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GMOサインをお得に利用開始できるチャンスは【今だけ】この機会をお見逃しなく！
契約の相手方に契約書を送付する際、コンプライアンスの観点から気をつけたい契約書の送付方法と発送時のマナーについて説明します。
また、最近では紙の契約書に代わってオンライン上で契約を作成・締結するケースも増えています。電子契約の概要や、紙の契約書と比較した場合のメリットについて説明するとともに、電子契約システムの一つである「電子印鑑GMOサイン」を紹介します。
契約書は契約締結の証となる重要な書類ですが、実は、契約書を宅配便やメール便などの「郵送」以外の方法で相手に送付してはいけないのをご存じでしょうか。
契約書は、「信書」にあたります。信書とは、郵便法および信書便法で「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と定められているものです。「特定の相手に渡すとされているもの」と規定されており、手紙や契約書に限らず請求書、結婚披露宴や会議の招待状、許可書、証明書なども信書に該当します。
信書は、法令で定められた方法で送付する必要があります。具体的には、「郵便局＝日本郵便株式会社（以下、日本郵便）」もしくは国から許可を得た企業が提供している信書の郵送サービスを利用する必要があります。
追加料金を支払うことで配達状況の確認や不着の際の補償、相手方に届いたことを通知するサービスもありますから、これらを活用すれば、届いた・届いていないといったトラブルになるリスクも減らせるでしょう。
メール便や宅配便といった郵便法や信書便法で認められていない方法で契約書を送付すると、法令違反となります。違反した場合、3年以下の懲役または300万円以下の罰金が科されます。配送した事業者はもちろん、配送を依頼した側も罰せられる可能性があるので注意が必要です。
ここでは、契約書を郵送する際、法令遵守の観点以外にも気をつけたい契約相手とのやりとりについて見ていきましょう。
郵送の際のトラブルによって必要書類が受取人に届かなかった場合、発送したことが証明できないと水かけ論になってしまいます。こうしたリスクを回避するためにも、契約書を郵送する場合は、配達記録付きのサービスを利用するようにしましょう。
例えば、簡易書留や配達証明郵便（一般書留）、レターパックなどは、追跡番号から郵送物の所在を確認できます。料金が多少割高になりますが、契約書の配達状況を逐一、把握できるのでおすすめです。
手紙やお知らせは、折りたたんで封筒に入れることもありますが、契約書には紙（ページ数）の厚みや背表紙があることが多く、折りたたみには不向きです。
とはいえ、契約書の一般的なサイズであるA4サイズの封筒に契約書を入れて送付するのも封筒の強度が足りないため不安です。そこで、契約書を送付する際はクリアファイルに挟み込んだうえで封筒に入れることをおすすめします。契約書が折れ曲がらないようにするだけでなく、送付時の水濡れや汚損リスクを下げることができるからです。
契約書郵送の際は、宛先に相手方の社名だけでなく部署名や担当者名も記載するようにしましょう。相手方には毎日膨大な数の郵便物が届いています。社名に加え、部署名や担当者名、差出側の連絡先などを記載することで、締結までの期間の短縮にもつながるでしょう。
紙の契約書の郵送時に気をつけるポイントについて説明しましたが、紙の契約書のやりとりには多くの手間と時間、コストがかかります。郵送代は1通あたりでは数百円程度ですが、これが数十通、数百通となると金額もかさみます。さらに、紙の契約書には印紙が必要になる場合もあります。
電子契約に切り替えることで、契約書の郵送にかけていた手間やコスト、印紙税を削減できます。そこで、電子契約の内容とメリット、そして電子契約システム「電子印鑑GMOサイン」についてご紹介します。
電子契約は、契約内容が記載された電子データに電子署名や電子サインをすることで取り交わした契約です。
もともと「契約」とは「約束」のことであり、口約束でも契約は成立しますが、電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）の施行より、本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書等は（記名押印や自署のある紙の契約書と同様に）本人の意思によって文書が作成されたと推定されることになっています。
電子契約のメリットは、「コスト削減」「業務効率化」「コンプライアンス強化」の3点が挙げられます。何より紙の契約書の取り交わしに必要となる郵送代や印紙税も不要であることは大きなメリットです。
例えば、印紙税法の7号文書に該当する契約書は1通につき4000円の印紙（契約書は両当事者がそれぞれ保管することが一般的ですから計8000円）が必要ですが、電子契約では0円で済むのです。
また、郵送だけでなく印刷や製本、押印のプロセスもなくなりますから、契約締結までの時間も短縮され、双方の業務効率化にもつながります。もちろん契約内容の変更も手続きも簡単です。
