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領収書などの書類を電子データとして保管する際には、いつその領収書が発行されたのかという情報を示すためのタイムスタンプが必要です。電子帳簿保存法の適用によって、これまでは紙で管理していた書類を電子データとして管理できますが、その際にはタイムスタンプが必要となります。
しかしタイムスタンプの利用は、無料ではありません。導入する際にかかる費用も視野に入れることをおすすめします。タイムスタンプ導入のメリットにはどのようなものがあり、かかる費用はどのぐらいなのでしょうか？
電子帳簿保存法まるわかりガイド
電子帳簿保存法について詳しく知りたい方におすすめ！
タイムスタンプとは、電子管理するデータに、日時や時刻を刻印することです。電子データには改ざんされるリスクがあり、改ざんリスクを最小限に抑えるためには、タイムスタンプを利用する必要があります。
電子帳簿保存法は、紙の書類を保管する際の手間や、スペースの確保など、さまざまな問題点を解決するために導入されました。書類や帳簿などは、法律に定められた期間の保管が義務付けられています。しかし、保管期間の間には、インクの薄れによる視認性の低下や、紛失リスクも懸念されます。
電子帳簿保存法が適用されると、これまでは紙で保管していた書類の多くを、電子データとして管理できるようになります。しかし電子データであれば、すべて認められるわけではないため、注意が必要です。
電子データとして正式に認められるためには、データがいつ認証されたのかを示すタイムスタンプが必要です。つまり、タイムスタンプがないデータは、正式なデータとしては認められません。
タイムスタンプは、データの改変を認識します。つまり、オリジナルのデータはいつ作成され、いつデータが改変されたのかが分かります。
たとえば領収書などのデータは、タイムスタンプがなければ改ざんされていないことが証明できません。タイムスタンプの付与によって、書類の信ぴょう性が増すことにつながります。
電子ファイルに付与するタイムスタンプとは、どのような仕組みになっているのでしょうか？
タイムスタンプは、データの改ざんがないことを証明する目的で使います。そのため、万が一データが改ざんされた時には、その事実がすぐに分かる仕組みとなっています。
タイムスタンプに使われている技術は、ハッシュ関数によって計算されたハッシュ値です。これは、同じようなデータから算出したハッシュ値でも、1文字違うだけで結果が大きく変わってしまうユニークさが特徴です。まったく同じデータからハッシュ値を計算すれば、ハッシュ値は同じものになります。しかし少しでも元データが異なると、ハッシュ値は同一にはなりません。そのため、改ざんの有無を知るには、ハッシュ関数を使うのがベストなのです。
タイムスタンプは、すべての電子データに必要というわけではありません。しかし正式な書類として認められるためには、タイムスタンプが必要不可欠という場合もあります。
紙で受け取った領収書などを自社でスキャンして電子ファイルとして保存することは、珍しくありません。このようなスキャナ保存したデータに関しては、そのデータが改変されていないことを示すために原則としてタイムスタンプの付与が必要です。ただし、定められた期間内に修正履歴の確認できるクラウドツールを使用する場合には、タイムスタンプの付与は不要となります。
スキャナ保存には、取引先から受け取った領収書や書類などがある他、自社が紙で作成したものをスキャンして保存するケースもあります。タイムスタンプが付与されていれば、スキャンしたデジタルデータでも正式に認められます。しかし、スキャナ保存の場合には、デジタルデータの解像度や色調などにも一定の基準が設けられているので注意しましょう。
電子データを使った受発注をはじめ、メールに添付した帳票や契約書などにも、タイムスタンプの付与が必要不可欠です。タイムスタンプを付与することによって、添付するデータの認証日時が明確になるだけでなく、メールの内容が改変されていないことの証明としても使えます。
電子帳簿保存法のタイムスタンプを導入することには、多くのメリットがあります。
タイムスタンプを導入すると、多くの書類を電子データとして保管できるようになります。タイムスタンプの付与によって改ざんされていない証明がなされているため、あえて紙で保管する必要はありません。
電子データとして保存できる書類が増えると、書類の印刷や保管の必要がなくなり、ペーパーレス化が進むメリットがあります。その他にも、印刷にかかるインク代なども節約できるでしょう。
電子データでの保存では、これまで多くの書類が占めていたキャビネットやロッカーなどのスペースに余裕ができます。省スペース化が進むことにより、空いたスペースを別用途で活用することも可能になるでしょう。
