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契約書をPDF化するにはどうしたらいい？
書面以外の契約書も法的に有効なの？
契約書がPDFで送られてきたんだけど、どうやって押印したらいいの？
DX化が進み、契約締結がオンライン上で行われることも増えています。契約書は定められた要件を満たした場合、PDF形式で電子契約することが可能です。この記事では、契約書のPDF化に関して以下の内容を解説します。
契約書をPDFとして作成する場合は満たすべき要件があります。また、契約書の中には電子化が認められていないものも存在するので注意が必要です。記事で詳しく解説しますので、しっかりと理解しておいてください。
かんたんな操作でPDF形式の契約書に電子署名と送信ができ、導入企業は国内企業の350万社（※）を突破しました。立会人型電子署名（契約印タイプ）の場合は、相手方がGMOサインへの登録なしで署名を行えるので、導入のハードルを下げられます。
GMOサインでは、証明書の発行元（認証局）の正当性を客観的に証明するルート証明書や、 書面の非改ざん性を証明する認定タイプスタンプが標準付与されているので、安心して電子契約を進められます。無料のお試しフリープランでも月に5件までの契約書作成と送信ができるので、ぜひ利用してみてください。
※導入企業数は「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。 自社調べ（2023年11月）
PDF資料をアップロードします。よく使う契約書をテンプレート登録しておくと、テンプレートの選択も可能です。
署名してもらう位置を設定します。左側メニューの「署名ボックス（ペンマーク）」を、希望の位置にドラッグ&ドロップで移動させます。署名位置を設置できたら完了画面へ進んでください。
送信側の作業はここまでとなります。続いて、相手方の契約締結までの流れをお伝えします。
署名の方法は、「テキストで作成（タイピング）」・「画像で作成（アップロード）」・「手書きでサイン」の3つから選択できます。
相手方の署名が完了すると、送信者側にもメールが届きます。すべてオンライン（スマホでも可）で完結するので、スピーディーに契約を締結させられます。
GMOサインの登録はかんたん3ステップで完了しますので、ぜひ利用してみてください。
＼ 電子契約サービス国内シェアNo.1（※）獲得 ／
※電子署名法に基づく電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の累計送信件数（タイムスタンプのみの契約を除く。主な立会人型電子署名サービスが対象）GMOリサーチ&AI株式会社調べ（2024年12月）
この際に「所属/指名」で名前の選択ができない場合は、左側メニューの「ユーザー管理」から「詳細」→「編集」と進み、ロールを「管理者＋署名者」に変更してください。
GMOサインでは、無料プランでも「テキストで作成」「画像で作成」「手書きでサイン」の3タイプに対応しています。ご自身のサインを画像でお持ちの方は、登録しておくことも可能です。
文書ダウンロードをクリックすると、電子署名されたPDFファイルがダウンロードされます。あとはそのファイルを先方にメールなどで送信すれば完了です。
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契約書をPDFで保存する方法として、以下の2つのパターンがあります。
まずはそれぞれの方法をかんたんに紹介します。
既存の紙の契約書をPDFファイルとして保存したい場合、スキャナでスキャンしたりスマホのスキャンアプリで撮影したりすることで、PDFファイル化できます。
ただし、電子帳簿等保存法におけるスキャン保存制度の条件を満たさないと、税務上のペナルティが発生するため注意が必要です。スキャン保存の条件として、以下のようなものがあります。
実際は、書類の重要度に応じてさらに細かい条件が指定されています。厳密な条件について知りたい方は、国税庁の適用条件を参照してください。
はじめからPDFで契約書を取り交わす場合、電子契約サービスを使って契約を締結する方法が推奨されます。方法は以下の通りです。
これだけで電子署名が完了します。締結完了後は当事者双方へ通知が送られ、電子署名つきの契約書PDFファイルがダウンロードできるようになります。あわせてクラウド上にも保存されるので、管理しやすい点も特徴です。