さらに、クラウド上で契約書データや対応ステータスの管理もできますし、閲覧権限を制限したりデータのバックアップを取ったりと、情報漏洩や紛失・消失などのリスクにも対応できます。紙の契約書を電子契約に置き換えることで業務の効率化が図れるだけでなく、セキュリティも強化できるのです。
また、電子契約書によって契約書の原本を郵送することによるデメリットを解消することも可能です。詳しくは下記の記事をご覧ください。
契約書の原本を郵送するのはデメリットだらけ？新型コロナウイルス対策として電子契約を活用するメリットと事例をご紹介
「電子印鑑GMOサイン」は、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が運営する電子契約サービスです。その特長である「便利な機能」「選べる署名タイプ」「充実したセキュリティ対策」の3点について説明します。
「電子印鑑GMOサイン」は、オンライン上で契約を締結できる仕組みを持っているだけでなく、テンプレート機能や一括送信といった機能を備えており、大量の契約も手早く処理できます。また、契約状況の管理も容易ですので締結漏れのリスクも低減できますし、検索機能やフォルダ管理機能などにより契約書データをすぐに探し出すことができます。また、APIを公開しているため、既存の基幹システムやCRM（顧客管理）システムなどとデータ連携させることも可能です。
「電子印鑑GMOサイン」では、メール認証によるシステムログで本人性を担保する「電子サイン」タイプと、電子認証局により厳格に本人確認・発行された電子証明書によって本人性を担保する「電子署名」タイプの2種類を採用しています。導入が簡単で業務上の負担が少ないのが「電子サイン」タイプで、より厳格な本人確認を可能にするのが「電子署名」タイプです。契約の目的や重要性に応じて、適した方法を選択できるようになっています。
政府機関や大手企業でも利用されているGMOグローバルサインと直接連携しており、厳密な本人認証を可能とします。またe-文書法や電子帳簿保存法などにも対応するセイコーソリューションズ社の認定タイムスタンプを標準付与しており「改ざんされていないこと」を担保できる仕組みになっています。
それ以外にも、通信やファイルの暗号化、署名鍵の保管など多彩なセキュリティ対策を実施しており、誰もが安心して利用できる電子契約を提供できるよう努力しています。
電子印鑑GMOサインを導入して電子契約に切り替えることで、新型コロナウイルスの緊急事態宣言下であっても出社せずに契約締結を完了させられるという点も大きなメリットです。
インターネット上の投稿監視やカスタマーサポート、サイバーセキュリティなどを手掛けられているイー・ガーディアン株式会社様では電子印鑑GMOサインを導入することで、リモートワーク化が進み、業務効率が大幅に改善されました。
BtoCコマースサービス「sakana bacca（サカナバッカ）」、「perrot（ペロット）」、BtoBコマースサービス「魚ポチ（うおポチ）」、HRサービス「フード人材バンク」を運営されている株式会社フーティソン様では、電子印鑑GMOサインを導入して電子契約に切り替えたことで、これまで1～2週間かかっていた契約締結を最短2～3日へ短縮することに成功されました。
契約書の送付には、法令遵守の観点から注意すべきことがありますが、電子契約であればそもそも送付する必要がないので注意もありません。しかも、電子契約には手間や費用を抑えられ、業務効率化を図れるというメリットまであります。
業務効率化や長期的なコスト削減の効果を見据え、「電子印鑑GMOサイン」をはじめとした電子契約サービスの導入をおすすめします。各種電子契約サービスの傾向や選び方について、無料でダウンロードできる資料にてご紹介していますのでご活用ください。
電子契約サービス比較検討時に、比較すべき機能や料金、サポート体制などを比較表で分かりやすくまとめました。
「電子契約を導入したいがどのサービスが良いのか分からない」 「自社にとって必要な比較ポイント・要件をすぐ知りたい」
といった方におすすめです。
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※12月1日～12月31日のお申し込みの場合は「2カ月無料」です。
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電子契約サービスごとの違いや選び方などについて、下記の記事でわかりやすく比較しています。ぜひご参考にしてください。また、各社のサービスをまとめた比較表を“無料”でダウンロードできます。
＼ “無料” で使える電子契約サービスをまとめました！ ／
＼ 各社サービスを一覧でチェック！ ／
GMOサインは、導⼊企業数No.1 ※ の電子契約サービスで、350万社以上の事業者にご利用いただいております。また、自治体などにおいても広く導入されています。同⽔準の他社サービスと比較をしても、使用料がとてもリーズナブルなのが特徴です。さらに、無料で試せる「お試しフリープラン」もあるので手軽に利用できます。各種機能も充実しているため、使い勝手も抜群です。ぜひ一度お試しください。
※ 導入企業数は「GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントする。内、契約社数「100万社」（複数アカウントをご利用の場合、重複は排除）
