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電子契約サービスの本格導入にあたり、どのサービスにすべきか迷うことが多々あります。とくに取引先が多い企業であれば契約相手方に合わせて複数の電子契約サービスを使い分けていることも多く、一本化が難しいこともあるでしょう。また、規模が大きい企業であれば、部署ごとに利用しているサービスが異なるケースもあります。
本記事では、電子印鑑GMOサインとマネーフォワード クラウド契約という2つの電子契約サービスを例に挙げて、複数の電子契約サービスを使い分ける、すなわち複数サービスを併用する際の、注意点やメリットについて詳しく解説します。さらに記事後半では、複数サービスに散らばった電子文書を一つの場所にまとめて管理する具体的な方法についてもご紹介。ぜひ最後までご覧ください。
まずは、GMOサインとマネーフォワード クラウド契約の基本的なサービス内容を比較してみましょう。
電子印鑑GMOサインは、GMOインターネットグループの一員であるGMOグローバルサイン・ホールディングスが提供する電子契約サービスです。電子帳簿保存法や電子署名法など電子契約に関する法令にも準拠しており、電子証明書やSSLの発行サービスを手がけているGMOグローバルサインの信頼性と技術力を背景にして、350万社以上（※1）の企業が導入しています。自治体を含む公的機関においても幅広く活用されています。
※1 導入企業数は「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ（2023年11月）
GMOサインはガバナンス強化に役立つ厳密な権限設定や閲覧制限の機能を提供しています。そのため、部外秘文書の保管にも安心して利用可能です。会社の社判や実印、個人の実印が必要な重要書類まで幅広く対応しており、印影登録や手書きサインも可能で、従来の商慣習を大切にされる取引先との契約にも安心して利用できる電子契約サービスとなっています。
3分でわかるGMOサイン
電子契約サービスの比較検討ガイド
GMOサインには、無料で利用できるお試しフリープランと有料の契約印＆実印プランが用意されています。お試しフリープランでは、月5件までの電子署名が無料で利用可能です。
有料プランの契約印＆実印プランは、ユーザー数と署名数に制限はなく、GMOサインの基本機能が月額9,680円（税込）で利用できます。二要素認証や操作ログ管理、三者間以上の契約、文書テンプレート登録、外部サービス連携など、契約業務の現場で必要とされる、さまざまな機能を提供しています。
また、契約印＆実印プランでは、メール認証により本人性を担保する電子署名である「契約印タイプ（立会人型）」を利用できるのに加えて、認証局によって厳格に本人確認・発行された電子証明書で本人性を担保する「実印タイプ（当事者型）」の電子署名も利用可能です。
なお、契約印タイプの送信料は1件あたり110円（税込）と、他社サービスの半額程度で提供されている点も魅力的で、コストパフォーマンスに優れたプランです。さらに、GMOサインのプランは1カ月単位で利用可能です。「電子契約サービスを導入してみたいものの、うまく使いこなせるかわからない」といったユーザーも、まずは気軽に1カ月間試してみやすいシステムとなっています。
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マネーフォワード クラウド契約とは、マネーフォワードが2021年5月に提供を開始した電子契約サービスです。契約書の作成から申請、承諾、締結、保存、管理までをクラウド上でサポートし、簡単なステップで電子契約を締結できます。電子署名や電子証明書の発行など電子契約に必須の機能に加え、ワークフローや契約書の管理など、電子契約を効率化するさまざまな機能を搭載しているのが特徴です。
マネーフォワード クラウド契約の料金プランは一般的な電子契約サービスと少し異なります。具体的には、経理や人事労務などのバックオフィス業務を総合的にサポートするマネーフォワードクラウドというサービスに電子契約サービスが附随する形を取っています。
※マネーフォワード クラウド契約単体の利用については料金などが公表されていないため、お問い合わせが必要です。
マネーフォワードクラウド（マネーフォワード クラウド契約）の料金プランは、次表の通り個人向けと法人向けで分かれています。
| プラン名 | 個人向けプラン | 法人向けプラン | |||
| パーソナルミニ | パーソナル | パーソナルプラス | スモールビジネス 小規模事業者向け | ビジネス 中小企業向け | |
