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コロナ禍を経て、リモートワークが日本でも急速に広がりつつあります。その中で契約書などの文書への署名方法にも変化がみられます。これまでは、紙の書類に対する署名・捺印が主流でしたが、電子サインを使った方法も普及しつつあります。
社内資料や稟議書なども電子サインを取り入れれば、スマホで簡単にサインができます。しかし、この電子サインに関しては、法的効力の面で問題がないか気になる人もいるでしょう。
#電子サイン
電子サインに関して、漠然としたイメージはあるが、詳しい仕組みはわからない方もいるでしょう。導入にあたって、電子サインに法的効力があるのかは、気になるポイントです。
電子サインとはその名の通り、電子的な手段を用いて署名することです。電子サインの具体的な方法は、いくつか考えられます。
たとえば、紙文書と同じようにタッチペンなどを使って、電子文書に自分の名前をサインする方法があります。そのほかにもメールアドレスとパスワードを用いる、もしくは指紋などの生体認証を使用する方法も電子サインの一種といえます。いずれの方法も電子的なシステムを活用した本人証明になるからです。
電子サインに似た用語として、電子署名という言葉もしばしば用いられるようになりました。電子サインも電子署名も、基本的な意味合いは同様です。厳密にいえば、電子サインの一形態として電子署名を含む構造です。電子署名は特定の要件を満たした電子サインといえます。
電子署名は、電子署名法によって求められる要件を満たさなくてはなりません。電子署名法の要件は以下の通りです。
電子署名法上の電子署名(2条署名)
電子署名
出典：デジタル庁 第2回トラストを確保したDX推進SWGプレゼン資料 電子契約の有効性について
電磁的記録に記録することができる情報について、以下の要件を満たした「措置」
① 電磁記録に記録された情報が、当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること（本人性）
② 電磁記録に記録された情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること（非改ざん性）
簡単にいえば本人性の確認が可能で、改ざんが行われないような措置が確保されていれば、電子署名として扱われます。厳格な仕組みにより運用されているため、証拠力は強くなります。
一方の電子サインは、電子署名のような厳しいルールは設けられていません。本人によるサインであると推定できれば認められます。イメージ的には電子署名が実印なのに対し、電子サインは認印のようなものと考えるとわかりやすいでしょう。
電子サインには法的効力が存在し、紙文書に記載する署名と同じレベルの証拠力を有していると考えられます。ただし、その電子サインが本人によるものであると確認されることが前提です。先ほど紹介した電子署名法に基づき、本人性が確認でき改ざんできない条件で署名されていれば法的効力が認められます。
電子サインの場合、本人性が確認できない形式もあるので注意が必要です。たとえば、メールを使った認証で取引したと仮定します。本人だけに送っているURLをクリックすれば、本人性の確認は可能と思えます。しかし、メールアドレスを乗っ取られた可能性も否定できないため、法的効力には疑問が残るでしょう。
電子サインを導入することにより、業務効率の向上が期待できます。一連の文書のやり取りの工程も省略できますし、スピーディな手続きが可能になります。
電子サインに伴う電子契約や電子文書の場合、書類のペーパーレス化が可能になります。紙文書ではないため当然ですが、印刷する必要がなく、取引先に郵送する手間も省けます。つまり、印刷に要する用紙代やインク代、郵便代が削減可能です。
さらに請負契約はじめ、課税文書を紙文書で作成すると収入印紙を貼付しなければなりません。しかし電子契約の場合、文書を交付するわけではありません。よって課税文書には該当せず、収入印紙を貼り付ける必要もなくなります。つまり、印紙税のコストカットもできるわけです。
事前照会者の求める見解となることの理由
印紙税法上の「契約書」とは、印紙税法別表第一の「課税物件表の適用に関する通則」の5において、「契約の成立若しくは更改又は契約の内容の変更若しくは補充の事実を証すべき文書をいい、念書、請書その他契約の当事者の一方のみが作成する文書又は契約の当事者の全部若しくは一部の署名を欠く文書で、当事者間の了解又は商慣習に基づき契約の成立等を証することとされているものを含むものとする。」と規定されている。
出典：(別紙)｜福岡国税局
また、印紙税法に規定する課税文書の「作成」とは、印紙税法基本通達第44条により「単なる課税文書の調製行為をいうのでなく、課税文書となるべき用紙等に課税事項を記載し、これを当該文書の目的に従って行使することをいう」ものとされ、課税文書の「作成の時」とは、相手方に交付する目的で作成される課税文書については、当該交付の時であるとされている。
