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PDFの契約書が届いたんだけど、印鑑を押すにはどうしたらいい？
電子署名って法的に有効なの？
結論からいうと、PDFの契約書には印鑑を押す必要はありません。ではどのようにするのかと言うと、従来の紙契約における印鑑の代わりとして、電子署名やタイムスタンプが用いられます。電子署名は、電子署名法に基づく法的に有効な手段として認められているもので、安心して契約締結に利用できます。
この記事では、PDFの契約書に印鑑を押す（電子署名や電子印影を入れる）方法をお伝えします。電子署名が初めての人にも、パソコンやスマホでかんたんにできる方法をお伝えしますので、ぜひ参考にして下さい。
月に5通までであればお試しフリープランの範囲ですので、無料で利用可能です。以下の手順をチェックしてPDFに電子署名を入れてみてください。
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この際に「所属/指名」で名前の選択ができない場合は、左側メニューの「ユーザー管理」から「詳細」→「編集」と進み、ロールを「管理者＋署名者」に変更してください。
GMOサインでは、無料プランでも「テキストで作成」「画像で作成」「手書きでサイン」の3タイプに対応しています。ご自身のサインを画像でお持ちの方は、登録しておくことも可能です。
文書ダウンロードをクリックすると、電子署名されたPDFファイルがダウンロードされます。あとはそのファイルを先方にメールなどで送信すれば完了です。
PDFなどの電子データ化した契約書のやりとりによって契約を締結することを「電子契約」と呼びます。電子契約の場合は、捺印が不要である代わりに電子署名が必要です。紙の契約との違いを詳しく解説します。
電子契約の場合、紙の契約書を用いた契約手続きとは適用される法律が異なるため、印鑑は不要です。
紙の契約書を取り交わす場合、民事訴訟法第228条4項により、署名または押印による印影があればその文書上の取引内容が真正に成立したと推定されます。
（文書の成立）第二百二十八条
4 私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。
出典：e-Gov法令検索
一方で、電子契約における契約書は電子データであるため、署名や押印行為は物理的にできません。そのため電子契約では、紙の文書の成立を証明する民事訴訟法第228条4項ではなく、電子署名法第3条が適用されます。
（電磁的記録の真正な成立の推定）第三条
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
出典：e-Gov法令検索
電子署名法第3条では電子ファイル上に押印や印影を求めていないため、電子契約には印鑑が不要なのです。
むしろ、電子ファイルに対して印影の画像を埋め込むリスクが指摘されています。本来は契約主体者本人しか保有し得ない印鑑の印影画像が流出することで、印鑑を持たない人に印影を不正利用される可能性があるためです。印影のスキャンは、契約書の偽造リスクを高めるため避けたほうがよいでしょう。
電子契約の有効性の証明について、電子署名法第3条では「電子署名」があれば取引内容が真正に成立したものと推定されるとしています。
電子署名とは、電子ファイルが改ざんされていないこと・署名者本人が意思をもって署名したことを証明するものです。「公開鍵暗号方式」という方式を利用することで証明します。
電子署名を利用する場合、認証機関を通して本人認証・審査を受け、電子証明書を発行してもらいます（※）。この時に、「この電子ファイルに電子署名をしたのはこの人本人である」ということを証明するために「公開鍵」と「秘密鍵」を生成します。それぞれの概要は以下の通りです。
※当事者型電子署名の場合。立会人型電子署名の場合は、当事者に代わってサービス提供事業者の電子署名を利用する。
| 公開鍵暗号方式 | 公開鍵と秘密鍵を使用する安全性の高い暗号方式 |
|---|---|
| 公開鍵 | 電子証明書と併せて相手方（受信者）と共有する |
| 秘密鍵 | 送信者のみが保管しておき、送信するデータを暗号化する際に使う |
| ハッシュ値 | ハッシュ関数を使ってデータを圧縮することで生成されるもの 秘密鍵を使ってさらにこれを暗号化したもの（電子データ）が電子署名 |
