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2022年1月に改正された電子帳簿保存法が施行されましたが、どのような内容かご存じでしょうか。今回改正された電子帳簿保存法では、罰則の新設などかなり厳しい内容になっているため、知らないと後悔することになるかもしれません。
また電子データ保存の義務化までには2年の猶予期間が設けられましたが、その間にどのような対策を行うべきなのでしょうか。そこで本記事では、電子帳簿保存法の改正内容と猶予期間中に行うべき対策などについて詳しく解説します。
電子帳簿保存法が規定する電子保存の形式は、以下の3つに分けられます。
電子帳簿等保存とは、パソコンなどで作成した書類をデータのまま保存する形式です。例えば、会計ソフトで作成した貸借対照表や損益計算書などが該当します。
スキャナ保存とは、紙の書類をスキャナで読み取ってデータ化して保存する形式です。主に取引先から渡された紙の各種書類などが対象となります。
電子取引とは、電子上で締結した契約書類などをデータ保存する形式です。自社や取引先、第三者などが関係するあらゆる書類が対象です。
電子帳簿等保存やスキャナ保存は2023年12月までにデータ化を済ませる猶予期間が定められていますが、電子取引の場合は電子データとして保存する義務がある点に注意しましょう。
電子帳簿保存法まるわかりガイド
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電子帳簿保存法とは、国税に関する書類の電子化ルールを定めた法律です。過去に数回改正が繰り返されてきた電子帳簿保存法ですが、2022年1月の改正では従来よりも大幅に時代の流れに合った内容に変更されました。特に紙での保存が原則だった国税書類を「一定の要件を満たせばデータで保存・管理することを特例として認める」点が大きな変化と言えます。
代表的な改正内容には、以下の2つが挙げられます。
それぞれ詳しく解説します。
電子帳簿保存法が今回改正される以前は、帳簿などの紙の書類を「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」で電子化する際に税務署に事前申請する義務がありました。そのため、大企業など多くの国税書類を扱う会社にとっては大きな負担になっていましたが、改正によって申請が不要になったためスムーズに電子化できるようになりました。
以前の電子帳簿保存法では、電子化されたデータに検索機能を持たせる必要がありました。電子帳簿に対応したシステムを導入している大企業ならば特に問題ありませんでしたが、コスト面などで導入が難しい中小企業では、データを個別に手作業で入力する必要があったのです。
そこで今回の法改正では、検索要件の緩和が盛り込まれ、1つのデータにおける検索要件は「日付」「金額」「取引先」の3つに絞られました。また複雑だった検索機能要件も、「日付と金額の範囲指定」と「2項目以上の組み合わせ」で検索できればOKというシンプルな内容に変更され、より簡潔に電子保存ができるようなりました。
その他の改正内容には、「電子データ保存の厳格化」や「タイムスタンプ要件の緩和」などが挙げられます。まず電子上で行った契約書類は、紙で保存することが認められなくなりました。この内容に関しては2023年12月まで猶予期間が設けられているため、契約書類を電子データで保存するシステムを整備する対応が求められています。
また「タイムスタンプ要件の緩和」により、必須だった国税に関する書類への受領者の自署が不要になりました。タイムスタンプの付与期間も、従来の3営業日以内から最長約2ヶ月＋おおむね7営業日以内に延長されています。
電子帳簿保存法の対象文書は、以下の3種類です。
国税関係帳簿とは、所得税や法人税など国税に関わる帳簿です。例えば、仕訳帳や現金出納帳、固定資産台帳などが挙げられます。
決算関係書類とは、財務に関係する書類です。主に貸借対照表や損益計算書などを指します。
取引関係書類とは、取引先との契約などにおいて必要となった書類です。請求書や見積書、領収書などが該当します。
以上の書類は原則紙で保存することになっています。しかし、印刷コストや保管場所が必要である点や紛失等のリスクもあるため、電子帳簿保存法で電子データの保存が認められたことから電子データで保存するようになると思われます。
ただし、取引関係書類は電子上で交付した場合には「電子取引」に該当するため、必ず電子保存しなければなりません。
2022年1月に施行された電子帳簿保存法ですが、電子データ保存に必要なシステムの導入や業務マニュアルの整備が追いついておらず、多くの中小企業や個人事情主が対応に遅れをとっています。このような理由から、電子データを保存できる体制を整えるために2023年12月31日までの2年間の猶予期間が設けられました。
どうしてもシステム化できない事情がある場合には、以下の措置が認められています。
（8）電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存への円滑な移行のための宥恕措置の整備
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度について、令和４年１月１日から令和５年12月31日までの間に申告所得税及び法人税に係る保存義務者が行う電子取引につき、納税地等の所轄税務署長が当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存要件に従って保存をすることができなかったことについてやむを得ない事情があると認め、かつ、当該保存義務者が質問検査権に基づく当該電磁的記録の出力書面（整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限る。）の提示又は提出の求めに応じることができるようにしている場合には、その保存要件にかかわらず、その電磁的記録の保存をすることができることとする経過措置を講ずる。