上記規定に鑑みれば、本注文請書は、申込みに対する応諾文書であり、契約の成立を証するために作成されるものである。しかしながら、注文請書の調製行為を行ったとしても、注文請書の現物の交付がなされない以上、たとえ注文請書を電磁的記録に変換した媒体を電子メールで送信したとしても、ファクシミリ通信により送信したものと同様に、課税文書を作成したことにはならないから、印紙税の課税原因は発生しないものと考える。
ただし、電子メールで送信した後に本注文請書の現物を別途持参するなどの方法により相手方に交付した場合には、課税文書の作成に該当し、現物の注文請書に印紙税が課されるものと考える。
電子サインされた文書をメールに添付して先方に送信した場合、課税文書を作成したことにはなりません。ただし、印刷して持参した場合には、課税文書に該当し、印紙税の対象になるので注意してください。
帳簿書類は一定期間保管しなければなりません。どの程度保存しなければならないのかは、書類の種類によって変わってきます。
出典：帳簿書類等の保存期間及び保存方法 | 中小企業の税金と会計 | J-Net21[中小企業ビジネス支援サイト]
７年間の保存義務があるもの 帳簿 総勘定元帳・仕訳帳・現金出納帳・売掛帳・買掛帳・固定資産台帳・経費帳等 決算書類 青色申告決算書（賃借対照表・損益計算書）・棚卸表等 現金や預金の入出金の証拠となるもの 領収書・預貯金通帳・請求書等 ５年間の保存義務があるもの 取引の過程でやり取りした書類 請求書の控え・見積書・契約書・納品書控え・注文書等
税法上は、短くても5年、長ければ7年は保管しなければなりません。また、会社法において計算書類は、10年の保管が必要です。もし紙の文書となれば、保管するためのスペースを確保する必要があります。
電子文書の場合も同様で一定期間保管しなければなりません。しかし、保管するスペースはサーバやクラウド、パソコンの中などです。別に物理的なスペースを確保する必要がありません。オフィスを圧迫することもなく、別の場所に文書の保管場所を確保する必要もなくなります。
手続きがスピーディになるのも、電子サインを導入するメリットの一つです。もし紙の書類で取引先とやり取りするとなると、どうしても手間がかかります。書類を印刷して郵送しなければならず、何度も往復する必要もあるため、時間もかかります。
しかし電子サインを使った電子文書のやり取りであれば、オンライン上で手続きが完結します。リアルタイムで作業できるので、紙による手続きと比較すると短縮化を図れ、手間もかからず、業務効率の向上が見込めます。
電子サインを導入することで、業務効率化や無駄なコスト削減効果などが期待できます。一方で、業務フローを抜本的に変えないといけないため、先方の理解を得るなどの下準備をする必要が出てきます。
電子サインの導入は、ただ単にそれまでの署名・捺印を電子サインに変更するだけではありません。書類の作成から保管までをペーパーレス化し、電子文書として管理しなければなりません。つまり、業務フローが抜本的に変化する恐れがあります。
社員の中には、紙の文書から電子文書への切り替えに対応できない人も出てくるかもしれません。従業員への周知方法や、不慣れな社員へのフォローについて検討が必要です。
電子契約書にするのであれば、先方の理解を得なければなりません。取引先が100％理解してくれる保証はなく、従来通り、紙文書での取引を希望されるかもしれません。複数取引先を抱えている場合、「A社は電子文書でB社は紙の文書」と逆に複雑な対応が必要となる可能性もあります。
すべての書類が電子化可能なわけではありません。一部契約書は法律により、紙の書類を作成しなければならないと決められています。2023年5月時点で電子化が認められていない契約書は、以下の表の通りです。
| 書類 | 根拠法令 |
|---|---|
| 事業用借地権設定契約 | 借地借家法第23条第3項 |
| 任意後見契約書 | 任意後見法第3条 |
| 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約 | 企業担保法3条 |
| 特定商取引（訪問販売等）の契約等書面 | 特定商取引法4条、5条、9条、18条、19条、37条、42条、55条 |
| 農地の賃貸借契約 | 農地法第21条 |
ただし、国は文書のデジタル化を推奨しています。そのため、電子化可能な書類は今後増加するとみられ、最新情報は官公庁のホームページなどで確認してください。
電子サインで手続きできるようにすれば、社内資料でも稟議書でもスマホから手続きできます。オフィスではなく、その場で電子サインできるので、事務手続きもスムーズに進められます。
最近では、スマホで無料にて電子サイン作成可能なアプリもリリースされています。その中でもおすすめの人気アプリを3つ紹介します。サイン作成アプリの活用であれば、この中から選ぶと良いでしょう。
