納品書は、納品する商品の種類や数量に間違いがないかを確認するための書類です。作成に法的な義務はないものの、取引先から提出を求められることもあるため、目的や必要事項などは知っておく必要があります。

また、インボイス制度が施行後、納品書を適格請求書とすることが認められました。そのため、これまで納品書を作成していなかった個人事業主の方も適切な作成方法を知っておけば、経理業務の効率化にもつながるでしょう。

本記事では、納品書の概要から必要性、記載すべき事項、インボイスへの対応方法などをお伝えします。企業の担当者はもちろん、個人事業主やフリーランスの方で初めて納品書を作成する方も、ぜひ参考にしてください。

納品書とは

納品書とは、取引先に商品を納品する際、発注された商品と数量に間違いがないことを明示する書類です。取引内容を明確に文書化することで、後になって届いた、届いていないといったトラブル防止にもつながります。

なお、納品書と混同しやすい書類に納品明細書があります。違いは納品書が納品する商品名以外に商品の金額や数量も記載するのに対し、納品明細書には一般的に金額の記載はありません。あくまでも納品した商品の詳細を記載するものです。

取引で利用される代表的な書類

通常の取引において、納品書も含めやり取りする主な書類は次のとおりです。

見積書

見積書とは、受注者が商品やサービスを提供するために、どの程度の金額が必要かを概算で算出した書類です。発注者は見積書の内容を確認し、問題がなければ正式な発注を行います。

発注書

発注書は、発注者が見積書の内容を受け、社内で検討した結果、正式に依頼が決まった際に作成する書類です。依頼する商品（サービス）名、数量、金額、納期などを記載し、受注者に提出します。

納品書

納品書は、受注者が発注書に記載された商品（サービス）と数量を受注者に納品する際に記載する書類です。発注書の内容と間違いがないかを確認しつつ、商品を準備して納品書と一緒に納品します。

検収書

検収書は、発注者が納品された商品（サービス）と数を確認し、間違いがなかった際に作成する書類です。商品（サービス）と数に不備がなければ、受注者に送付します。

請求書

請求書は、検収書を受け取った受注者が納品した商品（サービス）の代金を請求するために作成する書類です。受注者にもよるものの、毎回納品するたびに作成する場合もあれば、毎月1回まとめて作成する場合もあります。

領収書

領収書は、受注者が商品代金の入金を確認後、発注者に対したしかに商品代金を受け取ったと証明するために作成する書類です。領収書を発注者に送付した時点で、取引は完了となります。

取引で作成する書類の発行義務

ここまで、一般的な取引でやり取りする書類について解説してきました。しかし、仮にすべての書類を作成せずに取引をしても、法的に取引が無効になることはありません。基本的に口頭でのやり取りでも取引は成立します。

ただし、受注者は発注者が課税事業者の場合、適格請求書の発行を求められたら必ず交付しなければなりません。また、下請代金支払遅延等防止法第3条により、下請事業者に対し、親事業者が発注した場合、発注書を交付する義務があります。

（書面の交付等）

第三条親事業者は、下請事業者に対し製造委託等をした場合は、直ちに、公正取引委員会規則で定めるところにより下請事業者の給付の内容、下請代金の額、支払期日及び支払方法その他の事項を記載した書面を下請事業者に交付しなければならない。ただし、これらの事項のうちその内容が定められないことにつき正当な理由があるものについては、その記載を要しないものとし、この場合には、親事業者は、当該事項の内容が定められた後直ちに、当該事項を記載した書面を下請事業者に交付しなければならない。

２親事業者は、前項の規定による書面の交付に代えて、政令で定めるところにより、当該下請事業者の承諾を得て、当該書面に記載すべき事項を電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であつて公正取引委員会規則で定めるものにより提供することができる。この場合において、当該親事業者は、当該書面を交付したものとみなす。

