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業務上作成した書類は、いつでも廃棄することができるものとは限りません。すでに契約が終了しているとしても、一定の契約書や書類に関しては法律上保管しておくべき期間が定められているからです。
それにもかかわらず、その期間が満了する前に契約書等を廃棄してしまった場合には、罰則を受ける恐れがあるので注意が必要です。かといって、廃棄可能な書類を長い間保管しておくことは各種の不必要なコストを負うことにもなりかねません。
そのようなことを避けるためには、書類を適切に保管・管理する必要があります。
今回は、会社で利用することの多いと思われる各種契約書等の法律上の保存期間がいつまでなのか。そして、それら書類の効率的な保管方法などについて解説いたします。
ビジネスの日常業務で作成・使用する契約書や一定の書類に関しては、法律によってその保管すべき期間が定められています。
具体的には、以下のような各種法律によって制限されています。
会社法では、契約書など一定の書類に関する保管期限について定めています。
企業が作成する「事業に関する重要な資料」は、会計帳簿閉鎖の時から10年間保管しなければいけないことになっています（会社法第432条2項）。そのため、契約書の保管期間は会計帳簿閉鎖の時から10年間となります。
会社の税務関係を規律する法人税法および施行規則では、税務関係書類の保存期間を7年と定めています。
そのため会社の税務に関する書類は7年間保存しておく必要があります。
具体的には、決算書類はもちろんのこと、法人税申告書や領収書・請求書などは7年間保管すべき義務が課せられています。
＜契約書の保管期限＞
| 「事業に関する重要な資料」 | 10年 |
| 税務関係書類 | ７年 |
上記の法律のほかにも、企業が作成する書類に関する保管期限を定める法律や施行規則などは複数存在します。
具体的には、健康保険や労働保険、建築・建設に関する書類など、多岐にわたる書類について保存義務が課せられ、それぞれについて保管すべき期間が定められています。
このように、重要な書類に関しては、各種の法律によって保管しておくべき期間が厳格に定められているのです。
期間満了前であるにもかかわらず、それらの書類を廃棄してしまった場合、法律によって罰則を受ける可能性があるので注意が必要です。
上記のようにビジネスで日常的に使用する各種書類に関しては、法律上保管すべき期間が定められている場合があります。
ここで、具体的にどのような書類がどのくらいの期間保管すべきとされているのかを確認しておきましょう。
実際のビジネスで接することの多い書類について列挙します。
保管すべき期間：10年
※株主総会議事録は、写しを支店に5年間保管する義務もあり
保管すべき期間：10年
保管すべき期間：2年
保管すべき期間：3年
保管すべき期間：3年
保管すべき期間：4年
保管すべき期間：７年
保管すべき期間：５年（新築工事に関する書類は10年）
保管すべき期間：15年
＜各書類とその保管期限＞
| 株式会社の議事録 | 10年 |
| 会計関連 | 10年 |
| 健康保険・厚生年金保険・雇用保険関連 | 2年 |
| 労災保険関連 | 3年 |
| 雇用保険の徴収・納付関連 | 3年 |
| 雇用保険の被保険者関連 | 4年 |
| 税務関連 | 7年 |
| 建設業関連の帳簿・図書 | 5年または10年 |
| 建築士事務所関連図書で国交省が定めるもの | 15年 |
実務における契約書の保管方法としては、以下の3つの方法が一般的です。
①紙の書類として保管
②スキャン後に電子ファイルとして保管
③電子契約を締結して管理
それぞれについて簡単に確認していきましょう。
従来通り紙の契約書を作成し、その紙媒体のまま契約書を保管しておく方法です。
従来通りの保管方法であるため、特別なコストも掛からず楽な方法ではありますが、後述のデメリットもあります。
最初は紙媒体で作成した契約書等の書類を、保管に際してスキャンして電子化し、その後はパソコンなどを利用して保管する方法です。
スキャンしたデータはPDFファイルなどで保管することによって、紙の書類を保管するのに必要なスペースや必要書類を探す際の手間暇など各種のコストが削減できます。
その書類の性質によって要件は様々ではありますが、要件を満たせばスキャンした電子データを原本として使用することも可能です。具体的には、200dpi以上の解像度など規定の要件を満たしてスキャンし、PDFなど汎用性の高いファイル形式で保存すれば、その電子データを原本とすることが可能となります。
さらに、元の紙媒体の書類の保管義務がなくなるのです。そうすれば、紙の書類を保管しなければならないことから発生する各種コストから解放されます。
電子契約をサポートするクラウドサービスなどを利用して、契約の当初から電子的に契約業務を行う方法です。従来のような紙媒体での契約書を使用せずに契約を締結します。
この方法では、契約を締結する当初から電子的に手続きを進めることになります。そして、契約の締結もネット上で行い、その契約書は電子契約書として作成・保管することになります。その後の管理はすべてパソコンやネット上のクラウドサービスなどを利用して行います。