（注１）上記の改正は、令和４年１月１日以後に行う電子取引の取引情報について適用する。
（注２）上記の電子取引の取引情報に係る電磁的記録の出力書面等を保存している場合における当該電磁的記録の保存に関する上記の措置の適用については、当該電磁的記録の保存要件への対応が困難な事業者の実情に配意し、引き続き保存義務者から納税地等の所轄税務署長への手続を要せずその出力書面等による保存を可能とするよう、運用上、適切に配慮することとする。出典：「令和４年度税制改正の大綱」（財務省・PDF）
ただし紙の書類で対応する際には、提出の要請があった場合に応じられるようにしておかなければなりません。
電子帳簿保存法まるわかりガイド
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改正された電子帳簿保存法に対応するには、電子システムを整備するだけでは不十分であるケースも考えられます。そこで具体的な対策を4つご紹介します。
新しく改正された電子帳簿保存法の要件は明記されていますが、実務ではどのようにすればいいか分からないケースがあります。そのため、扱う書類が「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」のいずれかに該当するのか確認した上で、それぞれの要件を満たすためのマニュアルを作成しましょう。
これまで紙で書類を扱っていた企業の場合、まず必要な書類を分けてスキャナなどで電子化しなければなりません。長期間経営を続けてきた企業ならば、かなりの手間とコストがかかることが懸念されます。
自社内で完結するのが難しいならば、税理士などの専門家などに協力してもらう方法がおすすめです。また保存するデータの容量が膨大になる場合には、サーバーやクラウドも大容量に対応できるものを選んでおきましょう。
経営に関する書類を電子で保存するには、情報漏洩やデータ流出などのリスクが考えられます。そのため、管理権限の設定や外部へのデータ持ち出しの厳格化といった対策が必要です。またウイルス対策ソフトの導入などサイバー攻撃に備えておく必要もあるでしょう。
電子帳簿保存法の改正は、経理などの業務に大きく影響する軽減税率やインボイス制度の導入と並行しています。
| 2019年10月1日 | 軽減税率制度の開始およびインボイス制度の導入決定 |
|---|---|
| 2022年1月1日 | 改正電子帳簿保存法の施行 |
| 2023年10月1日 | インボイス制度開始 |
| 2023年12月31日 | 改正電子帳簿保存法における電子取引の猶予期間締め切り |
以上の経緯を見ると、電子帳簿保存法の改正だけでなく、税制変更やインボイス制度の導入なども視野に入れる必要があります。またデジタル化の進行や税制のさらなる変更も考えられるため、さらに制度が複雑化する懸念があります。したがって、社内リソースだけで対応するのが難しい場合は、早めに専門家を顧問や相談先として確保しておくことをおすすめします。
改正された電子帳簿保存法では、電子データが適切に保存されていない場合の罰則として以下の制度が追加されました。
それぞれ詳しく解説します。
電子帳簿保存法に定められた方法で電子データが保存されておらず、かつ悪質なケースであると判断された場合には重加算税が10％課せられてしまいます。また税務調査で申告誤りが発覚してしまった場合には、10～15%の過少申告加算税も課せられます。
ただし、「優良な電子帳簿」が作成されていると認められれば、加算税は5%まで軽減されます。電子データの訂正・削除履歴が確認でき、検索要件や互換性を備えている条件を満たしていれば、優良な電子帳簿と認定されます。
２ 優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置が整備されました。
一定の国税関係帳簿（注１）について優良な電子帳簿の要件（注２）を満たして電磁的記録による備付け及び保存を行い、本措置の適用を受ける旨等を記載した届出書をあらかじめ所轄税務署長に提出している保存義務者について、その国税関係帳簿（優良な電子帳簿）に記録された事項に関し申告漏れがあった場合には、その申告漏れに課される過少申告加算税が５％軽減される措置が整備されました（申告漏れについて、隠蔽し、又は仮装された事実がある場合には、本措置の適用はありません。）。
（注１） 一定の国税関係帳簿とは、所得税法・法人税法に基づき青色申告者（青色申告法人）が保存しなければならないこととされる総勘定元帳、仕訳帳その他必要な帳簿（売掛帳や固定資産台帳等）又は消費税法に基づき事業者が保存しなければならないこととされている帳簿をいいます。
（注２） 電子帳簿の保存要件の概要（次頁）の“優良”の要件をご確認ください。出典：「電子帳簿保存法が改正されました」（国税庁・PDF）
青色申告が認められなくなる可能性もあります。青色申告ができなくなってしまうと、経費で落とせる費用を経費に算入できなくなったり、赤字計上されてしまった収益を翌年以降の黒字と相殺できなくなったりする大きなデメリットが発生します。
しかし青色申告に関しても、適切に電子データを保存しており、優良な電子帳簿の要件を満たしていれば通常よりも10万円多く控除を受けられるため、優良な電子帳簿を備えておくメリットは大きいと言えるでしょう。
電子帳簿保存法における2年間の猶予は、電子データを保存する体制を整備するための期間です。そのためには、自社の体制に合ったシステムの導入や業務マニュアルの作成、電子化するデータの洗い出しなどやるべきことは多くあります。
もし社内で対応しきれないと感じたならば、専門家の協力などが必要になります。また税制の変更やインボイス制度への対応などさらなる変化もありえますので、早めに相談先を見つけておくといいでしょう。
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