

36協定の電子申請は、e-GOVというシステム経由で行います。このシステムはさまざまなオンライン申請ができるプラットフォームです。36協定以外にもたくさんの申請や届けをすることができるので、たくさんの項目が設けられています。

このシステムを初めて使う際には、e-GOVアカウントを作る必要があります。それほど難しいものではありませんので、サイトに入ってから「アカウント仮登録」というメニューを探して、そこからアカウントを取得しましょう。アカウントを取得するにはメールアドレスや会社の情報などが必要ですので、事前にどのアドレスを使うかなどを決めておくと良いでしょう。

アカウントを取得すると自社専用のマイページが作られます。この中に「手続検索」という項目が出てきますので、「36協定届」というメニューを探します。クリックすると、申請書の入力フォームに移行しますので、必要事項を入力していきます。

すべての入力が終わると、「提出」ボタンがありますのでクリックすれば終了です。マイページから申請手続きが進行中であるということを確認し、必要に応じて提出完了画面の保存などをしておくと、いざという時にも安心です。

一括申請が可能

36協定を電子申請すると、一括申請ができます。本社の他に支社がある場合、窓口提出や郵送申請の場合は、支社も別々に届出をしないといけません。

しかし、電子申請の場合は、本社が支社分もまとめて実行できるようになっています。全社的に協定に関する手続きを統一して行えますし、支社に労務手続きに関して詳しい人がいない場合に対応しやすくなります。こうしたメリットも考えて、便利な電子申請を活用してみると良いでしょう。

事前に電子申請の方法を確認すべき

電子申請は窓口に行く手間がないなどのメリットがありますが、初めての申請は戸惑うこともありえます。なぜならe-GOVアカウントを取得したり、システム利用に必要なブラウザ環境が整っていることを確認したりしないといけないからです。

そのため、電子申請をする際には、事前にe-GOVの使い方を調べておくことや、オンライン手続きに詳しい担当者にサポートしてもらうなど配慮しておく方が良いでしょう。また、ある程度時間のゆとりを持って手続きを始めて、提出期限を確実に守れるようにしておくことも大事です。

36協定届出はやり方を確認し余裕を持って行うべき

36協定届出は、時間外労働を行うのに絶対に必要です。そのため、確実に手続きを行えるように事前に情報収集とやり方の確認をしておくことが重要です。同時に、時間に追われて提出をするのではなく、余裕を持って手続きを終えられるようにしましょう。