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ビジネスの世界では、秘密情報の保護が非常に重要です。その中で、秘密保持契約書（NDA：Non-Disclosure Agreement）は、重要な役割を果たしています。
従来、これらの契約書は紙面で作成され、押印や署名によって締結されてきました。しかし、デジタル技術の進歩により、今日では電子契約による締結が可能となっています。
本記事では、秘密保持契約書を電子契約で締結することのメリットとその具体的な方法について詳しく解説します。
秘密保持契約書は、秘密情報を保護するために締結される法的文書です。この契約により、情報を開示する側（開示者）と情報を受け取る側（受領者）の間で、秘密情報の取り扱いに関する合意が形成されます。秘密保持契約書は、企業間の取引、従業員との雇用契約、共同研究開発など、さまざまな場面で使用されます。
秘密保持契約書を電子的に締結することは法的に可能です。秘密契約書に限りませんが、紙の契約書を電子化することで業務効率化が図れます。また、電子データでの権利が可能になるため、紛失リスクも軽減できるでしょう。
それでは、秘密保持契約書を電子契約で締結することにどのようなメリットがあるのでしょうか。主なメリットを以下に挙げます。
電子契約を利用することで、契約書の作成から署名、保管までの一連のプロセスが大幅に効率化されます。紙の契約書では、印刷、郵送、押印、再送付などの手順が必要でしたが、電子契約ではこれらの作業が不要となります。結果として契約締結までの時間が大幅に短縮され、関係者の労力も削減されます。
紙の契約書の場合、印刷費用や郵送費用がかかるうえ、物理的な保管場所も必要になります。一方、電子契約ではこれらのコストが一切かかりません。すべての契約書がデジタル化され、クラウド上で管理されるため、保管コストも削減できます。また、紙の契約書の保管や管理における人的コストも大幅に削減できるため、全体的なコスト効率が向上します。
電子契約の大きなメリットの一つは、物理的な場所を問わず契約を締結できる点です。従来の紙の契約書では、双方が署名するために同じ場所にいなければならない、または郵送でやり取りしなければならないことが多く、時間と労力がかかっていました。
しかし、電子契約を利用すれば、どこにいてもインターネット接続があれば契約が締結可能です。遠隔地の取引先ともスムーズに契約を結ぶことができるようになりました。特に国際的なビジネスにおいては、時差や距離を気にせずに契約がすすめられる電子契約は、大きなメリットがあります。
適切な電子契約システムを利用することで、紙の契約書よりも高いセキュリティを確保できます。電子署名技術により、署名者の本人性が確実に証明され、また契約内容の改ざんも防止可能です。さらに、アクセス権限の設定により、秘密情報へのアクセスを厳密に管理できます。
電子契約システムを利用することで、契約の進捗状況をリアルタイムで把握可能です。また、契約書の保管や検索も容易になり、必要な時にすぐに参照できます。これは、複数の契約を同時に進行させる場合や過去の契約内容を確認する必要がある場合に特に有用です。
電子契約システムでは、契約のプロセスや変更履歴が自動的に記録されます。これにより、監査や法的問題が生じた際の証拠として活用可能です。また、契約書の標準化や承認フローの設定により、社内のコンプライアンス体制を強化できます。
では、実際に秘密保持契約書を電子契約で締結するには、どのような手順を踏めばよいのでしょうか。以下に、具体的な方法を詳しく解説します。
まず、適切な電子契約システムを選択することが重要です。市場には多くの電子契約サービスが存在しますが、以下の点を考慮して選択することをおすすめします。
システムを選ぶ際には、それぞれの特徴を比較検討することが重要です。
電子契約システムを導入する前に、社内での運用ルールを策定することが重要です。以下の点について、明確なガイドラインを作成しましょう。
これらのルールを明確にすることで、社内での混乱を防ぎ、スムーズな電子契約の運用が可能となります。
秘密保持契約書のテンプレートを電子フォーマットで作成します。多くの電子契約システムでは、テンプレート機能が提供されているので、これを活用しましょう。テンプレートには以下の要素を含める必要があります。
テンプレートを作成する際は、法務部門や顧問弁護士のチェックを受けることをおすすめします。また、必要に応じて業界特有の条項を追加するなど、自社の状況にあわせてカスタマイズしましょう。
電子契約で秘密保持契約を締結する前には、相手方の同意を得ることが不可欠です。特に初めての取引先や電子契約に慣れていない相手の場合
などについて丁寧に説明し、同意を得るようにしましょう。
実際の契約書作成と送付のプロセスでは、電子契約システム上でテンプレートをもとに具体的な契約書を作成します。相手方の情報を入力し、契約の具体的な内容を記入、必要に応じて追加の条項や特記事項を付け加えましょう。社内の承認フローに従って契約内容のチェックと承認を得た後、システム上で相手方に契約書を送付します。送付の際には、電子契約の手順をかんたんに説明したメッセージを添えると、スムーズに進行できるでしょう。送付の際は、相手方に電子契約の手順をかんたんに説明したメッセージを添えます。
署名と契約締結の段階では、相手方が契約書の内容を確認し、必要に応じて修正要求に対応します。その後、相手方が電子署名を行い、自社側も電子署名を行います。多くのシステムではマウスやタッチスクリーンでの署名、または事前に登録した印影画像の挿入が可能です。双方の署名が完了すると、システム上で契約が成立し、多くの場合、自動的に契約書のPDFが生成され両当事者に送付されます。
