電子帳簿保存法が改正され、すでに2022年1月1日から施行されています。この改正によって、国税関係書類の保存方法が根本的に見直されました。その結果、宥恕期間の過ぎる2024年からは電子取引で受け取った書類はデータの状態のまま保存しなければならなくなります。

なぜデータのままの保存が求められるようになったのでしょうか。それは、必要な書類に迅速にアクセスできるようにするためです。そのため、自社で請求書などのデータを管理する場合、速やかにアクセスできるようにファイル名を対応した形に変更する必要があります。

では、ファイル名をどのように変更すれば、アクセスしやすくなるのでしょうか。当記事では、電子帳簿保存法改正に伴う電子データのファイル名の付け方について解説していますので、ぜひ参考にしてください。

改正電子帳簿保存法で覚えておくべきポイント

今回の電子帳簿保存法の改正には、ポイントとなるいくつかの変更点があります。

電子データの形で受け取った書類の保存方法

改正前の電子帳簿保存法では、請求書や領収書などの取引情報を電子データとして受け取った場合の保存方法に制限はありませんでした。しかし、今回の改正によって、、電子データとして受け取った書類は電子データのままでの保存が義務付けられたのです。そのため、改正後は以前のような紙の形での保存が原則として認められないことになっています。

紙で受け取った書類は紙と電子データのどちらでも可

法改正によって、電子データの形で受け取った書類は保存も電子データのまま行うことになりましたが、紙で受け取った書類に関しては紙のまま保存することが認められます。また、紙の書類をスキャンして電子データ化し、データの形で保存することも可能です。

このように、受け取った書類が紙かデータかによって保存方法に制限が設けられました。大切なのは、電子データで受け取った書類は、電子データとして保存することです。印刷してファイルに整理する必要はありません。また、相手に送る書類についても、PDFでの送信であれば、PDF形式での保存のように、同形式での保存を忘れないようにしましょう。

真実性の確保にはタイムスタンプが必要

電子データのやり取りでは、いつ送られたものなのか、また、原文の内容が変更されていないかを証明可能にしておくことが大切です。このような要件を真実性の確保といいますが、真実性の確保にはタイムスタンプが利用されます。

タイムスタンプとは、電子データを作成した日時を刻印し、内容が改ざんされていないことを証明するためのものです。改正前は、送信側と受信側双方がタイムスタンプを付して、やり取りした日時と内容の真実性を確保する必要がありました。

改正後も真実性の確保の必要性は同様です。しかし、改正によって、受信側があらかじめデータの改変が不可能又は訂正削除の履歴が残るシステムを導入しておけば、タイムスタンプの付与が不要となる条件の緩和が行われました。

メールに添付する電子データのファイル名

改正電子帳簿保存法によって、電子データは紙に印刷せず、そのままデータの形で保存することになりました。今後は今以上に電子化が進み、書類の送信時には、データ化したファイルの添付が増えるでしょう。では、その際にファイル名はどのように付ければよいのでしょうか。

わかりやすくかつ速やかに検索できること

WordやExcelで作成した書類でも、メールに添付する際は改ざん防止策としてPDFへ変換することが多くなっています。その際、ファイル名も受け取った相手がわかりやすいように変更しておきましょう。

相手にわかりづらくなるため、英数字の羅列のファイル名はふさわしくありません。かといって、単に請求書というファイル名では、送信者や送信日時、内容がひと目でわかりません。取引先が受け取る請求書はその1通だけではないでしょう。自社で保存する場合と同様に、相手にわかりやすく、かつ、速やかに検索できるファイル名とすることが必要です。

電子データのファイル名の付け方は法律で決まっていません。ただし、国税庁のホームページに掲載されているパンフレット「電子帳簿保存法が改正されました（令和3年12月改訂）」によると、電子帳簿保存法対応会計システムによらない電子データの保存について、ファイル名は以下のような条件を満たすことが求められています。

出典：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

取引の日付、取引先、金額で速やかに検索できること、また、日付や金額の範囲を指定して検索できることが条件にあげられています。また、2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できることも条件とされています。

たとえば、「20230401_A社_450000_工事費用請求書」のようにファイル名を設定しておくと、日付、取引先、金額が一目瞭然になり、容易に検索可能です。また、ファイル名の付け方が決まったら、以降も同じ法則に則ったファイル名を付けるのが望ましいでしょう。

ファイル名の変更方法

ファイル名の付け方が決まったのであれば、以後は同じようにファイル名を付け、請求書を作成すれば問題ありません。しかし、相手から届く電子データのファイル名が自社と同様の法則性を持つとは限りません。その場合、保存する前にいったん自社の決めた法則性に則ったファイル名に都度変更しておくことが大切です。ファイルが溜まってから一度に変更する場合には、余計な時間と労力がかかってしまいます。

しかし、すでに変更すべき書類が溜まっている場合もあり得ます。多くのファイル名を効率よく変更する方法を考えてみましょう。Windowsパソコンに限りますが、標準搭載されているエクスプローラーの機能を使うとかんたんに変更可能です。

ファイル名変更の際には右クリックから名前の変更を選んで変更している人が多いのではないでしょうか。しかし、ファイルが大量にある場合、1件1件右クリックから変更するのは時間がかかります。そこでおすすめなのが、Tabキーを使って名前を変更する方法です。

先頭のファイル上で右クリックから名前の変更を選びます。名前を入力したら通常Enterキーを押すところ、EnterキーではなくTabキーを押してください。すると、自動的に次のファイルに移り、ファイル名が変更できる状態になります。こうやって名前を変更したいファイルを全部変更したら、最後にEnterキーを押して完了です。いちいち右クリックする手間が不要となります。

より効率的にファイル名を変更する方法

上記の方法は便利ですが、大量にファイルがある場合、1件ずつ変更したい名前を打ち込まなければならないのは同様です。時間と手間がかかるのは避けられません。より効率的に名前を変更する方法が、エクスプローラーの一括変換機能を使う方法です。

たとえば、同じ取引先からのファイルであれば、すべてを選択状態にして右クリックをし、取引先名を入力します。その状態でEnterキーを押すと、すべて同じファイル名になるはずです。しかし、実際は個々のファイルを区別するため、ファイル名の末尾に(1)、(2)、(3)・・・と連番が付されます。

もちろんこの方法で一度に変更できるのは、取引先名など共通の項目のみです。日付や金額などファイルごとに異なる要素は手入力しなければなりません。とはいえ、大量のファイルの名前を一度に変更する場合は便利な方法ですので、覚えておくとよいでしょう。

請求書や領収書などの電子データのファイルには、名前だけで何のファイルなのか一目でわかる名前を付ける必要があります。後から必要なファイルを検索する際の検索性を向上させるためです。そのため、自社が取引先などに送信するファイルはもちろん、受け取ったファイルも検索しやすい名前に変更しておく必要があります。

ファイル名の付け方は、日付、取引先名、金額、取引内容のみのシンプルな名前がベストです。名前の付け方が決まったら、それを社内に周知し統一しておくとよいでしょう。

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