出典：下請代金支払遅延等防止法 | e-Gov法令検索

そのほかほとんどの場合、上述した書類のやり取りは、日本の商習慣において、特別な事情がない限りは作成するのが一般的です。

納品書を作成する重要性

法的義務はないものの、納品書を作成すべき理由はいくつか考えられます。主な理由として挙げられるのは次のとおりです。

依頼者との間で認識の違いを生み出さないため

商品を納品する際、一緒に納品書を同封することで、納品した商品が依頼された商品と数量に相違がないことを明示できます。

また、初めて納品する商品の場合、商品を見ただけでは何の商品であるかがわからないケースも少なくありません。しかし、納品書に商品名、型番などを記載して同封すれば、たしかに発注した商品であることがわかり、あらためて受注者に確認をする手間が軽減されます。

経理業務の効率化につながるため

受注者は納品書を作成しないと発注書（発注データ）だけをもとに請求書を作成しなければなりません。しかし、発注書だけでは、商品をいつ納品したかがわかりません。

そのため、月末に依頼された発注書だと今月分の請求なのか来月分の請求になるのかもわからず、発送した部署にわざわざ確認をする作業が追加されます。

また、発注者側も受注者から請求書が届いた際、どの発注に対する請求なのかがわかりません。そのため、請求内容が正しいのか、間違っているのかの確認もできず、商品を確認した部署に確認をする必要が生じます。

このように納品書がないと、発注者側、受注者側双方の経理担当者に余計な作業が発生します。納品書の作成は、経理担当者の業務を減らし、効率的な取引を実現させるためにも欠かせない書類なのです。

納品書に記載する主な項目

前述したように納品書の作成に法的義務はないため、記載方法にも決まりはありません。ここでは納品書としての体裁を保つ上で記載すべき主な項目を紹介します。

宛先

発注者の情報を記載します。会社宛の場合は、「会社名＋御中」、個人宛の場合は「会社名＋部署名＋個人名＋様」です。

納品日・出荷日

納品日の場合は、発注者のもとに届く日を記載します。商品ではなくサービスの場合は、提供が完了した日です。出荷日は納品する商品を出荷した日付を記載します。納品日と出荷日はどちらでも構いません。

商品名

納品する商品の名称や品番、型式などを記載します。商品名だけでは色違い、サイズ違いなどの区別ができない場合もあるため、必ず商品を特定できる情報までしっかりと記載しなくてはなりません。

数量

納品する商品の数量を記載します。個、セット、一式など単位も商品に合わせて明確に記載しましょう。

商品単価

商品1つの単価を記載します。単価を記載する欄がない場合は、備考欄に記載するようにしましょう。

小計・消費税・合計額

納品した商品の税抜き合計（小計）、小計の消費税額、そして小計と消費税額を足した合計額を記載します。なお、詳しくは後述しますが、納品書を適格請求書代わりに使う場合、消費税額が内税であっても必ず記載しなくてはなりません。

納品書発行者の情報

納品書を発行したものの情報を記載します。一般的な記載項目は会社名・住所・電話番号です。作成者の名前を記載する必要はありません。また、法的義務はないものの、商習慣として社判を押印するのが一般的です。

備考・特記事項

納品書番号や発注書に記載されている番号などを記載します。納品書番号や発注番号を記載しておくと、後で経理処理がやりやすくなるため、番号がない場合でも、いつの発注による納品であるかの情報は記載しておくとよいでしょう。

また、商品の消費税が内税の場合、計算しても割り切れず、実際の合計額と消費税額が合わない場合があります。その際は、合計額に合わせるように切り上げ、四捨五入などをして、「消費税額は四捨五入で算出しています」「消費税額は切り捨てで算出しています」などその旨は必ず記載しておくようにしましょう。

※納品書のサンプル

納品書をインボイス制度に対応させるためのポイント

2023年10月1日から施行されたインボイス制度により、免税事業者から課税事業者になった個人事業主の方も多いのではないでしょうか。課税事業者として仕入税額控除を受けるには、適格請求書（インボイス）の発行が必要です。

ただし、納品書を適格請求書に則った記載にして請求書と兼用にすれば、別個に請求書を発行する手間が省け、経理業務の効率化が実現します。

そこで、ここでは納品書を適格請求書に則った形式にするための書き方について見てみましょう。個人事業主の方はもちろん、法人で請求書と兼用の納品書を同梱する事業者と取引される際にも、必ず次の事項が記載されているかどうかを確認してください。

