請求書や領収書などさまざまなものが電子化されている現在、契約書も例外ではありません。
電子的方式で契約を結ぶことができれば、離れた相手とでも郵送の手間をかけることなくすぐに契約を結べる、紙の契約書に比べて管理が楽、といったメリットがある一方、デメリットもあります。
この記事では、電子契約システムの概要やメリット・デメリット、さらに比較選定する際のポイントなどを解説します。
電子契約について知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

電子契約システムの基礎知識

はじめに、電子契約システムの概要について解説します。
従来の書面契約との違いについても解説するため、参考にしてください。

電子契約システムとは？

電子契約システムとは、インターネット上で電子的方式よって、作製された契約書に電子署名やタイムスタンプを付与することで、紙の契約書と同等の効力を発揮するシステムの総称です。
電子か、紙かの違いだけで内容に変わりはありません。
やり取りは電子メールなどを介して行うため、遠く離れた相手でも即座に契約を交すことができます。

電子契約と書面契約の違い

書面契約とは、紙に契約内容を書いたものを契約者同士が確認し、お互いに納得したら署名捺印をして契約を成立させます。
後の改ざんなどを防ぐために、割印・契印を用います。
契約方法は対面や郵送で行うため、本人の了承や確認が取りやすいのが最大のメリットです。
一方、電子契約は署名捺印の代わりに電子印鑑や電子サインを行うことで契約します。
契約書は電子的方式で作成し、サーバ上に保管します。
契約締結は対面でも、Web上でも可能です。
また、書面契約は一定の条件下で印紙税が発生しますが、電子契約では一切の印紙税がかかりません。
改ざん防止にはタイムスタンプや電子証明を用います。
そのため、単にパソコンのワープロソフトで作成した文章を相手方に送付するだけでは、法的効力が認められません。
法的効力のある電子契約には、電子契約システムの導入が必要です。

電子契約システムの基本的機能

電子契約を行うには、電子契約システムを導入するのが一般的です。
電子契約システムを提供している会社は複数ありますが、単に法律に沿った電子契約を行うだけでなく、さまざまな機能を備えています。
ここでは、電子契約システムの基本機能について解説します。

契約締結時の安全性を高める機能

電子契約を行うと、契約書は書面でなくデータとしてサーバ上に保存されます。
保管場所を物理的に確保しなくてすむメリットがある一方、サイバー攻撃などが行われた場合、情報が流出するリスクもあります。
電子契約システムには、契約締結時の安全性を高める機能が実装されており、情報漏洩のリスクを心配する必要はありません。

契約情報の管理に関する機能

契約情報を管理はとても重要ですが、契約書の数が多いほど大変です。
古い書類ほどいつ、どこで、どんな人と、どんな内容で契約をしたのかを検索することが困難となります。
電子契約システムの検索システムを利用すれば、契約内容を名前別、契約内容別、金額別など目的に応じて素早く検索することも可能です。
また、契約の進捗管理が必要なものや、更新が必要なものはアラート機能などで管理もできます。
この機能を使えばうっかりしていて更新を忘れていた、契約満了なのに、そのままにしておいた、といったことを防げます。

業務効率化に役立つ機能

契約書を作成するには、それなりの手間が必要です。
たとえひな形があったとしても、時間が立てば必要な書式も変化する可能性があります。
電子契約システムにはいろいろな契約書のテンプレートが用意されており、最新の法律などに合わせてアップデートされています。
そのため、契約書のひな形が古くなったためすべてやり直しといったこともありません。
新しい形の契約書を作る際の手間も省け、業務効率化に繋がります。
このほか、前述したような契約情報の管理も簡単なため、効率化が進みます。

電子契約システムの導入を検討している方に向けて、各社の機能や金額、サポート体制の違いが分かる比較資料をご用意しておりますのでそちらも是非、ご確認ください。

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電子契約システム導入のメリット

ここでは、電子契約システムを導入するメリットについて解説します。
どのようなメリットがあるか知りたい方は、参考にしてください。

コスト削減につながる

書面契約の場合、印刷を行う印刷代・紙代・郵送する切手代・印紙代など費用がかかります。
また、契約書は一定期間保管しなければなりませんが、量が多くなればそれを管理する費用もそれなりに必要です。
電子契約システムを利用して契約書を電子化すれば、印刷代や切手代、印紙代などはかからなくなります。
毎年たくさんの契約書を締結する企業ほど電子契約システム導入によるコスト削減効果は大きくなっています。

