業務効率化や多様な働き方を実現させる手段の一つとして導入が進む電子契約。電子契約はオフィスにいなくても契約業務を進めることが可能なうえ、契約書の印刷や郵送にかかる時間やコストを削減できるなどの多くのメリットも存在します

こうした背景を受け、急速に導入が進む電子契約ですが「導入を検討しているもののどう進めれば良いかわからない」「どの電子契約サービスを選択すれば良いかわからない」といった企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、電子契約の導入をスムーズに進めるための手順やポイントをお伝えします。既存の契約業務で発生する煩雑さをなんとかしたい！とお悩みの企業担当者の方はぜひ参考にしてください。

電子契約の概要

電子契約とは、これまで紙で行ってきた契約業務のすべてを電子データに置き換えて行うことを指します。

契約書の作成については、すでにWordやExcelなどを使うのが一般的です。ただし取引先に対しては、作成した契約書を印刷し押印や署名を行ったうえで郵送する必要がありました。

これに対し電子契約では、パソコンで作成した契約書に電子署名を付与することで、印刷することなくメールやクラウドサービスを使って取引先に送付します。取引先も印刷することなく、電子署名を行うだけで契約が締結される仕組みです。契約書は当事者双方が電子データとして保管するため郵送の必要はありません。

電子契約を利用する方法

ひと口に電子契約といってもやり方は複数あり、どの方法を選択するかにより手間もコストも大きく異なります。ここでは、電子契約を実現させる主な方法を紹介します。

メールに直接記載する方法

取引先とのやり取りのなかで、成立した契約内容をメールに直接記載する方法です。具体的には次のような方法で契約を締結します。

メールのやり取りのみで契約は成立するのか疑問を持たれる方もいると思いますが、本来、契約は口約束であっても成立するため、メールに記載するだけであっても双方が合意しているのあれば、これは契約締結の一種とみなされます。

民法第522条（契約の成立と方式）

1.契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示（以下「申込み」という。）に対して相手方が承諾をしたときに成立する。

2.契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。

出典：民法 | e-Gov法令検索

広義の契約という意味では、ECサイト利用時などに送られてくる領収書や注文書、請求書など良い例です。これらの取引情報はメールに直接記載されて送られてくるケースも多く、電子帳簿保存法によれば、メール本文に直接取引情報が記載されているような場合、そのメール自体を保存しておけば良いとされています。

もちろん一般的な契約書においても同様で、わざわざ契約書を作成することなく、メールだけでも契約は成立します。

新たなシステムやツールの導入をすることなく、メールのやり取りができるインターネット環境さえあればすぐにでも電子契約を開始できるのが、この方法のメリットといえるでしょう。

ただし、メールのみで契約する場合、簡単に改ざんができてしまうこと、誰がいつ契約をしたかを明確にできないことなどがデメリットとなります。とくに重要な契約ではトラブルに発展する要因ともなるため、前述したECサイトでの領収書や請求書のやり取り以外ではあまりおすすめはできません。

メールのやり取りのみでも一定の証拠力を持つと考えることは可能ですが、いざ契約内容について争いが生じた際は、法的効力に乏しいとみなされてしまうかもしれません。

WordやExcel、Adobe Acrobat Readerなどを使う方法

次に、WordやExcel、Adobe Acrobat Readerなどを使う方法を紹介します。具体的には次の手順で契約を締結するのが一般的ですので、参考にしてください。

この方法の主なメリットは次のとおりです。

デメリットとしては、WordやExcel、Adobe  Acrobat  Readerなどで提供されている電子署名の機能はあくまでオプション的な存在であること、また契約業務全体を電子化するための機能までは提供されていないことなどが挙げられます。局所的に電子契約を利用するだけであれば問題ありませんが、電子契約を本格的に社内に導入したいような場合は、次に紹介する電子契約サービスの利用がもっともおすすめです。

電子契約サービスを使う方法

3つめは電子契約サービスを使う方法です。これまでの方法は法的効力が乏しかったり、あくまでオプション的な位置づけで電子署名が提供されていたりするものでした。これに対し電子契約サービスは、法的効力が確保された電子署名の提供をはじめ、契約書の作成から管理まであらゆる契約業務をサポートするためのツールです。

電子契約サービスを使って電子契約を行う場合の実際の一般的な手順は次の通りです。

電子契約サービスを使うメリットは、契約書の作成、送信、締結、管理までのプロセスを一元で行える点です。また、国が認めた第三者期間である電子認証局が発行する電子証明書によって高い本人性を担保した電子署名の付与もできるため、より重要度の高い厳格な契約シーンにも利用できます。

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電子契約を導入する手順【5STEP】

ここまで説明したように、電子契約を導入する方法は複数あります。ただし、業務で継続的に利用するのであれば、電子契約に関する業務を包括的にサポートしてくれる電子契約サービスを利用するのがおすすめです。ここでは、電子契約サービスの導入手順を解説します。

まとめ：適切に電子契約を導入し、契約業務の効率化を実現させよう

テレワークが新たな働き方の一つとして定着した今、多様な働き方をさらに推し進めていくには、従来の業務プロセスの見直しが必須です。とくに紙文書の電子化は、オフィス以外でもオフィスにいるときと同じような業務を可能にするため、効率化や生産性向上に欠かせません。

ただ、これまでの契約業務プロセスを一気に変革するのは難しいでしょう。そこで、電子契約を導入するには既存の業務課題を洗い出すこと、周囲の理解を得ること、スモールスタートで始めることなどが重要となります。

電子契約を導入するには、さまざまな方法があるものの、企業にとって重要な契約業務を安心して行うにはセキュリティ機能の充実が必須です。メールやword、Excelを使えば無料ですぐにでも電子契約を始められますが、セキュリティを考えれば電子契約サービスが最適の選択といえるでしょう。

そこでおすすめなのがGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する電子印鑑GMOサインです。無料で試せるお試しフリープランの存在はもちろん、セキュリティ機能や導入支援、アフターサポートも充実しています。

電子契約の導入を検討しているものの、何から始めれば良いかわからないといった際はぜひ、お気軽にご相談ください。