送信者は、秘密鍵を使ってデータを暗号化し、その暗号化されたデータを復号に使用する公開鍵（電子証明書に含まれる）とともに受信者に送付します。受信者はファイルを受け取った後、送付された公開鍵を使用して電子署名からハッシュ値を復元し、そのハッシュ値を元の電子文書をハッシュ化したものと比較して、データに改ざんがないか確認します。このプロセスにより、契約書のデータは第三者による偽造や改ざんから保護され、送信者と受信者は同一の文書内容を確認きるのです。
電子署名は、電子文書の法的証拠力を担保するために必要な仕組みを備えた署名方式であるということだけ押さえておきましょう。
電子署名は、上述したように電子データ上の仕組みです。電子文書を見ただけでは契約が成立しているかどうかがわかりません。
そのため、電子署名を行う際は「文章上のテキスト」「印影画像」「手書きサイン」のいずれかを付与することで契約成立を示すのが一般的です。視覚的にも署名済みであることがわかるように工夫がされているというイメージです。
実際に、電子署名や電子印鑑の押印（印影の付与）をする場合、どのような流れになるのでしょうか。さまざまな方法がありますが、いくつか手軽な方法を紹介します。
電子契約サービスを利用すれば、電子署名や電子印影の付与をスムーズに進められます。ここでは例として「電子印鑑GMOサイン」を使った電子署名と印影の入れ方を解説します。画像付きでお伝えするので、流れに沿って進めてみてください。
GMOサインは、350万社以上の企業が導入（※1）しており、3,000万件以上の電子契約が結ばれてきた（※2）実績のある電子契約サービスです。PCやスマホでPDFファイルをアップロードして、かんたんな操作で電子署名と印影を入れることが可能です。
※1 導入企業数は「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。 自社調べ（2023年11月）
※2 電子署名法に基づく電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の累計送信件数（タイムスタンプのみの契約を除く。主な立会人型電子署名サービスが対象）GMOリサーチ&AI株式会社調べ（2024年12月）
この際に「所属/指名」で名前の選択ができない場合は、左側メニューの「ユーザー管理」から「詳細」→「編集」と進み、ロールを「管理者＋署名者」に変更してください。
GMOサインでは、無料プランでも「テキストで作成」「画像で作成」「手書きでサイン」の3タイプに対応しています。ご自身のサインを画像でお持ちの方は、登録しておくことも可能です。
文書ダウンロードをクリックすると、電子署名されたPDFファイルがダウンロードされます。あとはそのファイルを先方にメールなどで送信すれば完了です。
「Acrobat Reader」はAdobe社が提供するPDFファイルの閲覧・編集用ソフトウェアです。
Acrobat Readerに搭載されている注釈機能のひとつ「スタンプ」には、日付印や検印、ネーム印などの電子印鑑のフォーマットがあらかじめ用意されています。「承認済」などの汎用的な印影もそろっています。方法は以下の通りです。
電子署名を入れるためには、「デジタルID」と呼ばれるIDの取得が必要です。
Acrobat Readerを起動したら、以下の順にクリックして進めてください。
続いて、デジタルIDを保存しておく場所を選択します。「新しいPKCS#12 デジタル ID ファイル」を設定し、「次へ」をクリックしましょう。登録者情報の入力欄が表示されるので、名前とメールアドレスを入力します。会社名や部署名などは、未入力のままでも登録できます。
入力内容を確認の上、「次へ」をクリックすると、作成までの操作は完了です。
デジタルIDの作成が完了したら、PDFファイルに実際に電子署名を追加していきます。電子署名を追加したいPDFファイルをAdobe Acrobatで開いたまま、以下の順にメニューを選択しましょう。
上部に表示される「電子署名」という項目をクリックし、任意の場所にドラッグ＆ドロップで署名を挿入します。ドラッグ＆ドロップが終わると、「デジタルIDで署名」というダイアログが表示されるため、「続行」をクリックします。