コンプライアンスを強化できる

前述したとおり、電子契約は情報漏洩のリスクがあります。
しかし、紛失や盗難のリスクがあるのは紙面も同じであり、管理がずさんだと紛失してから時間がたってようやく気づく恐れもあるでしょう。
また、ヒューマンエラーで処分してはいけない契約書を処分してしまった、といった失敗もあります。
一方、電子契約は電子スタンプや電子証明によって、契約した時期、契約した内容、契約した人がすべて確認可能であり、改ざんもできません。
このように、電子契約はコンプライアンスの強化にも繋がります。

業務効率化につながる

電子契約システムを導入すれば、契約書を印刷して郵送する手間、ひな形を作り直す手間、契約書を管理する手間、保管義務期間を終えた契約書を破棄する手間などが、すべてかからなくなります。
業務効率化がすすみ、限られた人材や時間を有効に使うことが可能です。

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電子契約システム導入のデメリット

電子契約システムにはデメリットもあります。
ここでは、導入するデメリットを紹介するため、比較検討の参考にしてください。

すべての契約書を電子化できない

2022年12月現在、どのような契約書も電子化できるわけではありません。
事業用定期借地契約書任意後見契約書などは、公正証書が必要なため、電子契約が現在のところ不可能です。
これから法律が改正されれば、電子契約が可能になるかもしれませんが、いつ電子化できるかはわかりません。
このような契約書を取り扱っている企業は、書面契約と電子契約の両方を管理することとなり、余計な手間がかかる可能性があります。

導入初期に混乱を招きやすい

電子契約は、まだ全ての社会人が完璧に理解されているシステムとはいえません。
そのため、導入初期にはどうやって契約書を作成していいのか、管理はどうすればいいのかなどの混乱が起こることも考えられます。
そのため、社内における電子契約に関してのレクチャーを行う時間も必要です。

セキュリティ対策が必要

電子契約システムに十全のセキュリティ対策が施されていても、それを運用する会社のミスで情報漏洩が起こる可能性もあります。
電子契約システムをインストールするパソコンを限定しておくなどの対策が必要です。

取引先への説明や説得が必要

電子契約システムを導入する場合は、自社だけでなく取引先への理解も必要です。
そのための資料作りなどもしなければならないため、手間と時間も必要となります。
なお、電子印鑑GMOサインでは署名依頼をする相手先さま向けの資料の用意しており、ご希望の方にはお渡ししています。
その資料を使えば、相手先さまへの説明を円滑に行うことが可能です。

電子契約システムを比較する際のチェックポイント

企業が契約書の電子化を進める中、電子契約システムを提供する会社も増えているため、どのシステムを利用すればいいのか、比較検討する場面も出てきます。
電子契約システムを比較検討する際には、価格、使いやすさ、アフターフォローの手厚さなどがチェックポイントです。
GMOサインが提供する電子契約サービス選び７つの見落としポイントという資料の中には、より詳しいチェックポイントの内容が記載されているため、気になる方は、ぜひダウンロードしてみてください。

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電子契約システムを導入する流れ

電子契約システムの導入は、以下のような流れで行います。

1. どの書類を電子化するか、どのようなシステムを導入するのかなどを社内で検討する
2. 企業が望む形の電子契約ができる電子契約システムを提供してくれる会社を探す
3. 電子契約システムを提供してくれる会社から説明を聞く
4. 同時に、取引先へ契約書の電子化を行うことを説明し、理解を得る
5. 電子契約システムを導入する
6. 必要あればアフターフォローを受ける

メリット・デメリットを把握したうえで電子契約システムの導入を決める

これまで解説してきたとおり、電子契約システムには、メリットとデメリットがあります。
また、導入にあたっては取引先から理解を得ることも必要です。
電子契約システムは、一朝一夕に導入できませんが、導入するメリットも大きくなっています。
GMOサインは導入のご相談からアフターフォロー、さらに取引先さまへのフォローまで一括でお引き受けしています。
電子契約システムでお悩みなら、一度電子印鑑GMOサインへご相談ください。