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契約の相手方に契約書を送付する際、コンプライアンスの観点から気を付けたい契約書の送付方法と発送時のマナーについて説明します。
また、最近では紙の契約書に代わってオンライン上で契約を作成・締結するケースも少なくありません。電子契約の概要や紙の契約書と比較した場合のメリットについて説明するとともに、電子契約システムの一つである「GMO電子印鑑サイン」を紹介します。
契約書は契約締結の証となる重要な書類ですが、実は、契約書を宅配便やメール便などの「郵送」以外の方法で相手に送付してはいけないことをご存じでしょうか。
契約書は、「信書」にあたります。信書とは、郵便法及び信書便法で「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、または事実を通知する文書」と定められているものです。契約書は、「特定の相手に渡すとされているもの」であり、請求書、結婚披露宴や会議の招待状、許可書、証明書なども信書に該当します。
信書は、法令で定められた方法で送付する必要があります。具体的には、「郵便局＝日本郵便株式会社（以下、日本郵便）」もしくは国から許可を得た企業が提供している信書の郵送サービスを利用しなければなりません。
なお、追加料金を支払うことで配達状況の確認や不着の際の補償、相手方に届いたことを通知するサービスもあります。こういったサービスを活用すれば、届いた・届いていないといったトラブルになるリスクも減らせるでしょう。
メール便や宅配便など、郵便法や信書便法で認められていない方法で契約書を送付すると、法令違反となります。違反した場合、3年以下の懲役または300万円以下の罰金が科されます。配送した事業者はもちろん、配送を依頼した側も罰せられる可能性があるので注意しましょう。
契約書を郵送する際、法令遵守の観点以外にも気を付けたい契約相手とのやり取りをまとめました。
万が一、郵送のトラブルによって必要書類が受取人に届かなかった場合、発送したことが証明できないと水かけ論になってしまいます。こうしたリスクを回避するためにも、契約書を郵送する場合は、配達記録付きのサービスを利用するようにしましょう。
例えば、簡易書留や配達証明郵便（一般書留）、レターパックなどは、追跡番号から郵送物の所在を確認できます。料金が多少割高になりますが、契約書の配達状況を把握できるのでおすすめです。
手紙やお知らせは、折りたたんで封筒に入れることもありますが、契約書には紙（ページ数）の厚みや背表紙があることが多く、折りたたみには不向きです。とはいえ、契約書の一般的なサイズであるA4サイズの封筒に契約書を入れて送付するのも封筒の強度が足りず不安です。
そこで、契約書を送付する際はクリアファイルに挟み込んだうえで封筒に入れることをおすすめします。契約書が折れ曲がらないようにするだけでなく、送付時の水濡れや汚損リスクを下げることができるからです。
契約書郵送の際は、宛先に相手方の社名だけでなく部署名や担当者名も記載しましょう。相手方には毎日膨大な数の郵便物が届いています。社名に加え、部署名や担当者名、差出側の連絡先などを記載することで、契約締結までの期間を短縮することもできるでしょう。
相手から契約書の返送をしてもらいたい場合には、返信用の封筒を同封しておきましょう。このとき、封筒にはあらかじめ自社の住所や担当者名などの宛名を記載しておくことはもちろん、必要な切手も貼っておくと、相手先の心象が良くなるばかりか、素早い返送も期待できます。
契約書の送付が可能なのは、普通郵便だけではありません。日本郵便が提供する「レターパック」というサービスを使うと、普通郵便よりも安心して契約書のやり取りができるでしょう。レターパックは専用の厚紙製封筒に送付物を入れ、ポストに投函するサービスです。日本郵便が行っているサービスのため、契約書や手紙といった信書も送ることが可能です。
封筒の大きさはA4の書類を折ることなく入れられる便利なサイズになっています。なお、レターパックには2つの種類があり、一つは「レターパックプラス」もう一方が「レターパックライト」です。両者の違いを表にまとめました。
| レターパックプラス | レターパックライト | |
|---|---|---|
| 封筒の大きさ | 300mm x 248mm （A4サイズ） | 300mm x 248mm （A4サイズ） |
| 価格 | 520円 | 370円 |
| 最大重量 | 4kg以内 | 4kg以内 |
| 封をしたときの厚さ | A4サイズ （4kg以内で封ができていればOK） | 3cm以内 |
| 配達方法 | 対面渡し （受領印または署名あり） | ポストへ投函 （受領印や署名なし） |
| 追跡機能 | あり | あり |
レターパックは契約書などの信書を送ることが可能です。また、レターパックプラス、ライトともに「ゆうパック」などと同じように追跡機能があるため、輸送中の紛失の心配がありません。さらに、封筒そのものも優れています。
A4サイズの契約書をクリアファイルにはさんだ状態でも余裕があり、冊子になった厚めの契約書でも問題なく送付ができますし、厚手の紙のため強度があり、破損の心配もありません。レターパックプラスは相手に対面で手渡しされるため、捺印や署名がもらえることも安心材料の一つです。
レターパックは普通郵便に比べると割高ですが、それを補う安心感があります。なお、A4サイズが入る角2封筒を簡易書留で送る料金は440円で、レターパックライトとプラスのちょうど中間です。しかし、後述するレターパックのもう一つの特徴を知れば、割安であると感じることでしょう。
郵便局やコンビニなどでレターパックを購入します。封筒に宛先と送り主の住所を書き、封筒に契約書を入れて封をします。この際、封筒の面にあるシールを剥がしてからポストに投函します。剥がしたシールは追跡番号で、日本郵便のWEBサイトから配達状況が確認できます。