| 基本料金 | 年額プラン 990円/月 （年額 11,880円） 月額プラン 1,408円/月 | 年額プラン 1,408円/月 （年額 16,896円） 月額プラン 1,848円/月 | 年額プラン 3,278円/月 （年額 39,336円） 月額プラン – | 年額プラン 3,278円/月 （年額 39,336円） 月額プラン 4,378円/月 | 年額プラン 5,478円/月 （年額 65,736円） 月額プラン 6,578円/月 |
| クラウド契約におけるユーザー数 | 3名 4名以上で利用の場合 ユーザー1名につき 月額990円の従量課金が発生 | 3名 4名以上で利用の場合 ユーザー1名につき 月額990円の従量課金が発生 | 3名 4名以上で利用の場合 ユーザー1名につき 月額990円の従量課金が発生 | 1名 | 3名 4名以上で利用の場合 ユーザー1名につき 月額990円の従量課金が発生 |
マネーフォワード クラウド契約は、基本料金に加え、サービスを実際に利用するユーザー数に応じて追加料金が発生する従量課金制のサービスです。なお、電子契約の送信件数による課金や制限はありません。
マネーフォワード クラウド契約のメリットは、マネーフォワードの他サービスと連携し、契約業務だけでなく、バックオフィス全体の効率化ができることです。また、企業の内部統制を強化するワークフロー機能や承認者の固定機能、閲覧権限の管理などが搭載されています。
電子契約サービスの比較や併用を検討する際は、各サービスの特徴を押さえ、違いを明確化することが重要です。
電子印鑑GMOサインでは、メール認証などの方法によりサービス提供事業者の署名鍵を利用する立会人型署名と、第三者機関である電子認証局が厳格な本人確認のうえで発行する電子証明書によって高い本人性を担保する当事者型署名の2タイプの電子署名が基本機能として利用できます。
一方、マネーフォワード クラウド契約では、立会人型署名のみ提供されています。日々のスムーズな契約業務を実現するためには立会人型署名の利用が適していますが、たとえば紙文書における実印利用レベルの契約締結が行われるようなケースでは、当事者型署名が適していることもあるでしょう。
料金プランや便利機能の比較も大切ですが、電子契約サービスを利用する際に一番大切な電子署名について、自社のニーズにマッチするのかあらためて確認する必要があります。
マネーフォワード クラウド契約の特徴は、契約業務以外のバックオフィス業務に関しても同サービスで一元管理できる点にあります。下記はマネーフォワードクラウドで利用できるサービスの一例です。
GMOサインには、費用がかからない無料プランであるお試しフリープランが設けられており、マネーフォワード クラウド契約にも新規登録後1カ月間の無料期間が設けられています。
無料お試し後に本格的に両サービスを導入する場合は、両社に直接問い合わせをするか、Web上で料金シミュレーションを行った上で、自社に最適なプランを選択することをおすすめします。なおGMOサインでは、電子契約サービスの併用・乗り換えに関しても積極的にサポートいたしますので、お気軽にお問い合わせください。
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電子契約サービスの比較検討ガイド
トップレベルのセキュリティ技術を持ち、電子契約サービスにおいて国内シェア率が高く、契約業務の利便性が高まる多くの機能が搭載されているGMOサイン。そして、企業の内部統制を強化する機能が豊富に搭載されているマネーフォワード クラウド契約。個々にもサービスは充実していますが、実は2つのサービスを併用することで、大きなメリットが生まれるのです。
GMOサインとマネーフォワード クラウド契約のどちらか一方の電子契約サービスにトラブルが発生した場合でも、もう一方のサービスをバックアップとして利用できます。セーフティーネットがあることで、万が一の場合もスムーズに契約業務を行えるようになるでしょう。
両サービスを併用することで、幅広いニーズに対応できるようになります。
GMOサインは電子契約サービス提供業者の署名鍵をもって署名を行う電子署名（立会人型）のほか、署名者本人の署名鍵をもって署名を行う電子署名（当事者型）という、より高い本人性を担保した署名タイプも利用できます。また手書きサインや印影登録など、これまでの商慣習を尊重している機能も使えます。さらに利用可能言語に関しても日本語、英語のほか計8カ国語に対応しているため、海外企業との契約業務でも利用することが可能です。
一方、クラウド会計ソフトとして知名度の高いマネーフォワード クラウド契約は、同社の他サービスとの連携が可能で、契約業務のみならず、バックオフィス全体の効率化を実現してくれます。
