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行政機関ではさまざまな業務のDXが進んでいます。デジタル手続法によりさまざまな手続きの電子化が検討されていますが、これまで「処分通知等の電子化」は思うように進んでいませんでした。
しかし、デジタル庁では2023年に「処分通知等のデジタル化」に関する基本的な考え方をまとめ、本格的に処分通知等の電子化に乗り出すことを示しています。
そこで今回は、処分通知等の電子化とは何なのか、用いられる手法、電子化に至った背景、メリットや課題について解説します。
処分通知等の電子化とは、処分通知等の通知をオンラインによって完結させることです。
従来は、紙により発行・郵送していたため、通知の印刷や郵送のために多くの時間やコストがかかっていました。地方自治体を中心に人手不足が深刻化している昨今、処分通知等の紙での発行・郵送は業務を圧迫させる要因の一つとなっています。
処分通知等の通知が電子化されれば、業務が簡素化されて時間やコストの削減、人手不足の解消などを実現できます。また、個人や企業にとっても、オンラインで完結できることは利便性の向上につながるものです。
処分通知等とは、行政機関から発行される許認可に関する書面のことです。行政庁の処分やその他公権力の行使にあたる行為である処分の通知と、その他の法令に基づいた行政機関が行う通知を指します。
たとえば、処分通知は法的拘束力のある「行政処分」の通知です。従わない場合、刑事罰を科されることもあるため、重要な意味を持っています。その他の通知も、行政機関から発行された法的根拠に基づいた書面です。
処分通知等の電子化を進めるにあたって、短期的に取り得る手段として、デジタル庁では以下の3つの手法を検討しています。
それぞれ解説します。
電子申請や通知機能を持つ情報システムがすでに整備されている場合は、その既存システムを利用して、処分通知等の電子化を進めます。利用者の利便性を考え、行政機関にて共通して使用しているシステムによって電子化することが望ましいとされています。現在、政府では以下のようなシステムが利用されています。
e-Govとは、各省庁にて管轄されている行政手続きの電子申請サービスのことです。jGrantsは、デジタル庁が運営している補助金の電子申請システムです。いずれのシステムも、インターネットを通して各種手続きを行うために活用されています。窓口まで足を運ぶ必要がなく、利用者にとって利便性の高いものです。
マイナポータルの「お知らせ機能」とは、行政機関等から送信される年金や確定申告などのお知らせ・アンケート・証明書などの確認ができるものです。パソコンやスマートフォンから手軽に確認できます。
処分通知等の送付を受ける人が少なく手作業により対応できる程度の処理件数の場合は、オンラインストレージや電子メール等を利用します。
特に完全性や機密性の担保が必要なものについては、オンラインストレージを活用します。電子ファイル化した処分通知等をオンラインストレージに保存し、ID・パスワード認証によって該当者がその内容を閲覧またはダウンロードします。
電子メールによる処分通知等の送信は、汎用性が高く通知を受ける人にとっても利便性が高いものです。ただし、処分通知を受ける人の同意を得ること、情報漏洩リスクを踏まえた暗号化などの対策が必要です。
もちろん、オンラインストレージや電子メールだけを活用するわけではなく、実務や処分通知等の情報の格付けに応じて、情報セキュリティを担保できるシステムが利用されます。
既存の情報システムやオンラインストレージ、電子メールを利用する場合に、第三者による検証が必要な場合は、処分通知等に電子署名を行うことが検討されます。
たとえば、書面に公印が押印されている場合、すべてを電子署名に移行するのではなく、公的根拠や必要性を検討してから利用します。そのため、個々のケースで電子署名が必要かどうか判断されることとなります。
短期的には、これまで解説してきた既存のシステムを活用して処分通知等の電子化を進める方針です。しかし、処分通知の件数、業務効率やコストなどから既存システムだけでは十分でない場合も考えられます。そのため、中長期的には、情報システムの新規整備や改修なども検討の必要があるとされています。
1990年代後半のIT革命以降、行政機関では電子化が推進されています。2019年（令和元年）12月に施行された「デジタル手続法」により、引っ越しや相続などさまざまな手続きはデジタル化が進んでいたり、今後のデジタル化が予定されたりしています。しかし、処分通知等の電子化については、まだまだ進んでいないのが現状です。
2019年のコロナ禍では、定額給付金申請などにおいて電子化が進んでいないことが原因で、一部混乱を招くこともありました。行政手続きにおける電子化が不十分であることが顕在化したことで、コロナ禍以降は行政機関において電子化に向けて本格的に取り組まれるようになっていきます。
2022年に閣議決定された「デジタル社会の実現に向けた重点計画」にて、処分通知等の電子化の検討を進めることとされました。さらに、同年「トラストを確保した DX 推進サブワーキンググループ報告書」では、処分通知等の発行をオンラインにて円滑に行えるように検討をすべきであると示されています。
