「印鑑を押すために1時間かけて出社してください」という企業があったら、どう思いますでしょうか？「その企業大丈夫？」「社員がかわいそう」と考えるでしょう。

このような問題を解決するために、日本では政府が主導して行政手続きにおける99.4%の押印が見直しされています。実際、印鑑を廃止しても問題なく行政手続きは行われています。行政手続きで印鑑を廃止しているならば、民間企業の書類でも印鑑を廃止しても問題ないはずです。

本記事では、企業の非効率的な業務は印鑑廃止で改善できるについて紹介します。印鑑を廃止するメリットとデメリットを理解し、印鑑廃止で企業の生産性を高めましょう。

印鑑廃止とは

行政手続きや民間契約などの書類に押印しない取り組みを印鑑廃止と言います。印鑑廃止は2020年から急速に進み、さまざまな書類から押印欄が消えています。

また認印には本人確認としての効力は乏しく、不要だという意見から認印する書類もすべて押印廃止されています。銀行口座開設の際にも、印鑑は不要になりました。

少子高齢化や働き方改革などの日本の現状を踏まえると、印鑑廃止はさらに進むでしょう。そのため、時代の流れに乗り遅れて後悔する企業にならないように気をつけましょう。

企業における印鑑の種類

企業（法人）が利用する印鑑にはさまざまな種類があります。代表的な5つの印鑑は以下の通りです。

印鑑種類	目的
代表者印（法人印）	法的効力をもつ印鑑（実印）。重要な案件などには必須となる。
法人銀行印	法人の銀行口座に必要な印鑑。お金のやり取りの際に利用する。
会社角印	幅広い用途で利用する印鑑。社内文書や請求書などに使う。
会社認印	角印と似た性質をもつ印鑑。郵便物の受け取りなどに押す。
ゴム印	企業の情報を載せた印鑑。手書きの手間を省く目的で利用する。

政府の押印見直しに伴い、企業も代表者印以外の印鑑を廃止してもいいでしょう。

印鑑を廃止する3つの目的

企業が印鑑を廃止する目的は主に3つあります。

・非効率な業務を排除する
・業務のデジタル化を促進させる
・環境にやさしい働き方を実現させる

企業価値を高めるためには業務改善やCSR活動など、企業が取り組むべきことが多くあります。印鑑廃止もその一部であるため、印鑑廃止の目的をしっかり理解しましょう。

非効率的な業務を排除する

印鑑廃止は、非効率な業務の見直しで効果が期待できます。

500人のビジネスパーソンを対象に調査した結果、「非効率な商習慣がある」と回答した割合が80.6％でした。また、「非効率な商習慣がある」と回答した403人のうち58.1%は「書類への押印・捺印」は無駄だと回答しています。

そのため仕事をする上で非効率だと思う業務があれば、いち早く排除するのが社員のためでしょう。

参考：アドビ、社内ルールや商習慣に関する実態調査を発表 8割のビジネスパーソンが非効率な商習慣があると回答

業務のデジタル化を促進させる

生産性を向上させるために、業務の効率化やスピード感が今の日本には求められています。そこで印鑑を押す作業をオンラインに変更すれば、業務のデジタル化が進みます。

海外では電子署名や電子契約が当たり前です。海外基準を目指すべき日本も、電子署名や電子契約は早急に取り入れなければならないでしょう。

環境にやさしい働き方を実現させる

印鑑廃止のメリットの1つは、稟議や決裁の処理が電子化できる点です。そのためペーパーレス化が進み、環境にやさしい働き方が実現できます。

また投資家や消費者などは、CSR活動の取り組みにも注目しています。

環境や社会貢献など幅広い分野に対して責任をもって取り組むようになれば、多くの方々に応援される企業になるでしょう。

印鑑を廃止する2つのデメリット

印鑑を廃止するデメリットは主に2つあります。

・電子契約サービスの導入にコストがかかる
・業務フローを変更しなければならない

印鑑を廃止しても、業務が滞りなく進められる状態にしておかなければなりません。そのために、多くの企業が電子契約サービスを導入しています。

電子契約サービスの導入にコストがかかる

電子契約サービスの導入には、コストがかかる点に注意しましょう。具体的にかかるコストは以下の通りです。

項目	内容
システム導入費	電子契約サービスを導入する際にかかる費用
利用費	電子契約サービスを利用する際にかかる費用（月額〇〇円など）
メンテナンス費	企業の既存システムと連携管理していく際にかかる費用

導入する際には、電子契約サービスに関する予算を確保しておく必要があります。

業務フローを変更しなければならない

印鑑を廃止すれば、これまでの業務フローを見直す必要があります。

例えば、従来では稟議書を印刷して上司に決裁として印鑑をもらっていたとしましょう。

この場合印鑑を廃止すれば、稟議書決裁の業務フローは意味をなさなくなります。そのため印鑑廃止によって支障をきたすおそれのある業務は事前に業務フローを刷新しておくようにしましょう。

事前の準備こそ、業務改善を図る際には重要な考え方です。

印鑑を廃止する3つのメリット

印鑑を廃止するメリットは主に3つあります。

・業務の生産性がアップする
・企業の一般管理費を削減できる
・多種多様な働き方が実現する

印鑑廃止のメリットを理解した上で、デジタル化に切り替えるかどうか検討しましょう。

業務の生産性がアップする

印鑑を廃止すれば、社員一人ひとりの生産性がアップします。なぜなら、稟議の決裁や契約をスムーズに進められるからです。

従来の押印文化は、上司の印鑑をもらうために書類を印刷していました。また契約の際にも取引先と日程を調整して、直接会って契約締結するのが一般的でした。

このような仕事を非効率的と感じている方も多いでしょう。実際「ハンコの利用実態調査」によると、経営者の72.6％は「印鑑は仕事の生産性を下げている」と感じているようです。
（対象：経営者500名）