電子契約サービスにはそれぞれ無料プランが用意されています。GMOサインには月額基本料金と送信料が0円のお試しフリープランが用意されています。また、マネーフォワード クラウド契約には、新規登録後1カ月無料のプランが用意されています。これらの無料プランを併用することで、自社に最適な電子契約サービスを比較検討することができるでしょう。
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電子契約サービスにはそれぞれ月額費用などが発生するため、併用することでコストは増大します。無料プランを継続して利用するのであれば、コストは増大しませんが、ユーザー数や送信数に制限があります。
複数の電子契約サービスを併用することで、管理業務が複雑化する恐れがあります。それぞれサービスごとに独自のユーザー管理方法や文書管理方法などのシステムがありますので、管理業務が複雑になるのです。
電子契約サービスごとに操作方法も異なりますので、社内で操作手順習得のためのトレーニングが必要となり、運用コストが増加する可能性も高くなります。
電子契約サービスの併用の必要性についてあらためて解説します。
電子契約サービスにはそれぞれ特徴がありますので、企業が求めるニーズに対してカバーできる範囲が異なります。そのため、多種多様な顧客と取引する企業や複数の業界・地域で事業を展開する企業、独自のニーズや商慣習がある企業が併用に向いているわけです。
一方、小規模な企業や単一の市場・業界のみで事業を展開している企業、シンプルな契約プロセスを持つ企業は、電子契約サービスの併用をする必要はありません。自社の現状の契約状況を把握しながら、不要なコストを削減するようにしましょう。
現在、電子契約サービスは数多く存在します。そのため、契約相手の利用サービスに合わせて複数のサービスを使い分けている方も多いのではないでしょうか。相手方に合わせることでスムーズな取引が行えるメリットはありますが、保存書類が分散されることで、文書の検索性が落ちるなどのデメリットも存在します。
そのような方におすすめなのが、GMOサインの署名互換機能（※）です。他社サービスにて署名済みの文書をGMOサイン内でまとめて管理ができます。
※「署名互換機能」対象のサービスはこちらからご確認ください。
「相手方とどの電子契約サービスで署名するか調整しなくてはならない」「署名したサービスごとに契約文書がバラバラに保管される」といった悩みをお持ち方でも、今後はGMOサインでまとめて署名・保管することが可能です。
電子契約サービスはこれからもますます社会に必要とされるようになるでしょう。それに伴い、さらなる新規機能や外部サービスとの連携が追加され、電子契約サービスの利便性は高まっていくことが考えられます。
電子契約サービスをすでに導入はしているものの、ほかに必要となる新機能を求めている方や課題が生じている方は、ほかの電子契約サービスとの併用を検討することで、それらの課題解決につながっていくでしょう。
電子印鑑GMOサインでは、電子契約サービスをこれから導入される方の個々の状況に応じた機能や最適プランを探すお手伝いをさせていただきます。電子契約サービスの併用に関するご相談はもちろん、乗り換えや導入サポートについてのお問い合わせも随時受け付けています。ぜひお気軽にご連絡ください。
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電子契約サービスの比較検討ガイド
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電子契約サービスごとの違いや選び方などについて、下記の記事でわかりやすく比較しています。ぜひご参考にしてください。また、各社のサービスをまとめた比較表を“無料”でダウンロードできます。
＼ “無料” で使える電子契約サービスをまとめました！ ／
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GMOサインは、導⼊企業数No.1 ※ の電子契約サービスで、350万社以上の事業者にご利用いただいております。また、自治体などにおいても広く導入されています。同⽔準の他社サービスと比較をしても、使用料がとてもリーズナブルなのが特徴です。さらに、無料で試せる「お試しフリープラン」もあるので手軽に利用できます。各種機能も充実しているため、使い勝手も抜群です。ぜひ一度お試しください。
※ 導入企業数は「GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントする。内、契約社数「100万社」（複数アカウントをご利用の場合、重複は排除）