適格請求書の記載事項

納品書を適格請求書とする場合、記載しなければならない項目は次のとおりです。

適格請求書発行事業者の氏名もしくは名称と課税事業者の登録番号

課税事業者として登録している氏名もしくは名称です。個人名で登録している場合は個人名を、会社名で登録している場合は会社名を記載します。

登録番号とは、課税事業者に登録した際に発行されたT＋13桁の数字です。氏名、会社名だけでは適格請求書として成立しません。必ず登録番号を記載してください。

納品日・出荷日と商品名、単価

通常の納品書に記載する場合と同様に記載します。納品日、出荷日に関しても上述したとおりです。ただし、商品の中に軽減税率の対象品目がある場合は、商品名の後に「※」や「☆」などのマークを付けます。

税率ごとに区分した合計額と適用税率

10%と8%の商品に分け、それぞれの合計金額を記載します。この場合の合計金額は税込み、税抜きのどちらでも問題ありません。

なお、10%と8%の商品、どちらか一方しかない場合でも、合計額と適用税率の記載は必須です。その場合、10%の商品しかなければ8%は「0円」、8%の商品しかなければ10%を「0円」と記載します。具体的な記載例は次のとおりです。

税率ごとに区分した消費税の合計額

10%と8%、それぞれに分けて消費税の合計額を記載します。具体的な記載例は次のとおりです。

なお、税込み価格の場合、小数点以下の端数が出た際は全体の合計金額に合わせ、切り捨て・切り上げ・四捨五入を行い、備考欄にその旨を記載しなければなりません。

備考

軽減税率対象品目があり、商品名の後に「※」や「☆」のマークを付けている場合、備考欄に「※は軽減税率（8%）対象品目です」と注釈を入れます。また、税込み商品で切り上げ、切り捨て、四捨五入のどれを使っているかも備考欄に記載しましょう。

宛先

通常の納品書と同様に発注者の情報を記載します。

納品書を適切に作成するためのポイント

納品書を適切に作成する上で必要ないくつかのポイントを解説します。

ほかの書類との内容を一致させる

納品書、見積書、請求書の内容で、それぞれの金額や商品名、数量がバラバラだと照合時に混乱してしまう場合があるため、一致させる必要があります。

たとえば、新商品で見積書を作成した段階ではまだ仮の名称だった場合、納品書を作成する際にあらためて正式な商品名で見積書を作成したほうがよいでしょう。金額についても同様です。

少額特例を把握する

納品書を適格請求書とする場合、次の2つの要件のどちらかを満たす事業者は、税込み1万円未満の取引において、納品書を適格請求書の書式にする必要はありません。

これは特に個人事業主が経理業務の負担を軽減するための少額特例という措置で、2029年9月30日まで適用されます。

参考：国税庁「少額特例（一定規模以下の事業者に対する事務負担の軽減措置の概要）の概要」

適切な納品書を作成してスムーズな取引を実現させよう

納品書とは、取引先に商品を納品する際、発注された商品と数量が間違いないことを明示する書類です。作成に法的義務はないものの、後になって必要な商品が届いていない、数量が合っていないなどといったトラブルを起こさないためにも必ず作成するようにしましょう。

納品書は適格請求書（インボイス）の記載方法に則って作成すれば、適格請求書の代わりとしても使えます。特に個人事業主の方で経理業務の煩雑化にお悩みの際は、納品書と請求書を兼用にすれば経理業務の効率化も可能です。ただし、取引先によっては、納品書と請求書を別に求められる場合もあるため、どちらにも対応できるようにしておきましょう。

また法人の経理担当者の方も、課税事業者から請求書と兼用の納品書を受領する際は、必要事項が記載されているかを十分に確認してください。場合によっては仕入税額控除を受けられなくなるため、注意が必要です。

法人、個人事業主を問わず、適切な納品書の作成で後のトラブルを防ぎ、スムーズな取引を実現させましょう。