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昨今のコロナ禍の影響もあって、リモートワークや業務のペーパーレス化が急速に進んできました。これに伴い、ウェブ会議システムや電子契約を導入する企業も増えてきています。
その結果、リモートワークやペーパーレス化は、業務の改善、業務の効率化、コスト削減といった効果があることも分かってきました。
一方で、改ざんのリスクやセキュリティ面の問題もあるため、電子契約を導入する際は、システムの内容を理解し、リスクを回避する方策も検討する必要があります。
電子契約にはどのようなリスクがあり、それを克服するにはどうすればいいのか、以下で解説していきます。
電子契約とは、インターネットを通じて電子データで契約を取り交わすことで、昨今多くの場面で電子契約が導入されています。電子契約の概要をしっかり理解してみてはいかがでしょうか。
電子契約は以下の2種類に分類されます。
1．実印タイプ（当事者型）：契約を締結する本人同士が電子署名を付与するタイプ
2．契約印タイプ（立会人型）：電子契約サービス提供事業者などの第三者が電子署名を付与するタイプ
電子署名とは、認証局が発行する電子証明書により、本人が署名したものであることを証明するものです。電子契約では、電子署名が用いられることで書面契約と同等の証拠力を持つとされています。
また、契約書の改ざんを防止するため、タイムスタンプが付与されます。タイムスタンプとは、ある時刻に存在している電子データが、その後、改ざんされていないことを証明するためのものです。
＼ 電子契約をもっと知りたい方 ／
電子契約にはいくつかのメリットがあります。以下で順次説明していきます。
電子契約は、紙の契約のような書面作成や押印、郵送などの作業が不要です。
キーワードなどを使って簡単に検索できるため、電子契約書を探す手間がかかりません。
テレワーク中でも、自宅にいながら契約書の検索ができます。
電子契約は書面契約のような印紙代や郵送費といった経費が不要です。例えば、書面契約で高額の契約を締結する場合、コストが年間で数百万円に及ぶこともありますが、電子契約の場合はこうしたコストは不要です。
認証局に事前に登録しておくことで、電子証明書を発行してもらうことができます。電子証明書は契約者が本人であること、契約書が改ざんされたものでないことを証明するもので、正しく運用すればリスクマネジメントに有効です。
電子契約書は電子データで保管できるため、保管スペースが不要で、管理コストも削減できます。
電子契約と書面契約を比較すると以下の表のようになります。
| 電子契約 | 書面契約 | |
|---|---|---|
| 形式 | 電子データ | 紙 |
| 押印方法 | 電子署名/電子サイン | 印鑑 |
| 本人性の担保 | 電子証明書 | 印鑑証明書 |
| 改ざん防止策 | タイムスタンプ | 割印/契印 |
| 印紙 | 不要 | 必要 |
| 送付方法 | メールなど | 郵送/持参 |
| 保管方法 | クラウド/サーバー | オフィスのキャビネットなど |
このように、電子契約はコスト面だけでも大きなメリットがあります。とはいえ、すべての企業に電子契約が向いているわけではありません。各企業にとって最適な契約方法を選択することが大切です。
電子サインとは、書面における署名・捺印をデジタル化したもので、本人証明や意思確認を電子上で行うことの総称として使われる場合もあります。しかし、一般的には電子契約の一つである契約印タイプ（立会人型）の古い呼び方として使われる場合が多いようです。
契約印タイプ（立会人型）は、メールで送られてきた認証画面にアクセスして認証を完了させるメール認証が代表的なものになります。
電子署名とは、電子データに付与される署名のことで、電子データが正式な文書であること証明するものです。書面契約における押印や直筆署名に該当します。またタイムスタンプを発行して締結日時なども証明すれば、書面契約と同等の証拠力が担保されます。
電子サインと電子署名はよく似た言葉ですが、意味合いは異なります。電子サインは電子契約の一つである契約印タイプ（立会人型）の古い呼び方です。代表例にメール認証があります。
一方、電子署名は電子署名法に基づく法的効力が認められたもので、認証局が発行する電子証明書によって本人性が担保され、書面契約の実印に相当します。
他にも、電子署名に似た言葉に電子印鑑があります。電子上で本人情報を含めた印鑑をデータ化したもの、あるいは印影の画像をデータ化したものが電子印鑑です。電子印鑑は社内の稟議書や見積書などに使用されることが多く、電子署名のように外部取引に使用されることはほとんどありません。
デジタル署名とは、電子契約で用いられる公開鍵暗号技術のことをいいます。要するに、電子署名の技術の一つがデジタル署名です。
電子契約には多くのメリットがありますが、一方でリスクも存在します。どのようなリスクがあるのでしょうか。
電子契約はインターネット経由で非対面によって締結されるため、契約相手が正しい手続きを踏んだ有効な契約であるかどうかの確認が難しいというリスクがあります。
また、契約書が適切に保管されていない場合は、なりすましのリスクがあるため注意が必要です。
書面契約の場合は、印鑑を偽造しない限り、改ざんは容易ではありません。一方で、電子契約の場合は、内容の変更やデータの差し替えといった改ざんが容易なため、警戒が必要です。
