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ハンコ文化のない海外、とくに欧米では日本よりも電子契約の普及が進んでいる国も多いようです。そのため、今後海外進出を計画している企業は、契約方法の一つとして電子契約の導入検討が欠かせません。
電子契約を行う場合、電子契約サービスを利用するのが一般的で、通常は自社に合ったタイプの電子契約サービスを1社選択します。ただ、場合によっては2社を併用した方が業務をスムーズに進められるケースもあることをご存じでしょうか？
本記事では、海外企業との取引や外国人労働者との契約シーンを想定した電子契約サービスである、電子印鑑GMOサインとドキュサインを併用するメリットや活用のポイントをお伝えします。
海外企業との取引で電子契約をおすすめする最大の理由は、電子契約を導入している企業が多い点です。
国にもよるものの日本よりもデジタル化が進んでいる国が多く、契約においても電子契約で締結するケースが少なくありません。これに対応するには、自らも電子契約の導入が必須です。また、導入状況以外にも次のような理由から電子契約の導入を推進すべきだと考えられます。
紙での契約は、契約書を作成・郵送し、相手に確認してもらったうえで署名をもらい返送してもらう必要があります。ここまでにかかる時間は国内での契約であっても一般的に1週間程度はかかるでしょう。
それが海外となればさらに数週間、国によっては1カ月以上かかってしまうケースも少なくありません。しかも、契約書に何かしらの不備があれば、また最初からやり直しになってしまいます。
しかし、電子契約であれば作成した契約書の即時共有が可能で、契約内容の確認や署名、返送にかかる時間が大幅に短縮されます。仮に契約書の内容に不備があってもすぐに修正が行える点もメリットです。契約にかかる時間を最小限に抑え、事業を迅速に進められるようになるのは電子契約の大きな強みといえるでしょう。
電子契約を導入すれば、契約書の郵送にかかるコストを抑えられます。海外に拠点を持つ企業と契約書を紙文書としてやり取りする場合、EMS（国際スピード郵便）などのサービスを利用するのが一般的です。送り先によるものの国内郵便よりも当然料金は高くなり、また情勢によっては無事届くのかという不安も生まれるでしょう。
電子契約の導入によって、郵送にかかる費用負担やセキュリティリスクが軽減されます。また、紙代、印刷代、封筒代、封筒に詰める手間など郵送にかかるさまざまな手間やコストもすべて軽減されるでしょう。
海外企業と契約を行う場合、相手国の言語で契約書を作成しなければならないケースも少なくありません。そのためには、自社に多言語を扱える人材の雇用や育成もしくは翻訳サービスの活用などが必要になります。
しかし、多言語対応の電子契約サービスを導入すれば、無駄な手間やコストがかからず効率的な契約締結が可能です。
多くの電子契約サービスでは、文書管理機能があり、契約書の管理も効率的に行えます。とくに電子帳簿保存法の検索要項に対応した管理が可能な電子契約サービスであれば、必要な契約書をすぐに見つけられるだけではなく、法律に準拠した文書管理が可能です。
電子契約サービスにもさまざまな種類があり、目的に応じて自社に適したサービスは異なります。そのため、海外企業との取引を行ううえで、最適な電子契約サービスの選択に迷われている企業担当者の方も多いのではないでしょうか。本章では、多言語対応で海外企業との契約にもよく使われている電子契約サービス、電子印鑑GMOサインとドキュサインの特徴を紹介します。
ドキュサインは、アメリカのカリフォルニア州サンフランシスコに本社を構える「DocuSign Inc.」が提供する電子契約サービスです。日本ではドキュサイン・ジャパン株式会社が本社の日本法人としてサービスを提供しています。ドキュサイン最大の特徴は世界180か国以上で100万社以上が採用し、10億人を超えるユーザーが利用している点です。次に挙げる44言語での署名ができ、14言語での送信を行えます。
また、料金プランは複数存在し、利用シーンに合わせ、Personal、Standard、Business Proに加え大規模事業者向けのENHANCED PLANS（拡張プラン）も用意されています。30日限定の無料トライアルもあるため、導入前に使い勝手のチェックも可能です。
>> ドキュサイン【公式】
電子印鑑GMOサインは、GMOインターネットグループの一員、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する電子契約サービスです。導入企業数350万社以上（※1）、累計送信件数は2,000万件を超えていて（※2）、国内企業のほか、自治体を含む公的機関でも利用されています。
※1 導入企業数は「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ（2023年11月）
※2 累計送信件数：電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の送信数（タイムスタンプのみの契約を除く。電子署名法の電子署名の要件より）。自社調べ（ 2023年12月）
GMOサインは日本語、英語、中国語、スペイン語、ポルトガル語、タイ語、ミャンマー語、ベトナム語の8か国語対応です。そのため、各国の法律や商習慣への理解は必須なものの、契約書作成を翻訳サービスに依頼する必要はありません。
