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高齢化社会が加速する中、介護業界においては人員不足などの対策の一つとして、業務効率化に大きく貢献するデジタル化が急速に進んでいます。その中で、ケアプラン（介護サービス計画書）についても電子化が始まっています。
今回はケアプランの作成を効率化したい方に向けて、ケアプランとはそもそも何か、また電子化を行う方法について詳しく解説。介護サービスの最適化に役立つ内容なので、ぜひ参考にしてみてください。
そもそもケアプランとは何でしょうか？以下で詳しく解説します。
ケアプランとは、介護サービスを受けるために必要な計画書を指します。利用者がどのような課題を抱えているかを明確にし、目標や解決のための計画を記載した書類です。
ケアプランには介護サービスを受ける方の精神的・身体的な状態について記載されており、適切な支援を行うための指針となります。また、利用者の基本情報や生活環境などの情報も記載されており、具体的なサービス内容も明記されています。
ケアプランの作成を主に担当するのは、ケアマネジャー（介護支援専門員）です。ケアマネジャーは、利用者やその家族とコミュニケーションを取りながら、利用者の状態を常にチェックしているため、最適なサービスを考えられます。
また、ケアプランをもとに介護サービスが提供された後も、プラン内容は定期的に見直しを行います。これにより、常に最適な介護サービスが提供されるようになるのです。
ケアプランが必要な理由はさまざまですが、最も大きな理由は「一人ひとりの利用者に最適な介護サービスを提供するため」です。先述したように、ケアプランには利用者の精神・身体状態や生活環境などの情報を、本人や家族から聞き取った上で、課題を分析して作成されるため、個々に適切な支援を行うことが可能となります。
また、ケアプランは安定したサービスを提供するための役割もあります。たとえば複数のスタッフによる対応が必要な場合でも、ケアプランがあれば一貫したケアを受けられるのです。
ケアプランは3つの種類に分けられます。以下でどのような違いや特徴があるのかを見てみましょう。
施設サービス計画書は、要介護1～5の認定を受けた利用者が介護施設に入所する際に必要なケアプランです。これは特別養護老人ホーム、介護老人保健施設、介護医療院（介護療養型医療施設）の3つの施設で利用されます。
これらの施設を利用するためには、ケアプランの作成が欠かせません。各施設では利用者の状態に応じて、最適な介護サービスを受けられるように設計されています。
居宅サービス計画書は、要介護1～5の認定を受けた高齢者が自宅で介護サービスを受けるためのケアプランです。たとえば、訪問介護、訪問入浴介護、訪問看護、デイサービス、ショートステイなどのサービスを受けるために必要です。
訪問介護では介護スタッフが自宅を訪問して日常生活の支援を行い、訪問入浴介護では移動式の浴槽を使用して入浴介助を行います。また訪問看護は、看護師が自宅を訪問し医療ケアや健康管理を行うなど、利用者の暮らしを細かくサポートするものです。
介護予防サービス・支援計画書は、要支援1・2の認定を受けた高齢者を対象とし、要介護状態にならないよう防ぐためのケアプランです。主に介護予防訪問リハビリテーションや介護予防短期入所生活介護、デイサービスなどの利用のために必要となります。
これらのサービスは、利用者が身体機能を維持・改善できるように設計されています。介護予防サービス・支援計画書は、ケアマネジャーによって作成されるのが特徴です。また、定期的な見直しが行われるのは、他のケアプランと同様です。
そもそもケアプランは、どのように作成されるものなのでしょうか。以下でその流れを解説します。
ケアプラン作成において、アセスメント（状況を把握すること）が最も大切です。利用者の心身状態や生活環境などを把握できなくては、最適な計画は立てられません。
ケアマネジャーは利用者の自宅を訪問し、身体的健康状態、精神的健康状態、生活環境などを細かくチェックします。たとえば、日常生活動作（ADL）の評価を通じて、利用者が自力で食事や入浴、排泄ができるかを確認します。こうすることで、認知機能や感情状態を評価し、認知症の兆候や精神的なストレスの有無を判断できるのです。
また、自宅が高齢者にとって過ごしにくい環境ではないか、ケガをするリスクはないかなども確認します。現在の暮らしにおいて、障害となっている要素はないかを明確化し、障害をクリアするためのケアプランを考える必要があります。
アセスメントの結果をもとに、ケアマネジャーは利用者のニーズに応じてケアプランの原案を作成します。この原案には、具体的な介護サービスの内容、提供頻度や時間、さらには利用回数や料金などがまとめられます。
たとえば、訪問介護を週3回、デイサービスを週2回利用するスケジュールを組み込み、「歩行能力の維持」のように目標を設定します。このケアプランは利用者やその家族の希望をヒアリングした上で作成され、最も適したサービス内容が反映されます。
ケアプランの原案が完成した後、サービス担当者会議を実施します。この会議は、ケアマネジャー、利用者、家族、サービス提供者が参加するものです。
会議ではケアプランの内容を確認するのが目的ですが、必要に応じて修正も行われます。たとえば、提供されるサービスの種類や頻度、時間が利用者のニーズに適しているかを確認した結果、適切ではないと判断した場合は修正が必要です。
また、利用者や家族の意見や希望も会議で再確認します。訪問介護の頻度が適切か、デイサービスの内容が利用者に合っているかを話し合わなくてはなりません。
