テレワークを多くの企業が取り入れるにつれ、印鑑の代わりとなる電子印鑑が注目を集めています。

今回は、印鑑の種類や法律における規定をおさらいしたうえで、電子印鑑の種類・用途についてご説明します。自社に最適な形で電子印鑑を活用するためには、印鑑そのものの知識を押さえておくと安心です。

印鑑の持つ役割｜意外と知らない印鑑の種類と役割

近年では銀行や会社などの手続きをインターネット上で行う機会も増えており、印鑑を持ってはいるものの、ほとんど使用しないという人もいるかもしれません。しかし、電子印鑑の意義や使用法などについて理解するためには、従来型の印鑑についての基礎知識が必要です。まずは印鑑の種類と、それぞれの役割について簡単にご説明します。

印鑑の種類は数多いのですが、代表的なものとして「認印」「実印」「銀行印」の3種類に大きく分けることができます。

認印（みとめいん）

認印とは、役所の印鑑登録や金融機関の登録はなく、日常的に利用する印鑑のことです。宅配便の受領や印鑑登録を要しない書類の作成、会社における一般事務（出勤簿、簡単な伝票作成など）といった用途に広く用いられます。公的な証明はないものの、捺印すると「書類の内容を確認しました」という責任が生じるため、きちんと書類の内容を把握する必要があります。

実印（じついん）

実印は、役所で印鑑登録という手続きにより、印鑑証明を受けた印鑑です。本人性が担保される一方で法的・社会的な権利および義務が発生するため、実印の捺印には大きな責任が伴います。一般的には、金銭などの貸借証書、不動産取引、相続など重要な場面で実印を使います。認印は家族全員同じものを使い回しても問題ありませんが、実印は印鑑登録した個人の意思表示の証拠として扱われるので、決して使い回してはいけません。

なお、法務局に登録する法人の実印のことを特に会社実印と呼びます。社内外における契約書や受発注書、誓約書などに用いられます。

銀行印

銀行印とは、金融機関での口座開設、金銭の出納、また保険や証券の契約時に使用する印鑑です。認印と同様に法的な印鑑証明を受けているわけではありませんが、金銭管理に利用するのでとても大きな責任を伴います。認印と同じ印鑑を銀行印として使うこともできますが、紛失のリスクを考えると分けた方が無難でしょう。

印鑑とハンコの違い

印鑑とは、役所や銀行に届けているハンコ（印章）のことをいいます。これまで説明したものでいえば、実印と銀行印が「印鑑」であり、認印は「印鑑」ではないのです。一方で、どこにも届け出ていないハンコのことを、印鑑と呼ぶ場面も少なくありません。

たとえば、「書類に捺印するために印鑑を持ってきてください」と言われることがあります。しかし、多くの場合は実印や銀行印である必要はなく、認印でよいことがほとんどです。押印の際は、どのハンコの押印が必要なのかを確認しましょう。

電子印鑑の効力｜法的な効力ってあるの？

さて、ハンコや印鑑の役割や押印が持つ意味について説明しましたが、電子印鑑に法的な効力はあるのでしょうか？

ここでは電子印鑑や電子契約の法的効力について、また普通の印鑑になぜ法的効力があるのかを解説します。

普通の印鑑に法的効力がある理由

普通の印鑑は、民事訴訟法第228条4項によってその法的な効力を規定されています。この項目では、「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する」とされており、私文書（公務員ではない一般の個人・法人が作成した書類）に印鑑を捺印したことによって法的な効力を持つようになります。

電子印鑑と電子契約の法的効力

また、電子データの文書が法的効力を持つことも法律に規定されています。2001年に施行された電子署名法の第3条では、「本人による電子署名が行われているときは、電磁的記録が真正に成立したものと推定する」と記されています。

そして電子印鑑の効力を理解するために知っておきたいのが「電子署名」と「電子契約」という言葉です。電子署名には、本人のものであることを示す証拠力の違いに応じて2つの署名タイプがあります。それが「電子サイン」と「電子署名」です。また、電子契約は電子データ（文書）に電子署名を行い、契約締結することを指します。

