取引先や顧客などに重要書類を郵送する際には、細心の注意を払う必要があります。もし何らかの不備があると、自社への信頼を失墜させてしまいかねません。

そこで本記事では、重要書類を郵送する方法やマナーを詳しく解説します。また便利な電子契約サービスについても説明しますので、ぜひご検討ください。

重要書類を郵送する方法

重要書類の郵送には、以下の4つの方法が役立ちます。

・特定記録郵便
・簡易書留
・一般書留
・レターパック

それぞれの方法について詳しく解説します。

特定記録郵便

特定記録郵便とは、郵便物を引き受けた事実を記録して郵送するサービスです。特定記録郵便を利用するには郵便局に行き、「書留・特定記録郵便物等差出票」に必要事項を記入して郵便物と一緒に提出しましょう。

引き受け時に受領証が発行されるため、郵便物を受け取った証拠になります。またwebで配達記録の確認も可能です。

簡易書留

簡易書留とは、郵便物を引き受けた事実と届けた時間を記録することから、特定記録郵便と類似したサービスです。郵便局で「書留・特定記録郵便物等差出票」を記入すれば利用できます。

しかし簡易書留は特定記録郵便と違って、受取人に直接手渡しを行う際に署名を求めるため、より確実に届けられます。

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一般書留

一般書留とは、引き受けから配達までの過程を逐一記録するサービスであり、問い合わせ番号から随時追跡確認ができます。また損害要償額を10万円まで賠償するため、有価証券などを送る場合におすすめです。

さらに郵便料金を21円追加するごとに5万円ずつ損害要償額がアップするため、大口の取引にピッタリです（最大500万円まで）。

レターパック

レターパックとは、専用の封筒を使う郵送サービスです。レターパックプラスとレターパックライトの2種類があります。

レターパックプラスでは、直接相手に手渡すため確実に届けられます。一方レターパックライトでは、郵便受けに配達されます。どちらも郵便局やコンビニなどで購入でき、ポストに投函すればOKなので使い勝手に優れています。

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2024年10月から郵便料金が値上げ

2024年（令和6年）10月1日（火）より郵便料金が値上がりしました。値上がり前（2024年9月30日以前）と値上がり後（2024年10月1日以降）の主な郵便料金の比較は次の通りです。

種類	重量	9/30まで	10/1以降	差額
定形郵便物	25g以内	84円	110円	+26円
	50g以内	94円		+16円
通常はがき		63円	85円	+22円
定形外郵便物 規格内※	50g以内	120円	140円	+20円
	100g以内	140円	180円	+40円
	150g以内	210円	270円	+60円
	250g以内	250円	320円	+70円
	500g以内	390円	510円	+120円
	1kg以内	580円	750円	+170円
速達	250g以内	260円	300円	+40円
	1kg以内	350円	400円	+50円
	4kg以内	600円	690円	+90円
特定記録郵便		160円	210円	+50円
一般書留および現金書留		480円		–
簡易書留		350円		–
レターパックプラス		520円	600円	+80円
レターパックライト		370円	430円	+60円
スマートレター		180円	210円	+30円

※「規格内」は、長辺34cm以内、短辺25cm以内、厚さ3cm以内および重量1kg以内です。

日頃目にする機会の多い通常はがきは63円から85円と22円の値上げです。また、書類を送る際などによく使用される定形郵便物は、これまで重さによって84円と94円で分かれていたものが110円に統一されました。

契約書類の発送によく利用されるレターパックは、レターパックプラスが520円から600円と80円の値上げ、レターパックライトが370円から430円と60円の値上げが実施されました。この値上げに伴い、契約業務に関するコストの増大が予想されます。そこで、この機会に電子契約サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

電子契約サービスとは契約をオンラインで完結できる仕組みです。電子契約サービスも基本的に送信料がかかりますが、印刷費用や封筒代の負担がなくなり、さらに印紙税がかからないというメリットもあるため、トータルでみると契約の際に発生するコストを大幅に削減できます。

電子契約サービス国内シェアNo.1（※）の電子印鑑GMOサインは、送信料が他社サービスの半額という点が魅力のひとつです。お試しフリープランでは、月額基本料金と送信料（月5件まで）がなんと無料です。電子契約の導入を検討されているのであれば、ぜひGMOサインを試してみてください。

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※1 「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ（2023年11月）
※2 電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の送信数（タイムスタンプのみの契約を除く。電子署名法の電子署名の要件より）。自社調べ（2023年12月）

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重要書類を郵送する際のマナー

重要書類を郵送する際には、押さえておくべきマナーがあります。お互いに気持ち良く取引するために、ビジネスで必要なマナーをご紹介します。

ファイルに入れる

重要書類は、ファイルに入れて郵送するのが基本です。郵送途中に汚損することがないように、書類のサイズや厚さに合わせたファイルに入れて郵送しましょう。

また開封時に書類がバラけることを防ぐために、クリップなどで留めておくと良いでしょう。

送付状を同封する

重要書類を郵送する際には、送付状を同封しましょう。マナー面だけでなく、自社や担当者の情報も伝えられるため実務面でも役立ちます。

送付状には送付した日付や自社の社名と担当者などを記し、あいさつの文章も添えておきましょう。

官公庁との契約時には要注意

官公庁に契約書を郵送する場合には、注意が必要です。なぜなら契約事務取扱規則というルールによって、官公庁と民間企業が契約を交わす際には原則民間企業が先に押印するように定められているからです。

第十四条　契約担当官等は、契約の相手方を決定したときは、遅滞なく、契約書を作成しなければならない。
２　契約担当官等が前項の契約書を作成する場合において、必要があると認めるときは、まず、当該契約の相手方に契約書の案を送付して記名押印させ、さらに、当該契約書の案の送付を受けてこれに記名押印するものとする。
３　前項の場合において、契約担当官等が記名押印をしたときは、当該契約書の一通を当該契約の相手方に送付するものとする。

出典：契約事務取扱規則 | e-Gov法令検索

官公庁と契約を交わして契約書を送付する際には、企業が必要な印鑑を押印してから送るよう気をつけましょう。

重要書類を送るなら「電子印鑑GMOサイン」がおすすめ！

重要書類を郵送する場合には、マナーや注意点など詳細な点に気をつけなければなりません。そのため、契約書などの重要書類を郵送でやり取りするにはかなりの労力や時間がかかってしまいます。

そこで便利なのが、「電子印鑑GMOサイン」です。

契約内容の見直しや契約の締結など一連の作業をwebで簡単に行えるため、大幅なコストカットに役立ちます。

気をつけるべきマナーも契約書の文面など最小限で済みますので、非常に便利なサービスとなっています。発注書や見積書など他の重要書類にも使えますので、ぜひご利用ください。