書面契約の場合は、キャビネットなどに施錠・保管することで情報漏えいを防ぐことができますが、電子契約では外部からのサイバー攻撃などで情報が漏えいするリスクがあります。情報の漏えいは企業の社会的信用を大きく失墜させるため、セキュリティ対策を万全に行わなければなりません。
2021年9月に施行されたデジタル改革関連法により、重要事項説明書、媒介契約書、定期建物賃貸借契約の電子化が認められるようになりました。また、2022年5月には定期建物賃借契約も電子化が可能になりました。
一方で、今でも以下の書類は電子化が認められていないため注意が必要です。
電子契約サービスは、取引関係のある企業の一方が導入していれば契約締結は可能です。ただ、電子契約サービスを導入していない取引先の同意が得られない場合は契約を締結することはできません。
電子契約において、サイバー攻撃を受けるリスクは避けることができません。重要な顧客情報が漏えいした場合、企業にとって致命傷になりかねませんので、細心の注意が必要です。
書面契約を電子契約に変更した場合、従来のフォーマットに記載されていた契約書の文言を変更しなければならないケースも出てきます。この点もリスクの一つと言えるでしょう。
電子契約には多くのリスクがあることが分かりました。それでは、電子契約のリスクを回避するためには、どのような対策を取ればいいのでしょうか。
電子契約システムを導入するにあたり、まずは導入の目的や背景を明確にしておくことが大切です。導入の目的や背景が明確なら、社員は納得して円滑に契約業務を進めることができ、その結果、企業の生産性を高めることにもつながります。
導入の目的を明確に示した次は、各社の電子契約システムを比較検討します。
電子契約システムを比較検討する際は、特に下記の点をチェックしましょう。
電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）の第三条では、電子文書に対して電子署名が付与されていれば、契約が真正に成立したものと推定される、とされています。
つまり、認証局が発行した電子証明書に基づく電子署名が付与されていれば、法的にも信頼度の高い有効な契約になるのです。
電子契約の信頼性を担保するためにも、簡易で法的効力の弱い契約印タイプ（立会人型）よりも、電子署名が付与された実印タイプ（当事者型）の電子契約がおすすめです。
契約の改ざんを防ぐためにはタイムスタンプが有効です。タイムスタンプはある時刻に電子文書が存在していたこと、及び、それ以降内容が改ざんされていないことを証明するものです。
電子契約システムを新たに導入すると、従来の書面による契約フローに変更が生じます。
電子契約システム導入を見据え、事前にマニュアルや社内規定を作成しておけば、導入後、契約業務を円滑に遂行することが可能となります。
改ざんのリスクを軽減するため、契約締結前に弁護士や法務担当者にチェックを依頼するのも一つの対策と言えるでしょう。
情報漏えいを防ぐためには、効果的なウイルス対策ソフトを導入したり、アクセス権限やID・パスワードを設定したりするなど、セキュリティ管理を徹底させることが重要です。
社内全体が一体となって、サイバー攻撃に対して備えることが重要です。そのためにも、全従業員がセキュリティ対策の重要性を理解しておかなければなりません。
法務部門を中心に、電子契約に関する専門知識を習得しておきましょう。弁護士や電子契約サービスを提供しているベンダーに相談して、電子契約の知識を高めておくことをおすすめします。相談実績の多い弁護士に相談すれば、リスク回避を踏まえ、法令を遵守した運用方法を提案してもらえます。
また、電子契約の導入を検討する際は、想定している契約書が電子契約の対象外ではないことを確認しなければなりません。
電子契約システムの導入が決定したら、取引先や社内に周知しましょう。電子契約は取引先企業の合意が得られないと利用できません。
中には電子契約システムの導入を望まない取引先や社員がいるかもしれません。そのため、事前に電子契約への切り替えを予定していることを相談し、了解を得ておくことが重要です。電子契約システムの必要性やメリットを説明し、納得してもらうことで、導入後の業務を円滑に進めることができます。
どうしても取引先から了解が得られない場合は、自社で電子契約書を保管し、取引先には紙の文書を保管してもらうなどの工夫も必要です。
電子契約を導入する際は、ファイアウォールやウイルスチェック機能を設けるなど、サイバー攻撃への対策を取ることが必須です。
電子契約を導入する場合、契約書の文言で変更すべき主な点は下記の二つです。
契約書の書面という文言は、主に紙の文書で使用されるものなので、フォーマットに書面で交付、書面で保存などの文言があれば、電磁的措置、電磁的記録といった文言に変更しましょう。
また、紙の契約の場合、契約書は2通用意し、各1通ずつ保有しますが、電子契約の場合は以下のように文言を変更します。
他にも変更しなければならない文面が出てくる可能性があります。従来の紙の契約書のフォーマットをリーガルチェックしてから、電子契約書のフォーマットを作成することをおすすめします。
電子契約を導入する際は、専門家に相談することはもちろん、リスク回避と安全性を念頭に、導入を検討することが重要です。
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また、標準機能として権限設定や閲覧制限が備わっているので、機密文書も安全に保管することができます。法的にも電子帳簿保存法に準拠しているので、安心して導入することができます。
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