▶参考：電子署名（電子印鑑）の導入について解説

電子サインは、メール認証やシステムログなどによって本人確認を行うものです。一方、電子署名は、第三者機関である電子認証局が発行する電子証明書によって本人性を担保しています。電子サインよりも電子署名の方が強い証拠力を持ちます。

単純な電子印鑑では法的効力に乏しい

単純に電子的な押印を行う電子印鑑は、いわゆる「電子印影」であり、電子データに添付する画像化した印影を指します。印影を画像化するという行為は誰でもできるため、本人性が十分ではなく、法的効力は持たないと言えます。そこで、電子サインや電子署名のようにメール認証や電子証明書など、別の証明方法を追加できれば、電子印鑑にも法的な効力を持たせることができます。

こちらの記事では情報セキュリティやIT分野に詳しい宮内・水町IT法律事務所の宮内弁護士が電子契約の法的有効性について解説しています。詳しく知りたい方はぜひご覧ください。

▶参考記事：宮内弁護士が解説！｜電子契約の法的有効性と2つの署名タイプ

電子印鑑の活用｜目的と用途に応じた使い分け

電子印鑑を導入する場合にも、用途や法的効力の有無などの違いに応じて検討する必要があります。例えば、社内外の契約書や受発注書にまで電子印鑑を使いたいのであれば、法的効力をきちんと有するタイプのツールを選びましょう。電子印鑑にもさまざまなタイプがありますが、中には法的効力を認められないものもあるので注意が必要です。

電子印鑑の主な種類

これまでに説明したように、電子印鑑には法的効力を持つものと、そうでないものがあります。法的効力を持つものは、印影画像とともに押印日時の情報や確かに本人が押印したことを記録する機能があり、本人が作成した書類であることを証明できます。

電子契約においては、いわゆる印影は必要ありません。これは先に説明したとおり、契約書といった文書データそのものに、本人が作成したという情報が記録されているからです。

一方で、法的効力の必要がない社内文書の確認などには、印影画像を使うと便利です。法的効力を持たなくてよい場合でも、社外向けの書類の場合には印影画像が悪用される可能性もあるため、注意が必要です。契約のように法的効力が重要な場面では「電子印鑑GMOサイン」などを利用し、法的効力を持った電子印鑑を使って電子契約を行いましょう。

法的効力のある電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインでは、メールと手書きサインによる認証を行い法的に有効な「契約印プラン」と、電子証明書による認証を行い実印と同様の法的効力を認められている「実印＆契約印プラン」という2つのプランがあります。

「契約印プラン」は気軽に使える電子契約サービスで、テレワーク環境を迅速に実現したい場合に適しています。「実印＆契約印プラン」は、電子署名によるガバナンス強化にまで踏み込んだ電子契約サービスです。

またGMOサインでは「お試しフリープラン」という無料でご利用いただけるプランもご用意しております。まずは試してみたいという方はまず無料プランをお申し込みください。

電子印鑑に法的効力を認める電子帳簿保存法改正のポイント

2022年1月に電子帳簿保存法が改正されました。電子帳簿保存法とは国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認める法律です。

今回、書類を電子保存する際に税務署長への事前承認が不要になった、保存要件やタイムスタンプ要件が緩和されたなどの改正がなされ、より電子化のハードルが下がりました。これによって今後ますます契約書をはじめとした書類の電子化の流れが加速することと考えられます。

一方で電子保存による不正の横行なども危惧されており、重加算税の強化もなされました。書類を電子化する際には電子帳簿保存法についてもしっかりと押さえておきましょう。

あわせて読みたい

【2022年1月施行】電子帳簿保存法改正のポイントをわかりやすく解説 社会全体でデジタル化が進み、会計処理もパソコン等で行うことが一般的になっています。そこで、帳簿書類等の電子保存を認めるとしたのが「電子帳簿保存法」です。施行...

まとめ

普通の印鑑でも認印と実印を用途によって使い分けているように、電子印鑑も法的効力の強さや目的・対象（社内だけか社外も含めるのか）によって使い分けることが必要になります。そのため、電子印鑑を導入する際はまずは印鑑の効力についての基礎知識を持つことが大切です。