先程電子署名を作成したときに登録したパスワードを、左下のパスワード入力欄に入力し、「署名」をクリックします。以上で、電子署名を追加する手順は完了です。
電子署名を追加した側は、証明書の追加完了後に「書き出し」を行う必要があります。以下の順にメニューをクリックしてください。
「書き出しオプション」という項目が表示されるため、「データを電子メールで送信」「データをファイルに保存」のどちらかを選択し、生成されたファイルを、受け取り側に送信してインストールしてもらいましょう。
電子署名済みのファイルを受け取る側は、証明書のインストールが必要です。送信者から送られてきた電子証明書をダブルクリックして、「連絡先の信頼を設定」をクリックしましょう。
その後「この証明書を信頼済みのルートとして使用」と「証明済み文書」の2つのチェックボックスにチェックを入れて「OK」をクリックすると、送信された証明書の本文が表示されます。
書類をMicrosoft WordやMicrosoft Excel（以下Word、Excel）で作成し、PDFファイル化する場合は、WordやExcelファイルで電子印鑑を作成して押印する方法がよいでしょう。作り方の一例として「テキストボックス」を使った方法を紹介します。
メニューの「挿入」から「テキストボックス」を選択し、縦書きテキストボックスに名字などの文字を入力します。文字を好みの大きさに調整し、テキストを赤色にしておきましょう。
再び「挿入」から「図形」メニューをひらき、楕円を選択します。縦書きテキストボックスを囲むように楕円を配置し、線の色をテキストと同じ赤色に変更すれば完成です。
さらにフォントの書体を明朝体に変更したり、テキストボックスの背景を「塗りつぶしなし」に設定して背景を透過させたりすれば、よりハンコらしくなります。
また、テキストボックスと楕円を同時に選択したまま右クリックし、「グループ化」を選択すれば、作成した電子印影の画像を文書内で移動させても形が崩れません。
署名を入れたいセルや行を選択したら、「挿入」から「テキスト」を選択し、「署名欄」で「MicrosoftOfficeの署名欄」をクリックします。署名の設定に必要な情報を入力してください。署名欄に署名者の入力を行ったら完了です。
上記のほかにも、WordやExcelまたはPDFファイルに電子印鑑を押すことができるソフトウェアを、多くの会社が公開・販売しています。
なかには、電子署名を利用したなりすまし防止機能や、電子印鑑にシリアル番号を付与する偽造防止機能などが備わったものもあります。
なお、Mac標準のソフト「プレビュー」には、自署の署名や印影を取り込んでPDFファイルに貼り付けられる機能が備わっています。Macユーザなら「プレビュー」の機能を利用してもよいでしょう。
電子署名を使用することには以下のようなメリットがあります。
電子署名による契約締結なら、紙の契約書の取り交わしに必要なコストを削減できます。紙の契約書を取り交わす場合には以下のような費用がかかります。
紙の申込書の場合、書き損じた場合には新しい紙を使わなければなりません。さらに、契約書を持って出向いたのに、先方がその日に印鑑を持っておらず再訪問が必要になるなど、さまざまな手間とコストがかかります。
電子データをオンラインでやりとりする電子署名なら、多くのコストを削減できます。
電子署名の工程はオンラインで完結するため、時間や場所を選ばずに対応することが可能です。
紙の書面であれば、紙自体がある場所にはんこを持って赴き、さらに次の回付先へ書類を回すなどの物理的な手間がかかります。一方、電子署名であれば、パソコンやスマホだけで内容の確認と電子署名の処理、次の人へ送信するといった手続きがすべて完了します。
急ぎで決裁が必要な社内処理などにもすぐに対応が可能です。移動中や出張で事務所にいないときでも、手続きが遅れる心配がありません。
電子署名で手続きを完了することによって紙の書類が減り、保管場所を設ける必要がなくなります。
紙の書類の場合、契約書などの重要書類は厳密に管理・保管しなくてはなりません。場合によっては、いつでも目的の書類を取り出せるようにしておく必要があり、万が一紛失すると大問題になります。
電子化された書類ならデータとしてパソコンやサーバー、クラウドに保存でき、検索機能を使って容易に見つけ出せます。紛失のリスクもほとんどなく、紙の管理に関わる悩みもなくなるでしょう。
