電子帳簿保存法が改正され、2022年1月1日から新たな法律が施行されました。改正電子帳簿保存法の施行により、取引などで発生する発注書や領収書などの書類を電子データで保存することが定められました。

2023年12月31日までは猶予期間となっていますが、全ての法人、個人事業主（フリーランスを含む）が改正電子帳簿保存法の対象になるため、本格的に施行される2024年1月までの間に必要な準備を整えておくことが必要です。

電子取引を理解しよう

電子帳簿保存法で定義されている電子取引とは、取引に関する情報を電磁的な方法でやり取りすることを指します。つまり、電子データを用いておこなわれるすべての取引がこれに該当することになります。

取引に関する情報に含まれるのは、注文書や送り状、領収書や見積書などの事業で使用される書類です。また、電磁的な方法でのやり取りとは、EDI取引、一般的に電子メールでの添付ファイルの送受信のことなどを指します。また、WEBサイトから取引に関する情報をダウンロードする場合も含まれます。

EDI取引とは

EDIとは英語のElectronic Data Interchangeという言葉の頭文字から取られた言葉で、電子データを交換するという意味があります。

EDI取引は、商取引で発生する発注書や納品書、請求書などの証憑類を電子化し、取引先と専用回線で接続してデータでやり取りする取引のことで、電子メールにファイルを添付して送受信する従来のやり方とは異なる新たな電子取引のことです。

EDI取引にも完全の個々の取引先とのみの専用回線を用意する個別EDIや複数の当事者間でそれぞれ電子情報をやり取りできる標準EDIといったものがあり、どの方法を選ぶかは企業により異なります。

EDI取引は年々増加していて、平成29年に行われた調査では市場規模が317兆円と非常に大きな規模であることが裏付けられています。平成29年の段階で成長率は9%となっていて、今後さらに成長率が上がることが期待されています。

EDI取引を企業が導入することにより、従来の紙ベースでの取引から電子的な取引に変わることから、ペーパーレス化が促進され、環境保護に役立つだけでなく、郵送料などのコスト削減できること、電子メールを利用して送受信を行うよりも安全性が高いこと、送受信が瞬時にできることから、タイムラグが発生しないなどメリットが多数あります。

電子取引に必要な準備

電子取引で作成する電子データの保存について、電子帳簿保存法では一定の要件を満たすことが定められています。電子データを単に保存するだけでは必ずしも要件を満たすとは限らないため、要件を把握してくことが大切です。

電子データを保存する際の満たすべき要件とは

電子データを保存する場合、２つの要件（1）真実性の確保、（2）可視性の確保があります。

真実性の確保とは、電子データを保存する場合、保存したデータが削除されたり、書き換えられないようにすることを指します。

可視性の確保というのは、保存した電子データを検索したり、表示したりできるようにすることを指します。

真実性の確保に関する要件

真実性の確保については、以下に定められた4つの要件のうち、1つでも満たすことが必要です。

（1）取引などの日付を確認できるタイムスタンプを付与し、付与されたのちに送受信を行う
（2）取引情報を受け取った後にすぐにタイムスタンプを付与し、取引情報を保存する人についての情報を明確にする
（3）取引を行う双方が電子データの訂正や削除を行えないシステムで電子データをやり取りする
（4）電子データの訂正または削除を防止するための規定を定め、規定に従って運用する

可視性の確保に関する要件

可視性の確保とは、電子データを検索・表示できるようにするためのハードウエアなどを準備することなどが含まれます。税務署が適時電子データを確認できるようにするための措置も必要です。

具体的には以下の条件を充たすことが必要になります。

（1）保存しているデータをいつでも速やかに見られるように、操作用の機器やソフトウェア・ディスプレイ・プリンタなどの出力機器を操作説明書と一緒に整然とした形で備え付けておくこと
（2）システム概要書やシステム基本設計書など当該システムの使い方がわかる書類を備え付けておくこと
（3）検索機能（「日付」「取引金額」「取引先」といった各項目による検索）を確保すること

電子データの保存が義務化されることによる注意点

電子帳簿保存法の施行により、電子データの保存が義務化されますが、影響を受けるのは現場です。2024年からの本格稼働に向けて、どんな点に注意する必要があるかを理解しておく必要があります。

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電子データで請求書などを発行する場合

電子データの形で請求書、領収書などを発行した場合、発行した電子データファイルを保存します。何らかの理由でプリンターなどを利用して電子データを印刷した場合でも、元となった電子データファイルを削除することは違法です。

電子データで領収書などを受け取る場合

電子データで発行された領収書や請求書については、全て電子データのままで保存しなければいけません。発行した場合と同様に、プリンターで印刷した場合でも、元となった電子データの領収書ファイルなどを削除することは違法です。

紙の領収書や請求書はどうなるか

紙媒体で請求書や領収書を控えとして発行した場合、紙媒体の領収書や請求書を保管します（PC内で元となったデータを保存する方法でも大丈夫です）。

仮に事業者が、電子帳簿保存法が定める電子データの保存方法として、スキャナによる保存を選択している場合、定められた規定に従って、スキャナで紙ベースの領収書などをスキャンして電子データという形で保存します。