印鑑廃止は非効率な仕事を減らせることが、さまざまな企業で実証されています。

企業の一般管理費を削減できる

企業で印鑑を廃止すれば、以下のような一般管理費を削減できます。

〈一般管理費の例〉
・印刷用紙やインク代
・契約用の収入印紙
・決裁保管キャビネット
・郵送用の切手や封筒
・出張にかかる交通費

事業活動において、一般管理費にかかるコストは大きくなります。また印鑑を廃止すれば、企業運営の見直しが図れるため、企業全体の利益にもつながるでしょう。

多種多様な働き方が実現する

「ハンコ出社」という言葉を聞いたことがある方もいらっしゃいますでしょう。Sansan株式会社の調査によると、71.9％のビジネスパーソンは「印鑑のために出社経験あり」と回答しています。

テレワークが普及しているにもかかわらず、印鑑を押すためだけに出社するのは非効率に感じるはずです。しかし印鑑の廃止が実現すれば無駄な出社もなくなり、外出先でも稟議や契約を進められるようになります。

参考：Sansan「企業の契約業務に関する実態調査」～コロナ禍でも8割が「紙」で契約締結「ハンコ出社」7割が経験、1人あたり月10時間の負担に

印鑑廃止を実現させる5つの行動

印鑑を廃止するために行うべき5つの行動を紹介します。

【行動1】印鑑廃止の現状を把握する
【行動2】印鑑廃止できる業務を集約する
【行動3】社内全体で業務改善策を検討する
【行動4】電子契約サービスの導入を進める
【行動5】電子契約サービスで業務を効率化する

行動1〜5の順に進めれば、印鑑廃止のイメージが湧いてくるでしょう。

【行動1】印鑑の使用状況を把握する

まずは、業務における印鑑の使用状況を把握しましょう。状況を整理して印鑑が不要な業務と必要な業務を分ければ、印鑑廃止の具体的な方法が見えてきます。

【行動2】印鑑廃止できる業務を集約する

次に、業務の整理が終わったら印鑑を廃止しても問題ない業務を集約しましょう。印鑑不要な業務が把握できれば、非効率な業務を明確にできます。

また、上司や経営陣に印鑑廃止について説明する根拠資料にもなります。根拠を明確に説明できれば、印鑑廃止を実現させる可能性はグッと高まるはずです。

【行動3】社内全体で業務改善策を検討する

印鑑廃止を進める際には、業務改善策を考えておきましょう。印鑑を廃止する場合、業務フローの変更を余儀なくされます。

印鑑を廃止する代わりの策を講じなければ印鑑廃止は実現しません。そこで良く使われる方法が、電子契約サービスの導入です。

この方法も経営陣を説得する手段として使われています。このとき電子契約サービスを導入すれば、どの程度の業務改善が見込まれるかを詳しく説明しましょう。

参考：電子契約とは？メリットや法的効果、2つの署名タイプなどについて解説！

【行動4】電子契約サービスの導入を進める

経営陣営の承諾を得たら、電子契約サービス導入を進めましょう。多くの業者が電子契約サービスを提供していますが、主に以下の業者が挙げられます。

〈業者の例〉
・GMOサイン
・クラウドサイン
・freeeサイン
・ジンジャーサイン
・ドキュサイン

業者選定のアドバイスを1つするなら、実績を重視するようにしましょう。例えば海外との契約が多い企業の場合は、海外で実績のある電子契約サービスを導入すべきです。

またどの実績を重視するかは、企業によって異なります。「実績」をキーワードにして、電子契約サービスを選びましょう。

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【行動5】電子契約サービスで業務を効率化する

最後に、導入した電子契約サービスを活用すれば印鑑廃止は実現します。電子契約によって、非効率な業務の削減効果が見込まれます。

しかし、サービス導入後は業務改善がなされたかチェックするようにしましょう。企業によってはあまり業務効率化されていない例もあります。

そのためまずは試してみて、不便に感じるところを業者に相談しましょう。

印鑑が廃止されている書類

実際に行政や民間で廃止されている書類の例を紹介します。

（印鑑廃止の事例）
・住民票の写しや戸籍謄本などの交付請求
・銀行口座開設の書類（印鑑レス口座）
・婚姻届や離婚届などの届出

2020年を皮切りに、印鑑の廃止は着実に進んでいます。また2021年4月1日からは、確定申告の際にも印鑑が不要となりました。

時代の流れに乗り遅れないためにも、企業は印鑑廃止について真剣に考えることが重要です。

まとめ：印鑑廃止によって非効率な業務を削減

企業で印鑑廃止が実現すれば、非効率的な業務を削減できるだけでなく、社員の働き方も改善される効果も期待できます。

具体的には、稟議や契約などの印鑑を廃止すれば業務の負担が減ります。また時間に余裕もできるでしょう。

印鑑廃止によって企業が得られるベネフィットは主に3つ挙げられます。

・非効率な業務廃止による生産性の向上
・社員一人ひとりの自由な働き方の実現
・一般管理費の削減による利益の向上

印鑑廃止は、企業や社員の両方にとってメリットが大きい施策です。書類に印鑑が必要な業務を見直して、業務の効率化などで自社の生産性を高めていきましょう。

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