締結された電子契約書は適切に保管・管理することが必要です。電子契約システム上でのセキュアな保管はもちろん、必要に応じて社内の文書管理システムへの保存も行います。アクセス権限を適切に設定し、機密情報へのアクセス制限も重要です。また、定期的なバックアップの実施や契約の有効期限や更新時期の管理も必要です。
最後に、電子契約の運用を始めた後も、定期的に利用状況の確認やユーザーからのフィードバック収集、セキュリティ対策の見直しなどを行い、必要に応じて改善を行っていくことが大切です。これにより、より効率的で安全な電子契約の運用が可能となるでしょう。
以下のページでは、国内シェアNo.1（※1,2）電子契約サービスである電子印鑑GMOサインで秘密保持契約書（NDA）を送信する具体的な手順について、画像付きで詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
※1 「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ（2023年11月）
※2 電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の送信数（タイムスタンプのみの契約を除く。電子署名法の電子署名の要件より）。自社調べ（2024年8月）
電子契約で秘密保持契約（NDA）を締結する際には、いくつかの重要な注意点を考慮する必要があります。電子契約は非常に便利で効率的です。その一方で、適切な手続きやセキュリティ対策を講じないとトラブルの原因となることもあります。以下では、電子契約でNDAを締結する際に注意すべきポイントを紹介します。
電子契約は紙の契約書と同等の法的効力を持つとされていますが、国や地域によっては電子署名の法的有効性に制限がある場合があります。特に、国際取引を行う場合には、契約締結国の法律に従って電子署名が適切に行われているか確認することが重要です。また、特定の業界や企業によっては、依然として紙の契約書が求められるケースもありますので、契約相手の慣習や要件も確認しておくべきです。
電子契約を利用する際には、情報の漏洩や改ざんを防ぐために、セキュリティ対策が非常に重要です。特にNDAは秘密情報を守る契約であるため、電子契約プラットフォームが十分なセキュリティ対策を講じているかを確認する必要があります。具体的には、次のような点に注意しましょう。
電子署名によって、契約書を本人が作成したことおよび作成以降改ざんされていないことを保証します。利用する電子契約サービスが、適切な電子署名機能を提供しているかを確認しましょう。
契約書の内容がインターネット上で送受信される際に、強力な暗号化技術が使用されているかを確認します。これにより、外部からの不正アクセスや情報漏洩のリスクを低減できます。
契約書にアクセスできる人物や権限が適切に管理されているかも重要です。電子契約プラットフォームでは、アクセス権限を設定できる機能があることが望ましいでしょう。
電子契約であっても、紙の契約書と同様に、契約内容を明確かつ詳細に記載することが必要です。特に秘密保持契約においては、秘密情報の範囲や使用目的、契約期間、違反時の対応などを具体的に記載することで、後々のトラブルを防ぐことができます。電子契約の場合でも、相手方と契約内容を十分に確認し、双方が合意していることを確認しましょう。
電子契約で締結したNDAは、物理的な書類ではなくデジタルデータとして保存されます。このため、適切な保存期間やバックアップ体制が重要です。契約書を管理するプラットフォームが、契約書の保存期間やバックアップ機能を提供しているかを確認する必要があります。万が一、データの消失やシステム障害が発生した場合に備えて、定期的にバックアップを取ることも検討しましょう。
電子契約を利用する際には、相手方もその方式に同意していることが前提です。特に初めて電子契約を利用する取引先に対しては、そのプロセスや署名の方法、契約の法的効力について十分に説明し、納得してもらうことが重要と考えてください。相手が電子契約に不安を感じている場合には、導入のサポートや代替手段の提供を検討することも必要です。
最後に、利用する電子契約プラットフォームの信頼性も重要です。選定するプラットフォームが、過去の実績やセキュリティ対策、法的有効性において信頼できるものであるかを確認しましょう。企業によっては、特定のプラットフォームに依存せず、複数のサービスを利用することでリスクを分散させることも有効です。
秘密保持契約書を電子契約で締結することには、スピード、コスト、安全性、利便性など、数多くのメリットがあります。特に、ビジネスの現場では迅速な意思決定が求められるため、電子契約の導入は競争力を高める有効な手段となるでしょう。
電子契約のプロセスは非常にシンプルであり、手軽に導入できるため、まだ紙ベースの契約に頼っている企業や個人にとっても、移行のハードルはそれほど高くはありません。ビジネスを加速させるためにも、検討をおすすめします。
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電子契約サービスごとの違いや選び方などについて、下記の記事でわかりやすく比較しています。ぜひご参考にしてください。また、各社のサービスをまとめた比較表を“無料”でダウンロードできます。
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GMOサインは、導⼊企業数No.1 ※ の電子契約サービスで、350万社以上の事業者にご利用いただいております。また、自治体などにおいても広く導入されています。同⽔準の他社サービスと比較をしても、使用料がとてもリーズナブルなのが特徴です。さらに、無料で試せる「お試しフリープラン」もあるので手軽に利用できます。各種機能も充実しているため、使い勝手も抜群です。ぜひ一度お試しください。
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