紙媒体の領収書や請求書を受領した場合についても、紙媒体のままで保存することができます。保存する場合は前述の発行された場合と同じで、紙媒体のまま保存するか、スキャナを利用して電子データで保存するといった方法が選べます。

今から準備をしておこう

2024年1月から電子データの保存が義務化されることから、今のうちに準備を整えておくことで、義務化に備えられます。これまで紙ベースの領収書に慣れていると、電子データへの移行が遅れてしまう可能性があるからです。何ができるのかそのステップを覚えておきましょう。

電子データによる取引を把握しておこう

現段階で電子データによる取引をしているかどうか、電子データによる取引の量はどれくらいか、といったことを把握しておくのは良いことです。すでに電子データによる取引ができているものについては、義務化されてからもそのまま電子データで保存が可能です。紙ベースの取引については、今の取引量をチェックして、電子データへの変換ができるように準備を始めるようにしましょう。

電子データの保存については、PDFファイルなどの添付ファイルで送付されたり、発行したりする分については保存が簡単ですが、中にはメールの本文に記載されているケースもあります。この場合、そのメールを保存することにより、電子データとして保管できます。

電子取引における電子データの保存方法を決めておく

電子データの保存で求められるのが真実性の確保です。

真実性の確保とは、上記のとおり電子データの改ざんを防ぐために要件とされているものです。

真実性の確保を実行するために必要になるのが、タイムスタンプの入力、訂正および削除を禁止するシステムの導入になります。タイムスタンプについては、取引を行う双方が導入する必要があるため、取引先によっては、導入ができないケースもあります。

こうした場合に備えて今できるのが、事務処理規定の設定です。電子帳簿保存法では、あらかじめ事務処理規定を設けることで、システムの導入などを回避できるようになっています。

フリーランスなどの個人事業主や、中小企業の中には、システムを導入する余裕がないというところもあるかもしれません。その場合は、事務処理規定を作成する方法を選ぶことをおすすめします。

電子データ保存に関する注意点

電子データで注意が必要なものの代表例が、ICカードによる経費（交通費）の支払いです。電車やバスなどを営業担当が利用する際、ICカードで支払うことが多いと思いますが、これらの取引履歴も電子データに該当することから、電子帳簿保存法の対象になるため注意が必要です。

従業員に経費として、交通費の払い戻しをする場合、従業員のICカードの電子データを取得して、交通費の払い戻しをすることになりますが、従業員に周知していないと、電子データを誤って取得できる期間を徒過してしまったり、削除してしまう可能性もあるため、事前に社内報などで周知を徹底しておくのが安全です。

他にもETCの明細が電子データで記録される場合、これまでは紙に印刷して交通費の請求をするといった規定を設けている企業もあるかもしれません。しかし、これも同様に電子データに該当する場合があるため、電子データでの提出方法について従業員に周知しておくことが必要になります。

電子データの紛失や誤消去を防ぐため、電子データをどこに保存しておくかについても協議して決定しておく方が良いでしょう。

電子帳簿保存法の変更点を理解する

電子帳簿保存法の改正により、取引に関する書類は電子データの形で保存することが義務化されました。この点について理解しておきたいのが、電子帳簿保存法第10条の条文です。改正前の条文は次のように規定されていました。

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度の概要

第10条

所得税（源泉徴収に係る所得税を除きます。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、一定の要件の下で、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないこととされています（電子帳簿保存法7）。

(注) 「電子取引」とは、取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。）の授受を電磁的方式により行う取引をいい（電子帳簿保存法2五）、いわゆるＥＤＩ取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含みます。）、インターネット上にサイトを設け、そのサイトを通じて取引情報を授受する取引等が含まれます。

出典：電子帳簿保存法の概要｜国税庁
参考：法第10条((電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存))関係｜国税庁

条文からわかる通り、改正前は紙ベースで注文書や領収書を印刷して保存することが認められていました。

今回の改正によりこれまで第10条で規定されていたこの項目が、第7条になり、「ただし、財務省令で定めるところにより、その電磁的記録を出力することにより作成した書面は、この限りではない」という条文がなくなりました。つまり電子データによる保存のみ承認するという法律に置き換えられたことがわかります。

現状紙ベースで保存している企業や個人は膨大な数に上ることから、国も現状を鑑み、猶予期間を設定することにしました。猶予期間は2023年12月31日までとなっていて、2024年1月1日から完全に法律が施行されると、電子データの保存が義務化され、電子取引のデータは全て電子データで保存しなければならない、ということになります。

まとめ

電子帳簿保存法と電子取引について、改正点や注意すべき事項を理解することで、猶予期間を経過した、2024年1月から完全施行される電子取引の電子データ保存に備えることができます。いったん法律が完全施行されると、これまでの方法では税務署に認められなくなるため、今から準備を進めておくことが大切です。

電子データの保存方法や、規定の作成などの準備をしておけば、法律の完全施行後もスムーズな経理ができるようになり、税務調査にも安心して対応できることになるといえます。