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製造業界において、契約管理は複雑で時間を要する作業として長らく課題とされてきました。数多くの契約書を扱うなかで、紙ベースの契約が多いと契約締結のスピードが遅れることや書類の紛失リスクが高いという問題も指摘されています。
とくに多岐にわたる製品とサービスの取引が活発な製造業では、効率的な契約プロセスが経営の効率性を大きく左右します。こうした理由から、電子契約への移行が注目されているのです。
本記事では、具体的に製造業の契約課題にどのように電子契約が有効か、そのメリットと実際の利用シーンとあわせて深く掘り下げて解説します。
製造業における契約の課題について、詳しくみてみましょう。
製造業の場合、相手方とさまざまな契約を結びます。そのため、契約書の数が物理的に多くなってしまうことが問題とされてきました。
契約書類の数が多いと、必要な書類を探すのにも時間がかかるでしょう。また、紛失リスクも高くなるなど、デメリットも多々あります。以下は、製造業で主に使用される契約書です。
秘密保持契約書（NDA）は、ビジネスにおいて重要な情報を共有する際、その情報の秘密を守るために締結される契約書です。この契約で、新製品の開発やビジネス戦略に関する情報が漏れることのないよう保護することも可能となります。情報の不正利用を防ぎながら、信頼に基づいた関係性を築くことができるでしょう。
共同研究契約書は、複数の企業や研究機関が共同で研究プロジェクトを進める際に用いられる契約書です。知的財産権の管理や研究成果の共有方法を明確に定め、共同研究者間の利益を保護します。共同研究契約書があれば安心して知識やリソースを共有し、革新的な成果を目指すことができます。
顧問契約書（技術指導）は、特定の専門知識を持つ顧問を雇い、定期的な技術指導やアドバイスを受ける際の契約書です。顧問契約書により顧問の責任範囲、指導の頻度、報酬などが定められ、両者の期待が明確になります。
製造委託契約書は、自社で製造設備が不足している場合や専門技術が必要な製品を他社に委託する際に交わされる契約書です。製造委託契約書により品質管理や納期、コストに関する具体的な条件が記載され、委託先がこれを遵守することが保証されます。
特定の製品の製造プロジェクト全体を請負う形で契約する場合に使用されるのが、製造請負契約書です。請負業者は契約に基づき、製品の設計から製造、納品までを記載します。
業務委託契約書は、特定の業務を外部の専門業者に委託するための契約です。たとえば、マーケティング活動やITサポートなど、内部リソースではカバーしきれない分野を委託し、委託される業務の範囲や期間、報酬を記載したものが業務委託契約書となります。
生産提携契約書（OEM契約書）は、他社ブランド名で製品を製造する際に交わす契約書で、製造業者は元の企業の仕様に従って製品を生産し、品質を保証するといった内容が明記されています。生産提携契約書により、ブランド所有者は自社ブランドの製品を効率的に市場に提供できます。
取引基本契約書（購買）は、商品や原材料の購入に関する基本的な取引条件を定める契約です。価格、支払い条件、納期など、取引の基本的な枠組みが明記されているのが取引基本契約書（購買）となります。
製品の販売を代理店に任せるための契約が取引基本契約書（販売代理）です。取引基本契約書（販売代理）では、販売目標、報酬体系、販売地域などが明記されます。代理店はこの取引基本契約書（販売代理）に従って製品を市場に流通させます。
人材を必要とする特定の業務に対して、派遣会社から労働者を派遣してもらう際に締結する契約書が労働者派遣個別契約書です。派遣される労働者の資格、業務内容、期間などが具体的に明記されています。
設備保持契約とは、工場などの設備を維持・管理するために専門業者と結ぶ契約です。定期的なメンテナンスや緊急時の対応を業者が行い、設備の稼働率の最適化が図られます。設備保持に関するルールを明記したものが、設備保持契約書です。
製造業で扱う契約書類は種類が多く、それぞれに更新や管理が必要で大変複雑です。ある製品に対し契約が同時進行で行われている場合、各契約の状態を正確に把握し、必要な書類をすぐに見つけ出すことが困難なケースもあるでしょう。
また、契約ごとの期限や条件が異なるため、正確に管理するのは大変な作業です。契約書の紛失や書類の不適切な保管が発生すると、重要なビジネスの機会を逃したり、信頼を損なう原因にもなりかねません。
契約内容を確認する際、紙の書類の場合は該当する書類を探さなくてはなりません。手作業で探すうえ、似たような書類も多く、確認すべき契約書自体を間違えるなどヒューマンエラーが起こりやすい状況にあるといえます。
代表的なヒューマンエラーをいくつか取り上げます。
金額を手入力する際にゼロの数を間違えてしまうことで、契約の金額が大幅に異なるケースがあります。
契約書に必要な署名や押印を忘れることで、契約が正式に成立しない場合があります。サイン漏れにより契約の実施が遅れたり、最悪の場合、契約そのものが無効になったりすることも考えられるでしょう。
同じ内容で意図せずに二重に契約を締結してしまうこともあります。これは、契約書の整理不備や確認ミスから起こることが多く、余分なコストが発生したり、法的な問題に発展するリスクもあるので注意が必要です。二重契約を一度締結してしまうと、後に余計な事務作業が発生してしまうため、業務上の負担になりかねません。
取引の際には、契約書に対して印紙税が必要になることがあります。この税金は契約の種類や金額によって異なり、契約書に印紙を貼り、消印することで納税が完了します。
契約書の作成や確認には、多くの部署の協力が必要です。法務部は契約の文言を、経理部は金額の確認を、営業部は客先との交渉を担当します。これらの部署間での情報共有がスムーズでないと、契約プロセスに遅れが生じ、ビジネスの機会を逃すことがあるでしょう。
