シンプルかつ必要な情報が表示されていて、電子契約未経験者やパソコン操作が苦手な方にとっても直感的にわかりやすく、操作しやすいユーザーインターフェイスになっていると感じました。気を付けなければいけないなと思ったのは、銀行のインターネットバンキングなどと同様、操作中に時にブラウザ（Edge、Google Chrome，Firefoxなど）の「戻る」ボタンを押してしまうとエラーになってしまうことです。「電子印鑑GMOサイン」の画面上の「キャンセル」や「戻る」機能を使うことが求められていますね。

わずか4ステップで契約の締結が可能です。思った以上に簡単で、率直に”これだけでいいのか！”と感じました。

署名に関しても直感的に操作できて非常に使いやすいと感じました。紙の契約書にはんこを押すような感覚で使えます。電子印鑑GMOサインの操作に慣れていない方でも署名できるよう、操作方法が書かれたPDFがダウンロードできるリンクもメールに記載されているので非常に親切です。私以外のメンバーにも説明しやすいなと感じました。

こちらも非常に簡単ですね。特に、承認者である役員や管理職は非常に多忙でほかにも多くの承認業務・決済業務を抱えていることが多いのですが、「電子印鑑GMOサイン」を使えばスピーディーに承認することが可能です。テレワークでハンコがもらえないというようなこともなくなります。契約をすべて電子化すれば会社全体の業務効率がかなり上がりますね。

電子契約サービスは数多くあって、正直どれがいいのかよくわかっていませんでした。複数のサービスを無料で試してみましたが、「電子印鑑GMOサイン」は、特にユーザーインターフェイスがわかりやすく、初心者の方でもすぐに使えるようになっていると思います。実際に私も一度説明書に目を通しただけですぐに使いこなすことができるようになりました。ほかにも電子印鑑GMOサインを利用してメリットに感じられたことをご紹介します。

電子印鑑GMOサインでは契約書の社内承認や押印も申請が可能です。わざわざ専用の管理システムを導入したり、メールで送ったりする手間がないので、非常に助かります。もちろん、紙の契約書を決済者に提出して決済をもらうといったフローと比較すると効率も段違いです。弊社も、契約を締結したくても、上司が出張続きでなかなかつかまらず承認がうけられない、契約書を持っていっても「確認しておく」と言われて数日間経ってしまった、ということもよくありました。電子印鑑GMOサインなら決済者の立場でも手間がかからず、どこでもパソコンやスマホ、タブレット端末で承認できるので、決済のスピードが圧倒的に速くなりました。

私も「なりすましがあったらどうしよう」「セキュリティ面は大丈夫か」という不安があり、同僚や上司も同じような心配をしていました。「電子印鑑GMOサイン」では「操作ログ管理」で最大90日分のログをとっているため、過去の操作内容や操作日時がすぐにわかるようになっています。サービスのセキュリティ性も高いため、安心して使うことができますね。

契約書をテンプレート化できるのも便利ですね。弊社でも「売買契約書」「業務委託契約書」「秘密保持契約書」など、さまざまな契約書を取り扱っていますが、私も今までWordファイルでテンプレートをフォルダの中から探し出し、都度PDF化してプリントアウトしていたのですが、「電子印鑑GMOサイン」ではそのまま送れるので手間がかかりません。後からわかりやすいように、名前をつけておけるのも便利です。

紙の契約書だとファイルの目次を確認しつつ探さなければいけないので、非常に手間がかかるのですが、「電子印鑑GMOサイン」は検索機能も充実しているので、締結後の契約書もすぐに探し出すことができると感じています。

例えば、社内での承認が必要な場合や締結依頼者が複数いる場合は、それぞれに契約書を回さなければならず、非常に手間でした。「電子印鑑GMOサイン」なら契約に関わる人すべてに契約書を一括送信できるので、回覧の手間も省けます。

この工程は最初に必要な作業となりますが、一度設定してしまえばあとはスムーズに電子契約が締結できるようになります。

記事にすると長いですが、実際には数分で契約を締結することができています。非常に便利です。特に「電子印鑑GMOサイン」は、他社のサービスと比べても初心者が使いやすい仕様やインターフェイスになっていて親切だと感じました。私はもちろん、それほどパソコンに詳しくない上司やベテラン社員もすぐに使いこなすことができるようになると思います。これなら大丈夫です。電子契約の導入に対して心配なことや不安なこともあるかもしれません。実際に弊社の導入担当も、実はかなり迷ったと聞きました。しかし、実際に使ってみたらこんなに簡単なのか…という感じです。導入してよかったと思います。これだけスムーズに契約が締結できるとなると効率がアップした実感があります。取引先にも契約交渉時に電子契約でお願いしたいと相談するようにしたいです。紙の契約書は使わずにやっていけたらな…と思っています。皆さまの会社が今回の記事を参考に、電子契約の導入を前向きに検討してくださったら嬉しいです。使う企業や人がもっと増えて欲しいと思っています。