デバイス関係なくPDFファイルの閲覧と編集が可能なアプリです。ビジネス文書で良く使われるPDFファイル用のアプリのため、こちらが利用可能になると利便性も大幅に向上します。台湾のKdan社製のアプリですが、1億回以上のダウンロードを達成しており、世界中で支持されているアプリです。Kdan IDを取得すれば500MBを上限にストレージの無料利用が可能です。
Adobe社の提供するPDFファイルや、画像ファイルに直接文字の記入できる電子サイン作成アプリになります。ユーザー登録不要で利用できるので、手軽に導入できます。手描きでもテキストでも使用可能ですが、法的拘束力はありません。そのため、議事録といった社内用文書にサインするときなどに向いている作成アプリです。
PDFファイルに電子サインが可能になるアプリです。オリジナルの電子サインを作成・登録可能であり、一瞬でサインを完了できます。基本は有料サービスですが、7日間は無料体験ができます。まずは7日間無料で使ってみて、使い勝手がいいかどうかチェックしてみると良いでしょう。ただし、こちらはiOSのみに対応しているので、Android系のスマホを使用している場合には注意してください。
法的拘束力を持った電子署名を作成したいと思っている方もいるのではないでしょうか。電子署名アプリもさまざまな種類があるため、その中でもおすすめのアプリ4つをピックアップしてみました。
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が運営する電子印鑑GMOサインは、導入企業数“No.1”の電子署名作成アプリです。中小企業から大手企業まで幅広く利用されています。トップレベルのセキュリティ技術を誇り、他社ではオプションや上位プランでしか提供されていない機能も、電子印鑑GMOサインなら標準搭載。スマホアプリで“いつでもどこでも” 署名できる便利さも魅力です。
＼ iPhone・各種Android対応 ／
DottedSign（ドットサイン）はどのデバイスでも電子署名をスピーディに行えるのが魅力です。セキュリティ対策がしっかりと取られ、トラッキング機能も備えられています。欧米ではスタートアップから大企業まで、ありとあらゆる企業で導入されている人気のアプリです。
DocuSign（ドキュサイン）も世界中のさまざまな国や地域で導入されている電子署名作成アプリです。世界180か国以上で導入実績があり、44言語へ対応しているのも魅力です。対応言語には日本語も含まれているので、語学力に自信のない人でも問題なく導入できるでしょう。複数のデバイスに対応しているので、時間や場所を問わず、即時に電子署名ができます。世界で50万社以上が利用している人気アプリになります。
商品名の示す通り、Adobe製品のラインナップの一つです。そのため、Adobe AcrobatDCと連携することも可能です。そのほかにもMicrosoft365やDropboxにも連携可能なため、作業効率の向上に寄与するアプリといえます。電子署名にも対応していて、法的拘束力を伴うレベルのサインが生成でき、ワークフローの自動化も可能です。HIPAAやFERPA、GLBAなど国外における特定業界特有の規制にも対応しているので、海外の取引先とやり取りする際にも有効です。
電子サインを導入することで、文書にハンコを押すためだけにオフィスに向かう必要がなくなります。当記事で紹介した電子署名や電子サイン生成アプリを導入すれば、スマホから簡単に署名が行えます。その場で署名可能となり、サインはほぼリアルタイムで反映されます。また、文書作成においてもスムーズな作業が可能です。
電子文書を導入すれば、保管コストの圧縮も可能です。今までの紙文書のように、どこか保管するためのスペースを確保する必要もなくなります。デジタル文書であれば、クラウドやサーバ、パソコンのHDDなどに保管すれば良いため、場所を取る心配もありません。
政府は、文書のデジタル化を各産業で推奨しており、デジタル文書が今後主流になる可能性は高くなっています。当記事を参考として、電子サイン作成アプリの導入など、デジタル化のための準備を進めていきましょう。
＼ iPhone・各種Android対応 ／
#電子サイン
GMOサインをお得に利用開始できるチャンスは【今だけ】
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2024年11月30日までにGMOサインの有料プラン「契約印&実印プラン」にお申し込みいただくと、申し込み月を含めた3カ月分の月額基本料金・送信料が“無料”でご利用いただけます。
※12月1日～12月31日のお申し込みの場合は「2カ月無料」です。
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電子契約サービスごとの違いや選び方などについて、下記の記事でわかりやすく比較しています。ぜひご参考にしてください。また、各社のサービスをまとめた比較表を“無料”でダウンロードできます。
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