そして、海外企業はもちろん、国内企業と契約書をやり取りする際のセキュリティ面でも次のような機能が搭載されています。
送信者の身元をより確実に認証し、電子メールの信頼性を高めるため、メールに電子署名を行える「S/MIME」に対応
シングルサインオンのログインにおいて、ワンタイムパスワードの認証を追加可能
上記以外にオプションサービスとして、次のような機能もあります。
GMOサインへのアクセスを特定のネットワークだけに許可する設定が可能
管理画面ログイン時に、登録メールアドレス宛にワンタイムパスワードが送信されることによりセキュリティを強化
許可済みのクライアント証明書がインストールされた端末からのみアクセスを許可する設定が可能
GMOサインユーザーの管理や、アクセス権限設定の手間削減を実現するActive Directory連携
シングルサインオン(SSO)、ID管理サービス(IdP)と連携で、セキュリティ強化を実現
また、GMOサインは国内での電子契約においてもさまざまな機能で、担当者の負担軽減やコスト削減に大きく貢献します。具体的には、電子帳簿保存法に対応した文書検索機能、立会人型と当事者型のどちらでも利用できる署名タイプなどです。
さらに、有料の契約印＆実印プランが提供する機能のほとんどを利用できるお試しフリープランが用意されているため、本格運用前の確認も十分に行えます。
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海外企業との取引が多い企業が、電子印鑑GMOサインとドキュサインを併用する主なメリットは次のとおりです。
ドキュサインを使って電子契約を行うメリットの一つは、対応言語の多さです。44言語をサポートしており、14言語で文書の送信を行うことが可能です。2024年2月時点で、世界180か国以上で採用されていることから、基本的には海外企業との契約締結はドキュサインだけでも問題はありません。
しかし、電子署名の送信数は、個別見積が必要なため、コスト高になってしまう場合もあります。そこで、基本的にはGMOサインを使って海外企業との取引を行い、GMOサインが対応していない言語を使う国との契約はドキュサインを使えば、コスト削減も可能です。
ドキュサインは多くの国で電子契約を行えます。ただし、署名方法が立会人型のみで当事者型は用意されていません。海外での使用であれば基本的には問題ないものの、国内で重要な契約を行う場合、厳格な本人性の担保が必要とされる契約などには不向きです。
これから海外進出を計画している企業にとっては、海外企業との契約もどのような形態になるのかがはっきりしない場合があります。そのため、一つの電子契約サービスに決めてしまうと、実際に契約を始めてから使いにくい、取引先との相性が悪いとなる可能性も少なくありません。
そこで、まずはGMOサイン、ドキュサインそれぞれの無料お試しを併用し、どちらが自社に合っているかを見極めるのも良いでしょう。
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2023年4月の導入から4ヶ月で1000件以上の電子契約を達成
契約書を印刷、製本、押印、そして郵送するといった従来の契約事務と比べて、電子契約では工程が少なく、作業時間が削減されています。しかも、紙と電子契約では、業務フローや担当権限に大きな変更点があるわけではありません。そのため、はじめて電子契約に携わる職員の間に混乱もなく、運用できています。
また、受注者にとっては収入印紙が不要になるというメリットがあります。とくに工事契約では案件の額によって、十数万円の印紙税を負担しなければならないケースがあり、その負担軽減は受注者にとって大きなメリットになっているはずです。
さらに、契約書を持参する必要がなくなったこともあり、来庁する受注者の数が明らかに減少しています。乗用車で来庁され、手続きされた方に対して、駐車券を発行していますが、この発行枚数が半減しています。
出典：電子印鑑GMOサイン導入事例「神奈川県川崎市役所」
2時間かかっていた業務を5分に短縮！GMOサインのAPIで文書の押印を自動化に成功
自動化する以前は、専属のデジタルサインオペレーションチームが手作業で角印画像を差し込んでいましたが、完了するのはおよそ2時間後。就業時間を過ぎた依頼については翌日に回されるという状態でした。
それがGMOサインの導入による自動化で、最短5分で完了するようになりました。しかも、人を介さないため、24時間いつでも受付可能です。加えて、署名するファイルを手動でアップロード、ダウンロードする際に発生するミスのリスクもなくなりました。
自動化によって各社の担当者が自ら、角印画像を差し込む作業をできるようになったため、デジタルサインオペレーションチームも解散し、現在は別の業務にあたっています。
自動化によって、請求書や領収書の発行にともなう手作業が月に57時間ほど削減された計算になります。
出典：電子印鑑GMOサイン「グリー株式会社」
ちなみに角印が必要となる文書はグループ会社全体で見ると、年間1万5,000ほど発生していますが、そのうち90%は電子に切り替わっています。
ペーパーレス化で年間約7,400万円のコスト削減と約1.2万時間の時間節約を想定