なかには、PDFファイルを直接相手方に送信して署名してもらおうと考える方もいらっしゃるかもしれません。しかし、電子契約においても法的有効性を持つためには、電子署名やタイムスタンプの付与、電子帳簿等保存法を遵守するといった要件があります。これらの要件を満たせていない場合、万が一のときに有効性を認められず、不利になってしまいます。
次章では、実際に電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」での契約書作成から締結までの流れを解説します。
電子契約サービス「GMOサイン」は、直感的に操作できるインターフェースで、かんたんに電子契約書の作成と送付が可能です。ここでは、実際の操作画面を見ながら、契約書をPDFで作成する方法と契約締結までの流れをお伝えします。
あわせて9ステップで解説します。
PDF資料をアップロードします。よく使う契約書をテンプレート登録しておくと、テンプレートの選択も可能です。
署名してもらう位置を設定します。左側メニューの「署名ボックス（ペンマーク）」を、希望の位置にドラッグ&ドロップで移動させます。署名位置を設置できたら完了画面へ進んでください。
送信側の作業はここまでとなります。続いて、相手方の契約締結までの流れをお伝えします。
署名の方法は、「テキストで作成（タイピング）」・「画像で作成（アップロード）」・「手書きでサイン」の3つから選択できます。
相手方の署名が完了すると、送信者側にもメールが届きます。すべてオンライン（スマホでも可）で完結するので、スピーディーに契約を締結させられます。
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本章では、GMOサインを使った電子署名のやり方を解説します。GMOサインでは、以下の方法で電子署名を行うことが可能です。
ここでは、メールなどで届いたPDFファイルをアップロードして電子署名を行う方法について、画像を交えてお伝えします。アカウント登録がまだの方は以下の登録方法を参考にしてください。クレジットカードの登録は不要で、わずか3ステップで完了します。
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この際に「所属/指名」で名前の選択ができない場合は、左側メニューの「ユーザー管理」から「詳細」→「編集」と進み、ロールを「管理者＋署名者」に変更してください。
GMOサインでは、無料プランでも「テキストで作成」「画像で作成」「手書きでサイン」の3タイプに対応しています。ご自身のサインを画像でお持ちの方は、登録しておくことも可能です。
文書ダウンロードをクリックすると、電子署名されたPDFファイルがダウンロードされます。あとはそのファイルを先方にメールなどで送信すれば完了です。
民法第九十五条によると、そもそも契約とは、当事者が合意し、当事者間で権利・義務関係が生まれていれば成立します。売買契約や請負契約、委任契約などの諾成契約などの契約は口約束でも成立するので、契約書は必須ではありません。（一部、不動産の売買契約をはじめとする高額な取引は、法律上書面による契約が必要とされる場合があります。）
口約束でも成立する契約をわざわざ書面化するのは、当事者が契約内容について確認するほか、トラブルが起きた場合の証拠とするためです。
もともと口約束でも可能なので、紙の契約書でもPDF化された契約書でも、法的な有効性には原則変わりないといえます。ただし、PDFの契約書として十分な法的証拠力を持たせるためには、いくつかの注意点があります。
これらのポイントについて解説します。
近年、契約書や法定書面の電子化が進み、多くのケースで紙の書面に代えて電子契約・電子交付が可能となっています。しかし、一部の契約や通知では相手方の事前承諾（事前の同意）を得ることが法律上求められています。
| 電子契約にあたって事前承諾が必要な書面 | 根拠となる法令 |
|---|---|
| 労働条件通知書 | 労働基準法15条1項、労働基準法施行規則5条4項 |
| 派遣労働者の就業条件明示書 | 労働者派遣法34条、労働者派遣法施行規則26条1項2号 |
| 下請事業者に交付する書面 | 下請法3条2項 |
| 訪問販売における申込書面・契約書面 | 特定商取引法4条2項 |