ケアプランが確定したら、サービス提供者と正式に契約を結びます。この契約には、提供されるサービスの詳細、提供頻度や時間、料金などが含まれ、サービスの提供期間と契約の更新方法も明記されます。
契約締結によって、ケアプランで計画されたサービスが確実に提供されることが保証されます。
サービス提供が開始された後も、ケアプランのモニタリング（見直し）が重要です。ケアマネジャーは月に最低1回、利用者の自宅を訪問したり、サービスを提供している事業者と連絡を取りモニタリングを行ったりしなくてはなりません。
また、利用者の家族に、困っていることや改善してほしい点はないかをヒアリングします。サービスが適切に提供されていることが確認できればそのままのケアプランとなりますが、場合によっては修正が行われます。
近年、介護業界でもデジタル化が急速に進め、ケアプランに関しても、厚生労働省主導で電子化（ケアプランデータ連携システムの導入）が積極的に推し進められています。
なお、介護業務における電子化の導入背景には、2021年度の介護報酬改定があります。この改定により、介護事業所での契約書や重要事項説明書、ケアプランなどの電子化が認められるようになりました。
以下では、介護業務に電子契約サービスを導入することでどのようなメリットがあるのかを解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
電子契約を利用すると、紙の契約書を使った方法と比べて、簡単に契約を締結できます。
たとえば、紙の契約書の場合、署名や押印のために関係者全員が同じ場所に集まるケースが多々あります。しかし、電子契約ならインターネットを利用して締結できるので、わざわざ対面で対応する必要はありません。
スケジュール調整や移動時間が大幅に短縮されるため、利用者に早く介護サービスを提供できる利点があります。インターネット環境が整っていれば、すぐに全員が契約書をチェックできるため、手続きがスピーディーに進みます。
電子契約は時間と場所に左右されるストレスがありません。これまで以上に契約手続きを柔軟に行うことができるでしょう。
紙の契約書には印紙税がかかりますが、電子契約を利用することで印紙税によるコストを削減できます。
また、紙の契約書で契約を締結するためには、印紙代のほかに印刷費や郵送費なども必要です。しかし、電子契約の場合はこれらの費用がすべて不要になります。
1回のみの契約であればそこまでの差は生まれませんが、毎回契約する度にこれらのコストがかかることを考えると、年間で見ればコストの差は非常に大きなものになります。電子契約なら、年間コストの大幅な削減が期待できるでしょう。
さらに、電子印鑑GMOサインのような電子契約サービスを利用すれば、契約書などのデータがクラウド上に保存されるため、物理的な保管スペースはもちろん社内サーバーなどにデータを保管する必要もありません。
紙の契約書は経年劣化や紛失のリスクがありますが、電子データとして保存することで、これらの問題も解消されます。
電子契約を活用することで、契約書や関連報告書をオンラインで共有しやすくなります。インターネット環境があれば、関係者全員がリアルタイムで書類をチェックできるので、紙の契約書を使用するよりも迅速な対応が可能になります。
また、共有された情報は一元管理されるため、情報の抜け漏れや重複を防ぎます。効率的に契約締結・管理ができる点は、電子契約の利点といえるでしょう。結果として介護サービス提供者間のコミュニケーションも円滑になり、利用者への対応も迅速かつ的確に行うことができます。
紙の契約書は火災や水害などの災害時に紛失するリスクがあります。そこでGMOサインのようなクラウド型の電子契約サービスを利用すれば、データはクラウド上に保存されるため、万が一の災害時でもデータの紛失を防ぐことができます。
地震や洪水などの自然災害が発生した場合でも、クラウド上に保存されたデータには影響が起こらないため安心です。重要なケアプランや契約書が失われる心配がなくなり、常に安定した介護サービスを利用者に提供できるでしょう。
また、データは暗号化されて保存されるため、不正アクセスや情報漏洩のリスクも回避できます。利用者の個人情報が常に保護されるため、安心して利用できます。
ケアプランを作成する際、GMOサインの対面契約を活用すると非常に便利です。
GMOサインの対面契約は、タブレットを使用して必要事項を入力し、手書きでサインを行うだけで、リアルタイムに契約を締結できます。
また、メール署名にも対応しているため、遠方に住んでいる利用者や家族とも簡単に契約を行うことが可能です。物理的な距離に左右されることなく、効率的に契約書などの作成・締結が進められます。
契約手続きの時間を大幅に短縮できるので、介護サービスを受ける方はもちろん、ケアマネジャーの負担も軽減できます。契約書は電子的に保存される仕組みのため、紙ベースの契約書に比べて安全性も確保されているのが魅力です。
ケアプランは最適な介護サービスを提供するために必要です。高齢化社会が加速しているため、今後もケアプランの効率的な作成が多くの場で求められるでしょう。
ケアプランのみならず契約書や請求関係書類のデジタル化を進めたいとお考えの方には、電子契約を活用するのがおすすめです。中でもGMOサインの対面契約は、タブレットを使って手書きのサインをするだけなので、高齢者やその家族にとっても操作方法も簡単です。もちろん離れた場所にいてもリアルタイムで契約書の確認から電子署名まで行えます。
デジタル化がますます進むと予想される今後の介護業界において、電子契約が多くの現場で導入されるようになるでしょう。
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