コロナ禍によってリモートワーク（テレワーク）が急速に普及したこと、また2024年1月から電子帳簿保存法の本格運用が開始したことなどを理由に、多くの業界・企業で契約書の電子化（電子契約）の導入が進んでいます。
製造業の契約書類を電子化すると、以下のようなメリットが得られます。
契約書の準備と締結過程を電子化すると、多くの時間と手間が省けます。これは紙の契約書を使う場合とは異なり、郵送の必要がなく、すぐに相手方と文書を共有できるためです。
たとえば、商品を大量に仕入れるための契約を結ぶ場合を考えてみましょう。従来の方法では契約書を印刷し、郵送で相手に送り、相手が署名してまた郵送で返送する必要があります。この往復には、少なくとも数日から一週間は必要です。また、契約書に修正が必要な場合は、さらに時間がかかることになります。
電子契約を使用れば、契約書をパソコンやスマートフォンから直接相手に送ることが可能です。また、相手も同じデバイスを使ってすぐに署名をし、送り返すことができます。先方と連絡をとりあっていればこの過程を数時間、あるいは数分で完了することも可能です。
電子契約を使用することで、印刷や紙、郵送にかかる費用を節約することが可能です。
たとえば商品の供給契約を結ぶ際に、通常は契約書を印刷し、それを相手方に郵送する必要があります。この工程において印刷代として一枚あたり数十円が必要ですが、契約書が数十ページにも及ぶこともあるでしょう。そう考えると、かなりのコストとなります。加えて郵送費も発生し、速達を使う場合はさらに料金が上乗せされるのです。
しかし、電子契約を利用すれば、これらの印刷と郵送の手間をなくすことが可能です。文書をデジタル形式で作成し、インターネットを通じて即座に相手方に送信できます。印刷や郵送で通常発生する費用は、一切かかりません。
また、契約書の修正が必要になった場合でも、再度印刷や郵送が必要なく、修正後の文書をすぐに送れるため、追加コストを避けることができます。
契約書の紛失や誤って破棄することは、ビジネスにおいて大きな問題を引き起こす可能性があります。紙の契約書はうっかり失くしたり、水濡れや火事で破損したりするリスクが伴うので注意が必要です。紛失により重要な情報が失われ、法的なトラブルにつながる場合もあるでしょう。
しかし、電子契約を使用する場合、これらのリスクを大幅に減少させることができます。電子契約の場合、契約書をデジタル形式で保存し、セキュリティが保護されたサーバーやクラウドサービスにアップロードします。物理的な損害から文書を守ることができ、どこにいてもインターネットを通じてアクセスすることが可能です。
もしオフィスが洪水で被害を受けても、クラウド上に電子的に保存された契約書は無事ですから、ビジネスの継続が可能です。また、契約書の複数のコピーを作成し、異なる場所に保存することもできるため、一つのコピーがなんらかの理由でアクセスできなくなった場合でも、ほかのコピーから情報を取り出すことができます。
多くの企業が直面している人手不足の問題は、作業の効率化によってある程度解消することができます。とくに製造業でみられるのが、契約書類の管理にかかわる作業です。紙の契約書の場合、印刷、ファイリング、物理的な保管スペースの確保など、多くの手間と時間が必要です。これらの作業は、人の手を多く必要とします。
しかし、ペーパーレス、つまり電子契約を導入することで、これらの作業が大幅に削減されるでしょう。電子契約システムを使用すると、契約書はデジタル形式で保存され、必要な時にすぐにアクセスできます。物理的な保管やファイル整理の必要がなくなるため、それにかかわる人員をほかのより重要な業務に割り当てることが可能となるのです。
ある製造会社の事例では、契約管理にかかわる職員が数人いましたが、電子契約の導入後、職員を生産ラインのサポートや品質管理など、直接的な生産活動にかかわる業務に移動させることができました。結果的に全体的な生産性が向上し、人手不足の影響を軽減につながったため、メリットは非常に大きかったといえるでしょう。
さらに、ペーパーレス化は情報の検索や共有も速くなるため、業務の迅速化が図られ、時間の節約にもつながります。これは、契約書の更新や確認が頻繁に必要とされる業務で大きな効果を発揮するでしょう。
近年働き方の変化により、リモートワークが注目されていますが、この新しい働き方を効率的に実施するためには、適切なツールの導入が必要です。とくに、契約関連の業務においては、電子契約が大きな役割を果たすでしょう。
電子契約を使用することで、どこにいてもインターネットがあれば契約書にアクセスし、必要な手続きを進めることが可能です。これは、物理的な書類のやり取りが不要であるため、リモートワーク中の従業員もオフィスにいる時と同じように効率的に仕事ができることを意味します。
たとえば、ある企業で営業職の従業員が自宅から働いている場合、新しい顧客との契約を結ぶ際にも、電子契約システムを使えば、リアルタイムで契約書を作成し、顧客に送付し、オンラインで署名を受けることができます。これにより、契約締結のプロセスが大幅に速くなり、地理的な制約を超えて業務を進めることが可能です。
製造業で電子契約を導入すれば、これまで業務上で感じていたストレスが解消され、より効果的に作業ができるようになります。探している契約書をかんたんにピックアップできる、内容をスムーズに確認できるなど、電子契約導入のメリットは大きいといえるでしょう。
紙の契約書よりも、デジタル化された契約書のほうが扱いは実は容易です。この機会に、電子契約の導入を考えてみませんか。
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