| 電話勧誘販売における申込書面・契約書面 | 特定商取引法18条2項 |
| 訪問購入及び預託等取引における申込書面・契約書面 | 特定商取引法58条の7第2項、預託法3条3項 |
| 特定継続的役務提供における概要書面・契約書面 | 特定商取引法42条4項 |
| 連鎖販売取引における概要書面・契約書面 | 特定商取引法37条3項 |
| 業務提供誘因販売取引における概要書面・契約書面 | 特定商取引法55条3項 |
| 貸金業法の契約締結前交付書面 | 貸金業法16条の2第4項 |
| 貸金業法の契約締結時交付書面 | 貸金業法17条7項 |
| 貸金業法の生命保険契約等に係る同意前の交付書面 | 貸金業法16条の3第2項 |
| 貸金業法の受取証書 | 貸金業法18条4項 |
| 投資信託契約約款 | 投資信託及び投資法人に関する法律5条2項 |
| 割賦販売法の契約等書面 | 割賦販売法4条の2、35条の3の22第1項 |
| 建設工事の請負契約書 | 建設業法19条3項、施行規則13条の4 |
| 設計受託契約・工事監理受託契約の重要事項説明書 | 建築士法24条の7第3項 |
| 設計受託契約・工事監理受託契約成立後の契約等書面 | 建築士法24条の8第2項 |
| 不動産特定共同事業契約書面 | 不動産特定共同事業法24条3項、25条3項 |
| 不動産売買・交換の媒介契約書 | 宅建業法34条の2第11項、同12項 |
| 不動産売買・賃貸借契約の重要事項説明書 | 宅建業法35条8項、同9項 |
| 不動産売買・交換・賃貸借契約成立後の契約等書面 | 宅建業法37条4項、同5項 |
| 定期建物賃貸借の説明書面 | 借地借家法38条4項 |
| マンション管理業務委託契約書、重要事項説明書 | マンション管理適正化法72条6項、同7項、73条3項 |
| 旅行契約の説明書面 | 旅行業法12条の4第3項、12条の5第2項、施行令1条等 |
これらの書面を電子化する際には、事前に同意書を用意して、相手方に承諾を得ておきましょう。具体的には、以下のような同意書を作成するのがおすすめです。
また、以下のような同意事項を記した書面をあわせて用意しておくとよいでしょう。
電子契約の法的効力に関する不安やコストの懸念といった理由で、相手方から同意を得られないと、電子契約を結ぶことができません。電子契約を導入する際は相手方への説明もしっかりと行いましょう。
GMOサインの立会人型電子契約（契約印タイプ）では、相手方のコスト負担がなく、かんたんな操作で契約書の確認から電子署名までが可能です。相手方に向けた操作マニュアルも用意されているので、電子契約導入のハードルを下げられます。
※導入企業数は「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。 自社調べ（2023年11月）
電子取引における契約書の証拠力を十分に担保するためには、電子署名法が定める電子署名の要件を満たす必要があります。電子契約の場合、文書の確からしさの証明方法について電子署名法第3条が適用されます。
第二章 電磁的記録の真正な成立の推定
第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
（太字は編集部）
出典：e-Gov法令検索
電子署名法が求める電子署名の条件としては、以下のポイントがあります。
PDFの契約書フォーマットに印影の画像を付与しただけの契約書では、電子署名の要件を満たさないため、法的な証拠力を担保できません。
法的効力のある電子署名の条件を満たすためには、タイムスタンプや公開鍵暗号方式などの技術を用いるのが一般的です。法的効力のある電子署名機能を備えた電子契約サービスを利用しましょう。
契約書は取引書類にあたるため、電子帳簿等保存法の要件を満たして保存する必要があります。税務調査が入った際に違反が見つかるとペナルティが発生するため、ポイントを押さえておきましょう。
紙で取り交わした契約書PDFを保存する際の「スキャン保存」の条件としては、以下のようなものがあります。
実際は、書類の重要度に応じてさらに細かい条件が指定されています。厳密な条件について知りたい方は、国税庁の適用条件を参照してください。
また、電子契約の結果生成された契約書のPDFは、電子データの状態のまま保存しておく必要があります。管理の必要上、電子データを保存したうえで紙の印刷物を別途保管することは可能ですが、電子データを誤って削除してしまわないように注意が必要です。