それぞれの契約の内容や現状把握が非常に容易であるため、必要に応じて契約の変更・終了などが行え、不要な契約書に関しては簡単に廃棄することができます。
文書の電子化が行われる以前においては、書類の作成や利用、そして保管などはすべて紙媒体の書類で行うことが一般的でした。
しかし、現在ビジネスの世界では、書類の電子化や電子契約が急速に普及しつつあります。
従来通り紙媒体で契約書をはじめとした各種書類を保管することは、企業の生産性を低減させライバル他社に後れを取る要因となる可能性もあります。
従来通り各種書類を紙媒体で保管する場合、具体的には以下のようなデメリットがあります。
紙媒体の書類を保管する以上、当然に保管スペースが必要となります。書類の中には法律の規定によって長期間の保存が要求されるものもあるため、保管すべき書類の量が膨大になる可能性があります。
業務の都合によっては、以前の契約内容の詳細をできるだけ早く確認しなければならないような場面もあるでしょう。しかし、紙媒体の書類では、内容を確認するためにはまず書類を探し出す必要があります。紙媒体での保管方法では、検索にどうしても時間がかかってしまいます。
契約は一度締結してしまえば、それで終わりというものではありません。適切な時期に見直すなど、適宜管理することが必要です。しかし、紙媒体で書類を保管しているケースでは、別途契約書の期限管理を行う必要があります。また、契約書の内容確認がしづらいため、つい放置しがちになってしまう事例が少なくありません。場合によっては、10年以上前に終了している契約書をそのまま保管し続けているようなケースも見受けられます。
一方、書類を電子化して保管することには以下のようなメリットがあります。
以下、それぞれについて解説します。
契約書を電子化しておけば、検索・内容確認が瞬時に行えるため、適切な時期に適切な管理を行うことが可能です。
また、更新が近づいた契約に関しては、継続が必要であれば更新し、もはや不要な契約であれば契約を終了することで不必要な契約を継続してしまうというリスクを避けることができるでしょう。
書類を紙媒体のまま保管する場合、保管スペースの確保や目的の書類を検索したり、内容を細かくチェックしたりする際の手間暇など各種のコストが必要です。しかし、電子的なファイルとして書類を保管しておけば、そのようなコストのほとんどをカットすることが可能となります。
まず、リモートワークが浸透した現在、契約書の保管場所に契約書を確認に行く必要がなくなります。
次に、契約書など印紙税法の対象となる書類を紙媒体で作成する際には、収入印紙が必要となります。しかし、印紙税法上、電子契約書は課税対象外とされているため、電子契約を利用することで収入印紙が不要となり節税効果を期待することが可能です。日常的に反復して契約書が必要となる業種においては、この節税効果は決して軽く見ることはできません。長期的に見た場合、かなりの節税効果が期待できるでしょう。
業務が多岐にわたる企業であれば、当然に契約締結数も大量になるはずです。電子契約サービスの利用をすれば印紙税の節約ができるため、メリットは計り知れないといえます。
契約書など各種書類が電子化できれば、取引先や支店・支社などとの文書のやり取りも簡単です。従来の紙媒体の書類でのやり取りでは書類を物理的に移動させる必要もあり、その場合は最低でも数日から1週間前後かかります。このような手続きを迅速に行うことができるようになります。
また、上記のように、契約自体を適切に管理できるようになるため、契約に関する業務の無駄を省くことが可能となり、結果として業務の飛躍的な効率化が期待できます。
なお、契約業務の効率化に関してはCLMという手法が効果的です。
ご興味がおありの場合には以下の記事を参照ください。
現在、日本では「働き方改革」が叫ばれており、労働関係の法令改正などが相次いでいます。働き方改革の大きな目的の一つとされるのが、労働時間の短縮といえるでしょう。
将来的には「勤務間インターバル」など労働条件の改善に向けた各種制度義務化の可能性も考えられます。このような状況においては、削減できる負担は極力前倒しで削減し、社員の負担軽減を図っていくことが望まれます。
契約書類の電子化、または電子契約の導入をすれば契約業務の効率化が図れるだけでなく、社員の業務に関する負担軽減を実現することが期待できるのです。
契約書など各種書類は、その保管すべき期間について法律上制限が設けられているものが存在します。
書類の保管は、なかなか面倒なもの。法律の保管期間を遵守しながら、適切に保管するためには、それなりの工夫が必要になってきます。
そのようなときに非常に便利なのが、電子的技術を利用して書類を保管する方法です。
電子契約などを利用すれば、契約業務に要する各種コストを大幅にカットできるなど、たくさんのメリットがあるのです。
まだ紙媒体の契約書を利用している場合には、電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」の導入を検討されてはいかがでしょうか？
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