なお、レターパックはポストへの投函のほか、郵便局の窓口でも出すことも可能です。ポストは日に数回の集荷ですから、急ぎの契約書であれば、窓口に持っていくのがベストです。さらに、レターパックプラスは、会社へ集荷に来てもらうことも可能です。
実はレターパックの優れた特徴がもう一つあります。それは配達スピードの速さです。レターパックは普通郵便と違い、土日祝日や年末年始を問わず配達されます。普通郵便を速達で出した場合と、レターパックの到着時間を比べても、ほぼ同じで、地域によっては翌日午前中には到着します。ここで改めて価格を比較してみましょう。
A4サイズが入る角2封筒を簡易書留かつ速達で送ると730円にもなります。一方、レターパックの料金は370円、もしくは520円です。契約書の送付はレターパックプラスを使うと、「お得」かつ「速くて安心」なためおすすめです。
紙の契約書のやり取りには多くの手間と時間、コストがかかります。郵送代は1通あたりでは数百円程度ですが、これが数十通、数百通となると金額もかさみます。さらに、紙の契約書には印紙が必要になるケースも少なくありません。
こうした課題の解決方法には、電子契約への切り替えがあります。契約書の郵送にかけていた手間やコスト、印紙税を削減することが可能です。ここからは電子契約の内容とメリット、そして電子契約システム「GMO電子印鑑サイン」についてご紹介します。
契約書の原本を書面で郵送するデメリットについてはこちらの記事をご覧ください。
電子契約は、契約内容が記載された電子データに電子署名や電子サインをすることで取り交わした契約です。「契約」とは言い換えると「約束」のことですから口約束でも契約は成立しますが、電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）により、本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書等は（記名押印や自署のある紙の契約書と同様に）本人の意思によって文書が作成されたと推定されることになっています。
電子契約のメリットは、「コスト削減」「業務効率化」「コンプライアンス強化」の3点です。特に、紙の契約書で必要な郵送代や印紙税が不要であることは大きなメリットでしょう。例えば、印紙税法の7号文書に該当する契約書となると1通につき4,000円の印紙（契約書は両当事者がそれぞれ保管することが一般的ですから計8,000円）が必要ですが、電子契約では0円で済みます。
加えて、郵送だけでなく印刷や製本、押印のプロセスもなくなるため、契約締結までの時間も短縮され、双方の業務効率化にもつながります。もちろん契約内容の変更手続きも簡単です。
さらに、クラウド上で契約書データや対応ステータスの管理もできますし、閲覧権限を制限したりデータのバックアップを取ったりすることで、情報漏洩や紛失・消失などのリスクにも対応可能です。紙の契約書を電子契約に置き換えることで業務の効率化が図れるだけでなく、セキュリティも強化できます。
「GMO電子印鑑サイン」は、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が運営する電子契約サービスです。その特長である「便利な機能」「選べる署名タイプ」「充実したセキュリティ対策」の3点について説明します。
「GMO電子印鑑サイン」は、オンライン上で契約を締結できる機能だけでなく、テンプレート機能や一括送信といった機能が搭載されており、大量の契約も手早く処理できます。また、契約状況の管理も容易ですので締結漏れのリスクも低減できますし、検索機能やフォルダ管理などにより契約書データをすぐに探し出せます。さらに、APIを公開しているため、既存の基幹システムやCRM（顧客管理）システムなどとデータ連携させることも可能です。
「GMO電子印鑑サイン」では、メール認証によるシステムログで本人性を担保する「電子サイン」タイプと、電子認証局により厳格に本人確認・発行された電子証明書によって本人性を担保する「電子署名」タイプの2種類を採用しています。導入が簡単で業務上の負担が少ないのが「電子サイン」タイプで、より厳格な本人確認を可能にするのが「電子署名」タイプです。契約の目的や重要性に応じて、適した方法を選択できます。
政府機関や大手企業でも利用されているGMOグローバルサインと直接連携していることで、厳密な本人認証が可能です。また、e-文書法や電子帳簿保存法などにも対応するセイコーソリューションズ社の認定タイムスタンプを標準付与しており「改ざんされていないこと」を担保できる仕組みになっています。
それ以外にも、通信やファイルの暗号化、署名鍵の保管など多彩なセキュリティ対策を実施しており、誰もが安心して利用できる電子契約を提供できるよう努力しています。
セキュリティが万全になったことで、リモートワークでも使いやすくなっています。イー・ガーディアン株式会社様では、「GMO電子印鑑サイン」を導入することで新型コロナウイルスによる緊急事態宣言下においても社員の方が自宅でスムーズに契約が締結できるようになりました。
また、株式会社フーディソン様では従来の郵送による契約で締結までに1～2週間かかっていたところ、電子契約を導入することで最短1～2日と大幅な短縮に成功されました。
契約書の送付には、法令遵守の観点から注意すべきことがあります。ただし、電子契約であればそもそも送付する必要がないので、特別な注意も必要ありません。しかも、電子契約は手間や費用を抑えられ、業務効率化を図れるというメリットまであります。
業務効率化や長期的なコスト削減の効果を見据え、「GMO電子印鑑サイン」をはじめとした電子契約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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電子契約サービスごとの違いや選び方などについて、下記の記事でわかりやすく比較しています。ぜひご参考にしてください。また、各社のサービスをまとめた比較表を“無料”でダウンロードできます。
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