その後デジタル庁では、「デジタル改革に向けたマルチステークホルダーモデル（MSM）」を運用し、参加者から「処分通知等のデジタル化に向けた提言書」の提出を受けました。
こうした流れを受けて、デジタル庁では「処分通知等のデジタル化に係る基本的な考え方」を整理し、電子化の推進に力をいれることとなりました。
処分通知等を電子化すると、個人や企業、そして行政にはどのようなメリットが生まれるのでしょうか。
処分通知等が電子化されることで、個人や企業の利便性が向上することが期待されます。
従来、処分通知等は受け取りに行くなどの手間がかかりました。行政機関は原則として平日しか窓口が開いていませんので、仕事が忙しい人にとってはスケジュール調整などに手間がかかってしまいます。
しかし、処分通知等が電子化されれば窓口まで足を運ぶ必要がなく、場所や時間に縛られることなく手続きが可能になります。そのため、個人や企業にとって行政サービスそのものの利便性が高まります。
処分通知等の電子化はコスト削減にもつながります。
従来の処分通知等は郵送などにコストがかかります。もちろん、印刷用の紙や押印用の朱肉などのコストも必要です。また、こうした作業を行うためには、人件費もかかってきます。
処分通知等が電子化されれば、このようなコストが大幅に削減されます。ペーパーレス・脱印鑑を実現できて環境にも優しい社会を実現できることでしょう。
処分通知等の電子化は、人手不足の対策にもつながるかもしれません。
近年、地方自治体を中心に行政機関では人手不足が叫ばれています。ただでさえ人が少ない中で処分通知等の処理件数が多くなれば、他の業務に支障をきたすことになります。
処分通知等が電子化されれば、紙に比べると業務負担が減るのが明白なため、少ない人材で効率よく業務を回せるようになるでしょう。
処分通知等の電子化はさまざまなメリットがありますが、いくつか課題もあります。
処分通知等を電子化する場合、本人確認の精度によってはなりすましなどの不正が起こることも考えられます。
オンラインで手続きが完結することは非常に便利です。しかし、オンラインだけでは申請者が身分証明書を偽造したり、盗難された身分証明書などで申請したりといった問題が発生する可能性があります。また、本人を装って詐欺行為を行うことも考えられます。
不正等を防止する対策が非常に重要です。
個人情報流出のおそれもあり得ます。
たとえば、電子メールやオンラインストレージによって処分通知等を送信する場合、不正アクセスによってその情報を第三者によって奪われる可能性があります。
そのため、電子化を進めるのと同時に、十分なセキュリティ対策を講じなければいけません。
処分通知等の電子化を行えば職員の負担が減り業務改善やコスト削減を実現できます。その一方で、新たにシステムを導入する場合はその費用がかかります。しかし、安価なシステムを導入すれば、セキュリティ面で不安がありますので、行政機関が発行する処分通知等の電子化には不向きです。
業務改善やコスト削減のメリットとコストを天秤にかけ、セキュリティ面で安心できるシステムを導入しなければなりません。
処分通知等の電子化についてよくある質問とその回答を、デジタル庁の「処分通知等のデジタル化に係る基本的な考え方」を参考にまとめます。
処分通知等の書面で公印による押印がされていたとしても、電子署名が必要とは限りません。デジタル庁では、公印の根拠や必要性を踏まえた上で、必要な場合に限って電子署名を利用することが考えられるとしています。
たとえば、法令上必要である、第三者によって検証されるといったケースでは電子署名を行うわけです。そのため、個々のケースで判断が行われます。
電子署名によって、文書作成者の証明・完全性の担保を行えます。また、電子化された処分通知等に担当者などの氏名・文書番号等を記載して、さらに電子メールに添付して送信するという方法も考えられます。
セキュリティが十分確保されたオンラインストレージであることを十分に確認することが大切です。たとえば、クラウドサービスであれば、セキュリティ管理について、ISMAPの管理基準で求められるのと同等以上の水準であるものを選ばなければなりません。
パスワードは第三者に知られることなく、通知を受ける相手に伝えなければなりません。たとえば、オンラインストレージにより処分書通知等のダウンロードをしてもらう場合は、そのURLを電子メールで通知します。その上で、パスワードは個人の携帯電話番号あてにSMSによって通知することで、高いセキュリティを保てます。
書面の処分通知等で公印が省略されているのであれば、電子化された処分通知等にも電子署名は不要であると考えられます。
本記事では、処分通知等の電子化について解説しました。
デジタル手続法によって行政手続きのオンライン化が推進されていますが、処分通知等についてはその実施率は低水準であると言わざるを得ません。しかし、時代が進む中で社会的な背景もあって、2025年までには原則すべての申請の電子化実現を目指しています。
本記事でも解説したように、処分通知等の電子化は個人や法人はもちろん、行政機関にとってもさまざまなメリットがあります。考えられる課題もいくつかありますが、セキュリティ等に留意して進めていけばより利便性の高い社会へとつながることでしょう。
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