GMOサインのような電子契約サービスを利用すれば、電子ファイルがクラウド上に保存されるため、電子帳簿等保存法の条件についても心配ありません。
紙の契約書をPDFで保存する場合、訴訟リスクの観点では紙の原本を保存しておく必要があります。民事訴訟法の観点では、契約書の「原本」を破棄すると訴訟の際に不利になる可能性を否定できないためです。
民事訴訟法の運用に必要な細目を定める民事訴訟規則では、訴訟時の証拠書類について以下のように定めています。
（文書の提出等の方法）
第百四十三条 文書の提出又は送付は、原本、正本又は認証のある謄本でしなければならない。
2 裁判所は、前項の規定にかかわらず、原本の提出を命じ、又は送付をさせることができる（太字は編集部）
（出典：民事訴訟規則）
契約書をすべてPDFに置き換えたい方もいらっしゃるでしょう。しかし、契約書を紙で取り交わした場合、PDFの契約書はあくまで「文書の写し」として扱われるため、原本に比べて証拠力が弱いとみなされます。
訴訟時に備えるためには、PDFのバックアップデータとは別に原本を保管しておくことを推奨します。原本を保管していないこと自体を罪に問われることはありませんが、証拠力が下がるリスクを回避するためにも保管しておきましょう。
法的にはPDF形式でも契約書は有効です。
契約手続きを電子取引により行った場合は、契約書PDFに電子署名法が定める電子署名がなされていれば、紙の契約書と同等の証拠力を担保できます。
電子取引において押印（印影画像の付与）は不要で、代わりに電子署名などに代表される代替措置が必要となります。印影の有無は証拠力に関係ないため割愛できます。
ただし、契約が成立したことをわかりやすく示すという視認性の観点で、従来の商慣習にならい印影画像などを電子署名と併せて付与する場合が一般的です。
紙で取り交わした契約書をPDF化する場合、訴訟リスクの観点で、原本も別途保管しておくことを推奨します。破棄しても罪に問われることはありませんが、民事訴訟規則上、PDFの契約書データはコピーとみなされます。紙の原本を提出できないと裁判で不利になる可能性があるため、保管しておきましょう。
可能です。ただし、紙で契約書を交わしたもののコピーなのか、電子取引によって生成された契約書ファイルなのかによって扱いが異なるので注意が必要です。
紙で交わした契約書をスキャンしたPDFファイルの場合、民事訴訟規則上は「文書の複製」として扱われます。提出は可能ですが、原本と同等の効力を持たないため、不利になる可能性があります。
電子取引によって生成された契約書ファイルの場合、電子署名があれば、紙で取り交わした契約書と同等の効力を持ちます。
不要です。契約書にかかる印紙税は文書にかかる税金であるため、電子取引における契約書（電子データ）への課税は発生しません。（参考：国税庁回答）
電子取引における電子契約書を印刷しても問題はありません。ただし、電子取引によって生成された取引文書を、印刷物のみ保存することは電子帳簿等基本法により禁止されており、電子データの保存が義務付けられています。
紙の契約書を用いる印鑑文化は縮小傾向にあります。契約書のような重要書類でも、IT技術の発展により十分な証拠力を担保できるようになり、電子化が進んでいます。
テレワークの普及により、契約締結業務や管理業務を効率化する観点でも、多くの企業が契約書の電子化を進めている状況です。今後ますます電子契約の機会は増えることが予想されるため、早めの導入をおすすめします。
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※2 電子署名法に基づく電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の累計送信件数（タイムスタンプのみの契約を除く。主な立会人型電子署名サービスが対象）GMOリサーチ&AI株式会社調べ（2024年12月）
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※ 導入企業数は「GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントする。内、契約社数「100万社」（複数アカウントをご利用の場合、重複は排除）