タイムスタンプを導入すると、書類を発行した側も受け取った側も、それが認証された書類だと判断できます。これまでは印刷して郵送していた書類も、メールへの添付によって時間を短縮可能です。また、これまでかかっていた郵送費なども節減できます。
電子帳簿保存法は、2020年に改正されました。改正部分にはタイムスタンプに関する規定も含まれており、タイムスタンプがより使いやすくなりました。
改正前は、タイムスタンプの付与された電子ファイルを送る側だけでなく、受け取った側もタイムスタンプを付与することが義務付けられていました。しかし2020年の改正によって、タイムスタンプの付与された電子データを受け取った側は、タイムスタンプを付与せずに保管することが認められるようになりました。
データを送る側にとっては、タイムスタンプを付与して送信する作業は、改正前後で変わりません。しかしデータを受け取る側においては、タイムスタンプの省略による大きな業務効率化が期待できそうです。
クラウド上にデータを保管すると、アクセス権限のある人は誰でもそのデータを閲覧できるだけでなく、データ改変履歴も照会できます。電子帳簿保存法の改正により、クラウド上でデータの改変履歴を照会できる場合には、タイムスタンプが不要となりました。
電子帳簿保存法の改正では、タイムスタンプを付与する期間が見直され、大幅に変更されました。改正後には、タイムスタンプの付与期間は最長で2か月と概ね7営業日以内となり、これまでよりも大幅に緩和されました。
電子ファイルにタイムスタンプを付与する際には、どのような順序で付与すればよいのでしょうか？
タイムスタンプが必要な書類はさまざまな種類がありますが、中でも頻繁な付与を要するのは領収書ではないでしょうか。領収書にタイムスタンプを付与する際には、最初に自身の署名が記載されているかどうかを確認することから始めましょう。せっかくタイムスタンプを付与しても、自署がなければ書類としての効力がなくなってしまうかもしれません
書類のスキャンや、スマホやデジカメで撮影するなどして、電子ファイルに変換します。スキャンする際には、電子データの画質はそれほど悪くなりにくいものです。しかし、カメラやスマホで撮影する際には、画質が劣化しすぎないように注意してください。あまり画質が悪いと、正式な書類として認められないリスクがあります。
電子ファイルを準備したら、システムにアップロードし、スタンプを付与します。多くのプラットフォームでは、デジタル画像をアップロードすると、自動的にタイムスタンプが付与されるため、作業自体はそれほど難しくありません。またタイムスタンプの付与は、リアルタイムで行われます。画像をアップロードしてから数時間及び数日かかってしまうことはありません。
タイムスタンプの導入を検討している事業主は少なくありません。しかし、タイムスタンプは無料で利用できるサービスではないため、導入する際には費用がかかります。
システムを導入する際には、まとまった金額が初期費用としてかかることが少なくありません。タイムスタンプのシステムを導入する場合、システムごとにかかる初期費用は大きく異なっています。会員登録をする際に数千円程度かかるだけ、というものもあれば、システムの導入に30万円程度がかかるものもあります。
タイムスタンプの導入では、システム導入時にかかる初期費用に加えて、タイムスタンプを付与する際の費用が必要です。また、登録会員に対して月額利用料が発生することがあります。そのため、導入の際には初期費用だけを比較するのではなく、毎月どのぐらいの数のタイムスタンプを付与するのかも含めて、トータルコストを比較するのが良いでしょう。
タイムスタンプは、付与するごとに一定料金が発生します。かかる費用は提供業者ごとに異なりますがそれほど高くはなく、1スタンプごとに10円程度が目安です。
業者によっては、付与できるスタンプの数は毎月いくつまでという上限を設定することで料金プランをいくつかに分けている場合もあります。また、付与できるスタンプの数は無制限で毎月定額の月額料金がかかる場合もあります。
タイムスタンプのシステムは、単独で提供されている場合もあれば、会計ソフトの拡張機能として提供されている場合もあります。もしもこれから会計ソフトの導入も考えているのなら、タイムスタンプと会計ソフトを一つのシステムとして導入するのがコスト的にも、使い勝手の面でも良いかもしれません。
会計ソフトを選ぶ際には、自動仕分け機能を搭載したものを選ぶのがおすすめです。領収書の自動仕分けによって、どの領収書にタイムスタンプが必要なのか分かりやすくなり、業務効率化にもつながるでしょう。
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