電子印鑑による取引は非常に便利ですが、PDFファイルに電子印影を入れる場合はいくつか注意点があります。
印影のデータを複製してしまえば、まったく同じ印影を第三者が利用できてしまうため、なりすまし契約や不正契約に悪用されるリスクがあります。
さらに、社印など、重要な契約に利用する印鑑の印影をスキャンして利用する場合、本物の印影データを第三者へ渡すことになります。印影画像が不正利用されれば、重大なトラブルにつながるリスクがあるでしょう。
契約書の電子データに印影の画像を付与しただけの契約では法的効力を認められない場合があります。
電子取引における契約書に法的効力（証拠力）を持たせるためには、電子証明書と公開鍵暗号方式による電子署名の仕組みが必要です。電子署名の証拠力については、電子署名法第3条に明示されています。
また、本人確認や改ざん防止が担保されていなくてはなりません。印影画像を入れただけでは、契約内容に同意したのが本当にその人本人であったか、契約締結後に契約書が改ざんされていないかという証明ができません。よって、裁判で論点になった場合、証拠力不十分となる可能性があります。
社外との取引に使う契約書である場合は、電子署名の要件を満たした電子契約システムの導入を検討することをおすすめします。
GMOサインのような電子署名法に準拠したシステムでは、本人確認や改ざん防止の機能が備わっているため、安全な契約が可能になります。タイムスタンプ機能によって契約締結時刻が記録され、事後的な改ざんを防止できます。
また、システムによる厳格な本人確認プロセスにより、なりすましのリスクも大幅に低減。さらに、クラウド上で契約書が管理されるため、印影データの漏洩も防げます。電子契約システムを活用することで、効率的かつ安全な契約が実現できるのです。
電子契約システムの中でもGMOサインは、350万社以上の企業が導入（※1）しており、3,000万件以上の電子契約が結ばれてきた（※2）実績のある電子契約サービスです。
使いやすい操作画面でかんたんに法的有効性を持った電子署名を入れられるので、ぜひお試しください。
※1 導入企業数は「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。 自社調べ（2023年11月）
※2 電子署名法に基づく電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の累計送信件数（タイムスタンプのみの契約を除く。主な立会人型電子署名サービスが対象）GMOリサーチ&AI株式会社調べ（2024年12月）
スマホで電子的に印鑑を押す方法には、電子契約サービスのスマホアプリを使うといったものがあります。
電子契約サービス「GMOサイン」ではスマホアプリも用意されており、スマホ上でPDFファイルのアップロードと電子署名（電子印影の挿入）が可能です。
GMOサインでは、無料で機能をお試しできるフリープランを用意しています。月に5通までの電子署名が可能なので「とりあえず1枚だけ押印したい」という方にもおすすめです。
フリープランでも、法的に証拠力を持つ電子署名の条件も満たしているため、安心して利用できます。
PDFの契約書に法的な有効性を持たせるには、押印ではなく電子署名が必要となります。とはいえ、紙の契約書を使用していた商慣習の名残から、電子契約書にも印鑑（電子印影）を入れるケースが多いです。
電子署名（電子印影）は、AdobeやMicrosoftなどが提供するソフトウェアを使って入れることができます。また、電子契約サービスにはかんたんな操作で電子署名を入れられるものが多く、スマホを使った電子署名や送信、契約書の一元管理も可能です。
GMOサインは操作性の良さが特徴で、国内シェアNo.1（※1,2）を獲得している電子契約サービスです。無料のフリープランでも月に5通までPDFファイルへ電子署名（電子印影）を入れられるので、ぜひお試しください。
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電子契約サービスごとの違いや選び方などについて、下記の記事でわかりやすく比較しています。ぜひご参考にしてください。また、各社のサービスをまとめた比較表を “無料” でダウンロードできます。
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