現在、社内ワークフローシステムとDocuSign eSignatureの連携ソリューションは、さまざまな部署での承認・契約業務で活用が進んでおり、扱う書類も年間1万件近くに達しています。膨大な量の文書で利用されていますが、現在まで安定的な運用を維持している同社。実際、DocuSign eSignatureの実績稼働率は99.99%でメンテナンスによるダウンタイムもないため、いつでもスムーズに利用することができます。
出典：ドキュサイン約導入事例「伊藤忠テクノソリューションズ株式会社」
ITに精通していない社員でも使いこなせ、出張中でも承認ができるソリューション
「ドキュサインの良いところは、誰でも使える簡単さと、使い勝手が非常に良いところです。まず、弊社はSEなどのITに精通している社員が少ないので、シンプルで簡単であることは、ツールを選ぶ際の重要な条件でした。ドキュサインだと、テンプレートを作っておけば誰でも使うことができます。営業の契約など外部とのやりとりだけでなく、人事関連など社内でも利用しています。また、いつでも、どこでも、どんなデバイスでも署名捺印ができる点も評価しています。とにかく私は出張が多いので、今までは承認に時間がかかっていました。ドキュサインがあれば、いつでも、どこでもサインできるので、本当に便利ですよね」
出典：ドキュサイン導入事例「株式会社高田屋」
海外企業との契約において電子契約サービスを使うにはいくつかの注意が必要です。ここではそのなかでも重要な点について解説します。
電子契約に関する法律は、国によって異なります。そのため、電子契約を行う場合は日本国内での契約はもちろん、必ず各国の法律に準拠した形での契約が欠かせません。
欧州でも1999年にEU加盟国で電子署名法が発令され、2016年にはeIDAS規則が施行されるなど、欧米ではかなり前から電子契約の普及が進んでいます。
多言語対応の電子契約サービスは、海外企業との契約に欠かせないサービスです。しかし、多言語に対応しているだけであり、各国の法律に準拠しているとは限りません。
そのため、多言語対応の電子契約サービスを導入すれば海外の法律にも対応できると勘違いしないよう注意が必要です。海外の法律に準拠して契約を行うには、顧問弁護士や海外企業との契約に詳しい弁護士に相談するようにしましょう。
海外企業との契約は、法律に準拠するだけではなく、各国の文化や商慣習の理解、配慮も忘れてはなりません。
現在、電子契約サービスは数多く存在します。そのため、契約相手の利用サービスに合わせて複数のサービスを使い分けている方も多いのではないでしょうか。相手方に合わせることでスムーズな取引が行えるメリットはありますが、保存書類が分散されることで、文書の検索性が落ちるなどのデメリットも存在します。
そのような方におすすめなのが、GMOサインの署名互換機能（※）です。他社サービスにて署名済みの文書をGMOサイン内でまとめて管理ができます。
※「署名互換機能」対象のサービスはこちらからご確認ください。
「相手方とどの電子契約サービスで署名するか調整しなくてはならない」「署名したサービスごとに契約文書がバラバラに保管される」といった悩みをお持ち方でも、今後はGMOサインでまとめて署名・保管することが可能です。
欧米を始め、アジア各国でも電子契約を利用する国が増加しています。そのため、海外企業との取引を行う場合、電子契約導入の検討は欠かせません。
もちろん、海外との取引がない企業であっても、電子帳簿保存法の改正、テレワークの普及などペーパーレス化が進んでいます。そのため、今後、契約業務の電子化は国内、海外問わず、契約形態の一つとして定着していくでしょう。
海外との取引が多い企業が電子契約サービスを選択するポイントは、多言語対応であることが欠かせません。また、使い勝手を見るうえで、できるだけ制限の少ない無料お試しができることも重要となります。そこでおすすめなのが電子印鑑GMOサインです。
日本語に加え、英語、中国語、スペイン語、ポルトガル語、タイ語、ミャンマー語、ベトナム語が使えるため、欧米はもちろん、アジア各国との契約にも対応しています。また、無料でも有料とほぼ変わらない機能を無期限で使えるお試しフリープランが用意されているため、存分に使い勝手の確認が可能です。
これから海外進出をするという事業者様はもちろん、すでに電子契約サービスを使い海外取引をしているがさらに良いサービスを探しているという方も、ぜひお気軽にご相談ください。
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電子契約サービスごとの違いや選び方などについて、下記の記事でわかりやすく比較しています。ぜひご参考にしてください。また、各社のサービスをまとめた比較表を “無料” でダウンロードできます。
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GMOサインは、導⼊企業数No.1 ※ の電子契約サービスで、350万社以上の事業者にご利用いただいております。また、自治体などにおいても広く導入されています。同⽔準の他社サービスと比較をしても、使用料がとてもリーズナブルなのが特徴です。さらに、無料で試せる「お試しフリープラン」もあるので手軽に利用できます。各種機能も充実しているため、使い勝手も抜群です。ぜひ一度お試しください。
※ 導入企業数は「GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントする。内、契約社数「100万社」（複数アカウントをご利用の場合、重複は排除）
