仕事の契約において、注文書は欠かせない書類です。ビジネスシーンにおいては、取引先とのトラブルを防ぐ重要な役割も果たします。注文書をはじめとした仕事上で作成する書類は、法律で一定の期間保管しなければならないと定められています。なお、注文書は電子帳簿保存法の対象文書です。2023年末で移行猶予期間が終了するため、2024年1月からは保管方法について厳格化されます。

本記事では、注文書について概要から保管期間、法人や個人の場合での違いや媒体ごとの保管方法まで詳しく紹介します。自身で注文書を発行する機会がある方は、ぜひご覧ください。

注文書とは？

注文書とは、商品やサービスを購入したり発注を行ったりする際に作成される書類です。ビジネスシーンで多く利用される書類であり、取引先やクライアントとの取引で大切な役割を果たすものになります。基本的に注文書には発注元・発注先の情報や注文内容の詳細、納期や支払い条件などが記載されており、内容に相違ないことを双方が確認したうえで作成されます。双方が合意したことを明確に表すため、後にトラブルが起こった場合の証拠としても役に立つ場合があります。

昨今では電子商取引が普及したことで、紙媒体だけではなく電子上のデータで注文書を作成・送信することも一般的になってきました。誰でも手軽に作成できる仕組みが普及したため、注文書に関して記載すべき内容や保管方法について誰もが理解しておく必要があります。

注文書以外で保管義務があるもの

注文書以外でも、仕事に関わる書類を作成した場合はそのほとんどに保管義務が課せられています。注文書と似たケースで作成される書類といえば、発注書や納品書などです。発注書は、注文者が商品やサービスを発注する際に作成される書類で、注文書と同様の意味で使われる場合もあります。納品書は、商品やサービスの納品が行われた際に作成される書類で、滞りなく納品物を受け取ったことを記録するためのものになります。

発注書も納品書も、原則として法的な発行義務はありませんが、後のトラブル防止や取引の記録を正確につける意味でも作成されるケースが多くなっています。また、作成されたこれらの書類は、保管義務が課せられるため注意しておきましょう。

保管期間

注文書のような、取引の正確性・真実性を証明するために作成される書類のことを証憑（しょうひょう）書類と呼びます。証憑書類には保管義務があり、保管期間については法人か個人かでも変わるため、それぞれの期間については明確に覚えておきましょう。

法人の場合

法人における証憑書類は、基本的に7年間の保管義務があります。この7年とは、確定申告の提出期限日の翌日から起算して7年間となるため注意しておきましょう。ただし、欠損金(赤字)が生じた年度の書類については10年間の保管義務が課せられるため、間違えないように覚えておきましょう。

個人の場合

個人事業主として証憑書類を管理する場合は、5年間の保管義務が課せられます。ただし、現金出納帳や売掛帳などの帳簿書類は7年の保管期間が義務となっており、書類によって期間が異なることは覚えておきましょう。また、確定申告が青色・白色かどうかでもこれら書類の保管期間は変わってくるため、詳しくは事前に調べたうえで保管しましょう。これらの書類は紙・電子データのどちらであっても保管期間に変わりはありません。

紙と電子データそれぞれの保管方法

注文書は紙や電子データなど、さまざまな媒体で作成されるため、それぞれ適切に保管しておかなければなりません。紛失や情報漏洩などのリスクを防止するためにはどのように保管するのが望ましいのでしょうか。本項では、各媒体での保管方法の例をいくつかご紹介します。

紙の場合

紙の書類を保管する場合は、従来通りファイリングや案件ごとにまとめるなどして保管する他ありません。継続している取引先があるならば取引先ごと、年間で書類を交わす回数が多いのであれば年度ごとに分類するなど、取り出しやすいようにまとめておくのがベストです。こうした証憑書類は税務調査・会計監査などの際に提出を求められることもあるため、見つからなかったり紛失したりといったミスがないように注意しましょう。

電子データの場合

電子データとして保管する場合は、さまざまな方法があります。代表的なのが、PDFファイルとしてローカルに保管する方法です。ファイル名に案件名や作成日付を入れて検索性を高くし、ローカルのパソコンや専用の外部ストレージなどに保存します。注文書などの書類をデータとして作成できるシステムの中には、システム上にそのままデータを保管できるものもあります。ただし、こうしたクラウド上に保管するシステムは、インターネットに接続されていなければ利用できないため注意が必要です。

控えをただ保存するという意味では、画面のスクリーンショットを保存しておくのも効果的です。いずれの保管方法を取る場合でも、タイムスタンプや履歴の残るシステムなどで改ざん防止措置を施すこと、検索しやすいファイル名にすることなどの保存要件を満たすように気をつけましょう。電子データとして保管したい場合は、対応したシステムを活用することで一元管理が可能です。

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保管しなかった場合はどうなる？

保管期間が定められている証憑書類を、期間中に紛失・破棄して保管しなかった場合は、法律によって罰せられる可能性があります。書類保管を怠った場合は、追徴課税や推計課税、青色申告の取り消しなどのペナルティが発生する恐れもあるので注意が必要です。

保管期間が過ぎて不要になったものは適切に処分

保管期間を過ぎたからといって、必ずしも処分しなければならないわけではありません。しかし、処分を検討している場合は個人情報が漏洩しないよう適切に破棄しましょう。シュレッダーにかけて確実に破棄する、もしくは専門の廃棄業者に依頼するなどしてまとめて処理してもらうなどの方法があります。

まとめ：注文書は義務に基づいて適切に保管しよう

注文書は、取引の真実性や正確性の証拠にもなる大切な書類です。作成した場合は、法律に基づいて適切に保管しなければなりません。法人や個人によって保管年数に違いはありますが、いずれも期間内にはすぐに取り出せるよう適切に管理しておきましょう。

紙による保管に不安がある場合は、電子契約サービスを利用した電子データでの保管をおすすめします。データであれば検索性が高く時短による業務効率化も図れます。積極的に電子データでの保管を活用していきましょう。

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